Муниципальная услуга предоставляется Администрацией города Челябинска.

Непосредственным исполнителем муниципальной услуги является Архивный отдел Администрации города Челябинска (далее – Архивный отдел).

Общий срок предоставления муниципальной услуги, связанной с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее – социально-правовой запрос), не должен превышать 30 календарных дней с момента регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги в Архивном отделе.

Общий срок предоставления муниципальной услуги по научно-справочному аппарату (сведения о составе, содержании, документной информации) не должен превышать 15 дней со дня регистрации запроса в Архивном отделе.

Срок предоставления муниципальной услуги, связанной с предоставлением информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (далее – тематический запрос), не должен превышать 30 дней со дня его регистрации. В случае если в результате проведения поисковой работы по комплексу архивных документов предоставление муниципальной услуги в установленный срок не представляется возможным, срок предоставления муниципальной услуги по данному запросу продлевается с обязательным уведомлением об этом заявителя в письменной форме не позднее, чем за 7 дней до дня истечения срока.

Тематический запрос органов государственной власти и местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, - в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, либо в согласованные с ними сроки.

Срок подготовки ответа на запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архивном отделе архивных документов, а также перенаправление в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с одновременным уведомлением заявителя и рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации не должен превышать 5 рабочих дней с момента регистрации запроса.

При поступлении запроса, который не может быть исполнен без предоставления уточненных или дополнительных сведений, Архивный отдел в течение 5 дней со дня регистрации запроса информирует об этом заявителя и предлагает уточнить и дополнить запрос.

При отсутствии у заявителя права на получение муниципальной услуги, направляется мотивированный отказ (уведомление) в срок, не превышающий 5 рабочих дней с момента регистрации запроса.

В случае обращения заявителя за получением муниципальной услуги в МФЦ срок предоставления муниципальной услуги исчисляется со дня регистрации запроса в Архивном отделе.

В общий срок предоставления муниципальной услуги входит срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, указанный срок продлевается с обязательным уведомлением заявителя.

Нормативно-правовые акты: 

1) Конституция Российской Федерации;

2)  Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

3)  Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;

• Приказ Росархива от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации»;

5) Приказ Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;

6) Постановление Администрации города Челябинска от 3 июня 2013 г. N 141-п «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)».

• архивная справка;
• архивная копия;
• архивная выписка;
• информационное письмо;
• тематический перечень архивных документов;
• тематическая подборка копий архивных документов;
• тематический обзор архивных документов;
• мотивированный ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
• рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
• уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:

• несоответствие документов требованиям, указанным в пункте 11 административного регламента, ненадлежащим образом оформленные документы (отсутствие обратного адреса, фамилии);
• невозможность прочтения документов, в том числе фамилии и обратного адреса, поступивших при письменном обращении заявителя;
• подача запроса неуполномоченным лицом, отсутствие у представителя заявителя доверенности, удостоверяющей полномочия представителя заявителя, оформленной в установленном законом порядке.

После устранения выявленных обстоятельств заявитель имеет право подать запрос повторно.

Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги не установлены.

Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

• несоответствие запроса требованиям, установленным пунктом 11 административного регламента;
• в запросе отсутствуют или предоставлены недостоверные сведения, необходимые для проведения поиска запрашиваемой информации (тема и хронологические рамки);
• в запросе содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Архивного отдела и (или) не относится к составу хранящихся в Архивном отделе документов;
• текст письменного обращения не поддается прочтению;
• отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;
• отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений содержащих данные о третьих лицах;
• в запросе обжалуется судебное решение;
• содержание в письменном обращении нецензурного либо оскорбительного выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
• в запросе содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельств.

После устранения выявленных обстоятельств заявитель имеет право подать запрос повторно.

Заявителями на получение муниципальной услуги являются:

• физические лица (граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства);
• юридические лица;
• иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени (далее – заявители).

• Запрос о получении муниципальной услуги:
• Запрос (Выдача архивной копии (архивной выписки) документа) (Форма);
• Запрос (О подтверждении трудового стажа, зарплаты, стажа с вредными условиями труда) (Форма );
• Запрос (О подтверждении факта награждения) (Форма ).

В случае если заявитель юридическое лицо, запрос оформляется в виде официального письма, оформленного на официальном бланке организации и заверенного подписью руководителя или иного уполномоченного лица.

В случае если заявитель физическое лицо, запрос оформляется в произвольной форме или по одной из установленных форм.

Запрос должен содержать следующие сведения:

• наименование организации, которой адресован запрос;
• фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) физического лица, полное наименование юридического лица, запрашивающего информацию;
• адрес регистрации;
• фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) физического лица, о котором запрашивается информация, все изменения фамилии, дата рождения; наименование юридического лица – если информация запрашивается о юридическом лице;
• перечень запрашиваемых сведений (событий), их хронологические рамки;
• место и способ выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги (место: Архивный отдел, МФЦ, либо организацию, осуществляющую функции по предоставлению муниципальной услуги по принципу «одного окна», способ: лично или почтой);
• почтовый адрес заявителя (в случае выбора способа выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, почтой), электронный адрес заявителя (при наличии), номер телефона заявителя (при наличии);
• согласие на обработку персональных данных, в том числе биометрических персональных данных, в целях и объеме, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

В случае, если для предоставления муниципальной услуги необходима обработка персональных данных лица, не являющегося заявителем то, при обращении за получением муниципальной услуги заявитель дополнительно представляет документы, подтверждающие получение согласия указанного лица или его законного представителя на обработку персональных данных указанного лица.

Запрос оформляется разборчиво от руки или с помощью печатного устройства, на русском языке и подписывается заявителем собственноручно;

• документ, удостоверяющий личность заявителя (оригинал) при личном обращении во время подачи запроса и получения результатов рассмотрения запроса (подлежит возврату заявителю (представителю заявителя) после удостоверения его личности).
• документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя.

В случае подачи запроса и (или) получения результата предоставления муниципальной услуги законным представителем заявителя (письменное нотариально заверенное разрешение субъекта персональных данных, документ, подтверждающий прямые родственные связи, официальное письмо, служебное удостоверение, доверенность, завещание и так далее). В случае если от имени юридического лица обращается лицо, имеющее право действовать без доверенности, предоставление указанного документа не требуется.

При подаче запроса о подтверждении фактов трудового стажа и заработной платы умершего лица для оформления пенсии при потере кормильца необходимо предоставить свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния (о рождении, браке, смерти).

• документы, подтверждающие в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации право на получение сведений (документов), доступ к которым в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации ограничен.
• в целях оперативного поиска запрашиваемых сведений к запросу могут быть приложены копии документов, связанных с темой запроса:
• для подтверждения трудового стажа или размера заработной платы – документ о трудовой деятельности (трудовая книжка или выписка из трудовой книжки, за исключением случаев утраты трудовой книжки);
• для замены удостоверения «Ветеран труда» – пенсионное удостоверение, копия удостоверения «Ветеран труда»;
• для оформления в собственность земельного участка (объекта недвижимости) – государственный акт или свидетельство на право бессрочного пользования.

Специалист многофункционального центра проверяет соответствие копий представляемых документов (за исключением нотариально заверенных) их оригиналам.