Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Но нормам статьи 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку, в личную карточку и в договор, вносят соответствующие корректировки.

Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, но ее проводят в обязательном порядке, в противном случае в будущем возникнут вопросы при назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства.

Новый приказ Минтруда регулирует, как провести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, развода или по иным причинам.

Законодательная база по изменению личных данных работников

Чаще всего смена личных данных производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году) в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке.

Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. При изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п.

12 положения о паспорте, утвержденного постановлением правительства № 828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.

Но нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии после замужества — нет, достаточно внести исправления. ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта.

Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

• Ф.И.О.;
• дата рождения;
• информация об образовании и квалификации.

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, исправляют, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, выступают:

• перемена фамилии вследствие замужества или развода;
• смена персональных данных по другим причинам;
• ошибки в написании фамилии.

Что касается документальных подтверждений, то в их качестве выступают свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене личных данных, о расторжении брака и другие официальные документы.

Работодатель по последнему месту трудоустройства вносит запись в трудовой, что фамилия изменена на основании свидетельства о браке и заявления сотрудника.

Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем.

Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

В «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Минтрудом, указано, что дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала, и разъяснено, как в трудовой книжке сделать запись о смене фамилии после замужества или развода.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом — приказом.

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Запись в трудовой книжке

При изменении личных данных работника делается запись в ТК о смене фамилии с учетом следующих правил:

• старая фамилия зачеркивается;
• рядом или над старой фамилией указывается новая;
• отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов подтверждающего документа;
• ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись, расшифровку и печать организации.

Вносить правки рекомендуется компактно, если они потребуются не однократно, для всех исправлений должно хватить места. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

В качестве образца, как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

Мы рассмотрели самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК, поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

• личное дело;
• лицевые счета;
• трудовой договор;
• все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные зачеркивают одной чертой и вносят актуальные. Допустимо распечатать бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставить отметку о его замене.

Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются подпись и печать.

Если не хватает места, информацию указывают в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике ответственность несет работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена.

Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты.

В этом случае при нарушении этих правил сотрудника привлекут к дисциплинарной ответственности. Работника в обязательном порядке ознакамливают под подпись с такими документами, чтобы он знал о своих обязанностях.

Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах

Работница вышла замуж и изменила фамилию.

Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака?

Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии? Не грозит ли штраф за неправильное составление дополнительного соглашения? Как внести исправления в трудовую книжку? В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?»

• Ответим на все вопросы по порядку.
• Согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля  2006 года №  152-ФЗ
• «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.

Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг.

К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.).

Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

Далее следует издание приказа. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Мы категорически не советуем использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» На наш взгляд, это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Лукьянова не будет считаться Шестаковой? Шестаковой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника».

Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя.

Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.

По нашему мнению не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия.

Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст.

57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Полагаем, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е.

вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных.

Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных.

Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение. Пока к нам не поступало информации о том, что Гострудинспекция штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

1. Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.
2. С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.
3. На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными сотрудниками работодателя.
4. Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.
5. Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:
6. — изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;
7. — указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;
8. — одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;
9. — ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
10. Некоторые специалисты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.
11. На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой (как в образце), под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.
12. Изменение сведений о работнике в личной карточке.
13. Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.
14. Предположим, работница вышла замуж и изменила фамилию.

Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной  чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее.

Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от  10.08.2005г.».

Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.

https://www.youtube.com/watch?v=EEM99ZAyVfQ

Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.

• Как защититься во время совместных проверок полиции и налоговиков

Что делать работодателю при смене фамилии работника

Случается, сотрудница компании выходит замуж и меняет фамилию, в результате приходится менять не только личные, но и служебные документы. Куда, как и какие изменения надо внести?

В первую очередь надо издать кадровый приказ о смене фамилии в связи со вступлением в брак. Этот документ нужен для бухгалтерии и иных структурных подразделений. Чтобы оформить приказ о смене фамилии после замужества, устного сообщения сотрудницы об изменении фамилии недостаточно. Она должна представить оригиналы документов, которые подтверждают смену личных данных.

• Такими документами являются:
• • паспорт, в котором указана новая фамилия сотрудницы;
• • свидетельство о заключении брака;
• • свидетельство о перемене имени.

Не запрещается взять у работницы заявление об изменении фамилии. По закону его оформлять необязательно, но так у работодателя будет дополнительное письменное основание для издания приказа о смене фамилии работника. При этом в заявлении работница указывает причину смены данных и реквизиты документов, которые ее подтверждают.

Форма приказа о смене фамилии работницей может быть произвольной. В приказе указываются наименование организации, дата и место составления приказа об изменении фамилии, регистрационный номер документа, старая и новая фамилия работницы.

При этом табельный номер при изменении фамилии сотрудницы остается прежним.

Подписывает приказ о смене фамилии (в связи с вступлением в брак) руководитель организации или иное лицо, которое он уполномочил.

После этого надо ознакомить с приказом сотрудницу, а также работников кадровой службы, главного бухгалтера, начальника службы безопасности, IT-отдела и иных работников (при необходимости).

Внесение изменений в основные кадровые документы

1. На основании приказа о смене фамилии сотрудника следует внести изменения в следующие основные кадровые документы:
2. • трудовой договор;
3. • трудовую книжку;
4. • личную карточку.
5. Вопрос о том, нужно ли вносить поправки в трудовой договор, спорный.

С одной стороны, данные  фамилии работницы не являются обязательными условия-ми трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Чтобы поменять фамилию, сотруднице не нужно согласовывать это с работодателем.

С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должна быть указана новая фамилия работницы. Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально.

Для этого следует составить дополнительное соглашение в произвольной форме. Документ надо оформить в 2 экземплярах, один из которых передается работнице.

На титульном листе трудовой книжки надо зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию, чтобы запись оставалась читаемой. Сверху или снизу (либо на той же строке, если есть место) следует написать новую фамилию.

На внутренней стороне обложки указывается ссылка на документы, которые послужили основанием для изменения фамилии. Текст заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации (п. 2.

3 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Указания Госкомстата России в Постановлении от 5 января 2004 г. № 1 по оформлению личной карточки требуют внести изменения в сведения о работнике и заверить их подписью сотрудника кадровой службы.

Поэтому необходимо действовать по аналогии с тем, как вносят изменения фамилии в трудовую книжку. Прежнюю фамилию надо аккуратно зачеркнуть, сверху или рядом пишется новая фамилия.

Данные о документах, которые подтверждают смену фамилии, можно написать на свободном месте первого листа личной карточки или в разделе «Дополнительные сведения».

Работодатель может изменить фамилию в трудовом договоре, личной карточке и трудовой книжке только на основании оригиналов документов, при этом копии хранить в организации не нужно. Чтобы сотрудники вовремя сообщали об изменении личных данных, надо закрепить эту обязанность в локальном акте и в трудовом договоре.

Изменение фамилии в трудовой книжке (после замужества, прочее) в 2018 году: образец записи, как правильно внести, правила оформления смены

Среди многочисленных жизненных ситуаций встречается и такая, как изменение фамилии. Это влечёт за собой замену множества личных документов. Ведь это фактически смена персональных данных.

Для трудоустроенного человека важнейшим документом, по крайней мере до 2021 года, когда в действие будет введён электронный кадровый учёт всех работников страны, является трудовая книжка.

Задача кадровика — правильно внести в неё изменения.

В каких ситуациях меняется фамилия в трудовой книжке

Самые распространённые варианты изменения фамилии в трудовом документе:

• работница вышла замуж, реже, но бывает, что муж берёт фамилию жены;
• супруги развелись, и жена возвращает свою прежнюю фамилию (что тоже бывает, когда женщина даже таким образом не хочет вспоминать своего бывшего);
• человек просто решает изменить имя или фамилию по личным соображениям.

По законодательным актам, предусматривающим идентификацию гражданина, процедура изменения Ф. И. О. в некоторых случаях должна сопровождаться полной заменой документов, содержащих персональную информацию о человеке. К примеру, подлежат замене паспорт, СНИЛС, водительские права. А есть документы, в которых допускается просто внесение корректировок, сюда как раз и относится трудовая книжка.

Следовательно, как только в персональных данных работника произошли изменения и им был получен на руки новый паспорт гражданина РФ, он обязан предупредить своего нанимателя об этом. И кадровый служащий, и работник должны понимать, что этот вопрос важен для обеих сторон:

• при обнаружении ошибок и несостыковок во время сдачи налоговой и страховой отчётности (СЗВ-М, справки 2-НДФЛ и пр.) компании грозят штрафы и пени — минимум 500 руб. за сотрудника, и это только в ПФР;
• для работника такая безответственность чревата потерей трудового стажа и пенсионных баллов, если трудовая книжка будет признана недействительной. По крайней мере, при выходе на пенсию ему придётся побегать по инстанциям, доказывая свою правоту.

Не всегда работники уделяют внимание кадровому документообороту и задумываются над последствиями такой небрежности. Человек может тянуть до последнего с визитом в кадры.

Поэтому совет всем руководителям, ИП и кадровикам: оптимальный вариант стимулирования сотрудников — визировать при приёме на работу ознакомление с внутренним актом, предупреждающим об ответственности за несвоевременное предоставление уточнённых/изменённых личных документов.

Для этого в документ (как правило, это положение о персональных данных, но может быть трудовой контракт или должностная инструкция) надо вписать пункт: «Работник должен своевременно, в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней с даты внесения изменений в персональные данные, будь то Ф. И. О.

, прописка или место проживания, известить об этом работодателя в письменном виде и представить подтверждающие документы». Наниматель имеет право установить любой срок, но лучше рационально подходить к этому вопросу, без фанатизма, но не затягивая. Сотрудник должен поставить свою подпись в листе ознакомления или на самом документе. При возникновении спорных моментов важно, чтобы ответственность была документально закреплена.

Кадровику — инструкция и образец внесения записи о смене фамилии в трудовую

Со слов работника кадровик не имеет права ничего менять в кадровом делопроизводстве по конкретному сотруднику. Это регламентировано Постановлением Правительства РФ № 225, которое устанавливает общие положения по ведению и учёту трудовой документации по работникам.

Работник должен представить в отдел кадров либо индивидуальному предпринимателю подтверждающие документы:

• паспорт с новыми персональными данными;
• свидетельство о заключении или расторжении брака, если фамилия менялась на этом основании;
• если человек по собственной инициативе изменил имя, отчество или фамилию — свидетельство о смене;
• в крайних случаях — замещающий документ, идентифицирующий личность, это может быть загранпаспорт или новое водительское удостоверение.

Ответственный сотрудник кадровой службы должен лично удостовериться, что представленные документы законны и дают возможность внести корректировки.

Он сверяет информацию и после этого принимает решение об изменении в трудовой. С новых документов нужно снять ксерокопии и сохранить их в личном деле работника.

Законодательство не регулирует точные сроки и очерёдность действий по внесению корректировок в трудовую документацию.

Сотрудник отдела кадров не имеет права требовать от человека написать заявление о внесении исправлений в кадровый документ. Нормативные акты этого не предусматривают.

Но эксперты рекомендуют всё-таки пройти эту процедуру, чтобы обезопасить стороны, если возникнет спорная ситуация.

В заявлении работник должен кратко дать обоснование причины корректировок и в приложении указать вводные данные.

Зявление работодателю о внесении изменений в трудовую сопровождается подтверждающими документами

Как правило, на предприятии существует стандартная практика внесения всех заявлений в определённый журнал, кадровик должен зарегистрировать это заявление в нём.

В журнал регистрации заявлений работников вносятся все заявления: на отпуск, о корректировке в кадровых документах и другие

После этого остаётся ещё один шаг до внесения корректировок в трудовую — издание приказа о внесении в неё уточнений. Это необходимая процедура, которая страхует работодателя от технических ошибок и несостыковок. Формируется приказ стандартно:

1. Указываем дату составления распоряжения.
2. Формулируем цель документа — об изменении фамилии в учётных документах.
3. Вносим старые и новые данные по работнику.
4. Уточняем основания для внесения изменений.
5. Ставим дату, визируем исполнителем распоряжения и руководителем компании.
6. Знакомим работника с распоряжением (обязательна его виза об ознакомлении).
7. Заносим реквизиты приказа в соответствующий журнал учёта.

Приказ об изменении фамилии в учётных документах заполняется по стандартной форме

И вот теперь, после всей предварительной подготовки, кадровик может приступить к внесению изменений в личный кадровый регистр работника. Документ, который регламентирует правильность оформления и внесения изменений в трудовые книжки, — Постановление Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003.

Алгоритм действий при внесении корректировок в трудовую книжку выглядит следующим образом:

1. На основании вышеуказанного руководства по оформлению трудовых (смотри пункт 2.3 Инструкции Минтруда) корректировки должны быть внесены на правый титульный лист трудовой книжки (первый разворот). Изменения вносятся путём зачёркивания предыдущих данных одной тонкой чертой, чтобы старые данные оставались читабельными. По возможности следом (а если не входит в одну строку — над зачёркнутой фамилией) аккуратно вписываются новые данные (фамилия, имя или отчество).

   В основной части аккуратно меняем фамилию

2. В левой части титульного разворота необходимо сформулировать причину и основания внесения изменений. Для этого нужно разборчивым почерком проставить дату, серию и номер документа, который подтверждает произошедшие изменения в идентификационных данных. Корректировка в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, начальником службы управления персоналом или другим уполномоченным работником. На пересечении с записью, ближе к краю ставится печать предприятия (если есть).

   В левой части обложки указываются основания, по которым внесены исправления в фамилию работника

3. Что ещё следует учесть при внесении уточнения:
   • запись должна быть сделана одним цветом;
   • запрещено оформлять трудовую с помощью гелевой ручки;
   • фамилия вносится полностью (когда фамилия становится двойной, например, Петрова-Воткина, нужно зачеркнуть устаревшее — «Петрова» и прописать полную новую фамилию).

Корректировки внесены. Отметим, что при оформлении трудовой документации не рекомендуется забирать оригиналы подтверждающих документов у работника (взять нужно, но только копии). Уточнения рекомендуется делать в его присутствии.

Если работник повторно меняет фамилию (например, при разводе) процедура повторяется:

• старые данные зачёркиваются;
• на свободном месте вписываются обновлённые данные;
• указываются реквизиты документа, ставится виза ответственного лица, печать.

Видеоинструкция: как внести изменение фамилии в трудовую

При изменении персональных данных о сотруднике кадровикам придётся исправить информацию и в другой кадровой документации:

1. В журнале учёта трудовых книжек.
2. В лицевом счёте сотрудника (форма № Т-54), по которому учитываются все выплаты работнику на предприятии.
3. В личной карточке служащего (форма № Т-2), здесь помимо изменения фамилии нужно обновить данные паспорта.

   Сведения о смене фамилии и паспорта вносятся в личную карточку работника

4. В трудовом контракте. Для этого составляется дополнительное соглашение, где опять же дублируются основания для внесения корректировок, устанавливается срок ввода в действие новых персональных данных человека.

   Дополнительное соглашение к трудому договору фиксирует изменение личных данных работника

5. В графике отпусков, ведомостях, другой кадровой документации.

Если человек самостоятельно не получил СНИЛС, эта задача возлагается на работодателя. Для получения пенсионного свидетельства кадровику (или бухгалтеру, в зависимости от того, кто на предприятии занимается этим вопросом) нужно оформить и направить в региональное подразделение ПФР пакет документов, куда должны входить:

• заявление-анкета по форме АДВ-2, обратите внимание, что в заявлении должна стоять обновлённая подпись человека, поменявшего фамилию;
• опись-перечень документации (форма АДВ-6);
• предыдущий СНИЛС сотрудника;
• ксерокопия нового паспорта работника.

Если изменения были внесены с ошибкой: как исправить

Ошибка даже в одной букве фамилии может привести к признанию трудового документа недействительным. В связи с чем человек может потерять весь свой наработанный к тому времени стаж.

Самые распространённые ошибки в заполнении титульного листа документа:·

• неправильно указаны Ф. И. О. работника;·
• не стоит печать предприятия, когда она есть;
• нет визы ответственного лица, имеющего право заполнения трудовой, и её расшифровки;
• дата оформления книжки сознательно показана неточно (это делается, как правило, для увеличения трудового стажа).

Если ошибка всё-таки допущена, исправлять её нужно обязательно, но при этом запрещено:

• вносить коррективы с помощью гелевой ручки, так как состав пасты неустойчив к воде и истиранию;
• использовать корректор — только зачёркивание тонкой линией.

Что ещё важно:

• исправления вносятся разборчивым почерком;
• обязательны реквизиты подтверждающих документов;
• ставятся расшифровка подписи лица, внёсшего коррективы, и печать организации;
• внести коррективы необходимо сразу, как только была замечена ошибка, вне зависимости от того, допущены неточности на предыдущей работе или на нынешней (кто обнаружил, тот и исправляет).

Трудовая книжка — важнейший документ в жизни работающего человека. Поэтому относиться к нему нужно ответственно и грамотно.

Кадровым работникам следует помнить, что от этого личного регистра во многом зависит сумма будущей пенсии человека и его спокойствие при её оформлении.

Сплошь и рядом случаются ситуации, когда работник, выходя на пенсию, обивает пороги учреждений, чтобы добиться справедливости. И всё «благодаря» некомпетентности кадровика.

Юрист, автор статей на юридическую тематику. Образование: государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Московский государственный открытый университет».

Документ об образовании.

Порядок смены фамилии в трудовой книжке — образец

Смена фамилии в трудовой книжке — образец того, как правильно это сделать, вы найдете в нашей статье. Трудовая книжка служит подтверждением стажа, поэтому руководитель обязан заполнять ее в соответствии с требованиями законодательства. В интересах же работника — проверять правильность вносимых в документ записей.

Трудовая книжка — персональный документ работника, содержащий записи о его трудовой деятельности и стаже (ст. 66 ТК РФ). Гражданин, выбравший бумажную трудовую, представляет ее на каждом новом основном месте работы для занесения информации о трудоустройстве. Совместители могут попросить основного работодателя сделать запись о работе по совместительству.

Важно! С 01.09.2021 запись о работе по совместительству может быть указана в трудовой книжке не в хронологическом порядке после записи о приеме на работу по основному месту работы. Связано это с тем, что работник мог начать работать по совместительству раньше, чем с ним был заключен трудовой договор по основному месту работы у данного работодателя.

Обязанность фиксировать прием на работу гражданина в трудовой книжке возложена как на юрлиц, так и на предпринимателей (ст. 309 ТК РФ).

Обо всех нюансах ведения и хранения трудовых книжек читайте в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Любые поправки вносятся в трудовую книжку только при наличии подтверждающих документов. Делать это со слов владельца трудовой книжки, руководителя или другого сотрудника запрещено.

Поскольку трудовая книжка является персональным документом, в ней указывается фамилия работника. Если он сменил фамилию, данные в трудовой книжке должны быть актуализированы. Чаще фамилию меняют женщины — при заключении или расторжении брака.

Кроме того, законодательство нашей страны разрешает поменять фамилию гражданину, достигшему 14 лет, с согласия обоих родителей или опекунов. Совершеннолетний может менять фамилию без необходимости запрашивать чье-то согласие (ст. 19 ГК РФ).

Для того чтобы сделать запись об изменении фамилии в трудовой книжке, у ответственного за ведение трудовых книжек должен быть на руках один из следующих документов:

• паспорт с новой фамилией;
• свидетельство о заключении брака;
• свидетельство о расторжении брака;
• свидетельство об изменении фамилии.

На их основании ответственный сотрудник обновляет сведения в трудовой книжке по установленному алгоритму.

Изменение фамилии в трудовой книжке: образец-2021

Изменение анкетных данных в трудовой книжке производится согласно п. 7 приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Инструкция: как правильно изменить фамилию в трудовой книжке

Кадры

Как правильно изменить фамилию в трудовой книжке:

1. Аккуратно перечеркнуть прежнюю информацию.
2. Рядом написать новые сведения.
3. На внутренней стороне обложки сделать запись о корректировке и заверить данные.

13 сентября 2021 Иванова Наталья

Бесплатно найти и скачать образцы этого документа в КонсультантПлюс

Скачать образец изменения фамилии в трудовой книжке в связи с вступлением в брак

Обстоятельства для смены установлены законодателем. Меняют данные самостоятельно граждане РФ в возрасте от 14 лет при наличии уважительных причин (до 14 лет — родители). Особенности действий при изменении регулирует Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ. Поводом для изменения являются:

1. Собственное желание. Чаще всего из-за сложного или неблагозвучного произношения или религиозных взглядов.
2. Бракосочетание. Фамилию исправляют при наличии бумаг о бракосочетании.
3. Расторжение брака. Замена — при предоставлении бумаг о разводе.

Помните, что замена трудовой книжки при смене личной информации не производится!

На основании каких документов меняют данные в трудовой книжке

Перечень документов, в которых прописано, как изменить на титульном листе фамилию, дату и другую информацию, установлены приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021. Пункт 7 утвержденной им инструкции определяет перечень документов-оснований:

• паспорт;
• свидетельство о рождении;
• свидетельство о браке или о его расторжении;
• документы с подтверждением изменения (с указанием номера и даты).

Наличие этих бумаг позволит специалисту по кадрам внести информацию в трудкнижку сотрудника.

Как писать заявление о необходимости исправить Ф.И.О

Работодатель вносит запись о смене фамилии в трудкнижку. Для оформления организация запрашивает у работника заявление в письменной форме с просьбой об изменении записей. Утвержденный образец отсутствует. Формат обращения — произвольный.

Заявление включает такие сведения:

1. Название учреждения-работодателя, должность и Ф.И.О. руководителя.
2. Должность и Ф.И.О. обратившегося работника.
3. Дата оформления обращения.
4. В середине следующей строки — слово «заявление».
5. Текст обращения с просьбой излагают ниже.
6. После текста работник ставит подпись и расшифровывает ее.

К заявлению об изменении следует приложить документы-основания.

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванову И.И. от главного бухгалтера Викторовой В.В. Заявление В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Викторовой на Никанорову прошу внести изменения в трудовую книжку и другие кадровые документы. Приложение: Копия свидетельства о заключении брака. Копия паспорта. Никанорова 13.09.2021

Как внести изменения в трудовую книжку

Внесение записи регулирует приказ Минтруда № 320н: в п. 7 указано, как исправить фамилию в трудовой книжке в связи с замужеством или по другой причине. Запись вносят на 1-й (титульный) лист.

Действия работодателя:

1. Имеющуюся запись с прежней информацией перечеркивают одной чертой.
2. Рядом с перечеркнутой вносится новая информация. Это делают над записью, рядом, под записью — момент нормативно не урегулирован. На внутренней стороне обложки указывают документы-основания для корректировки. Строгая формулировка не утверждена. Вариантом является «Фамилия в трудовой книжке изменена на основании свидетельства о браке…». Работодатель указывает номер свидетельства-основания и его дату.
3. Запись на внутренней стороне обложки заверяет работодатель или лицо, которое им уполномочено (с расшифровкой), с указанием даты.
4. Работодатель ставит печать учреждения или печать кадровой службы (если таковые имеются). Печать не должна перекрывать внесенные записи.

1. Все надписи производят разборчиво, без сокращений.
2. Вот образец, как правильно изменить фамилию в трудовой книжке в 2021 году:
3. А вот образец, как писать в личном листке по учету кадров о смене фамилии из-за вступления в брак, — аналогично ТК, укажите в личном листке такую запись:

Фамилия «Викторова» изменена на фамилию «Никанорова» на основании свидетельства о заключении брака от 07.08.2021 IV-МЮ № 123456, выданного Кутузовским отделом ЗАГС Управления ЗАГС Москвы.

Как исправлять фамилию из-за ошибки кадровика