Хранение кассовых чеков

Опубликовано 18.11.2022 08:09 Administrator Просмотров: 4699

Друзья, согласитесь, что наблюдательность — очень полезный навык, который нужен не только в обычной жизни. Бухгалтеру без нее так вообще никак не обойтись.

Каждый день на работе проходит как расследование: проверяем даты документов, сверяем суммы, сопоставляем факты, никакая мелочь не должна остаться пропущенной! В прошлой публикации мы говорили о том, можно ли принимать кассовые чеки без QR-кода, в этой расскажем способы хранения чеков, ведь со временем они выцветают, а значит при проверке вы не сможете доказать обоснованность ваших расходов. 

Вот и писатель Артур Конан Дойл не зря говорил: «Я всегда придерживался мнения, что мелочи существеннее всего».

Обычно к авансовому отчёту приложены в полном объеме документы, подтверждающие расходы. Как правило — это кассовые чеки. Казалось бы, здесь точно не должно быть налоговых проблем.

Но вот есть очень важный нюанс: такие чеки со временем выцветают, и информация на них становиться нечитаемой. И для этого не потребуется много времени, достаточно пролистать авансовые отчёты за текущий год, чтобы убедиться в актуальности данной проблемы.

• Очевидно, что выцветшие чеки не будут приняты налоговым органом в качестве документов, подтверждающих произведенные расходы.
• Однако есть довольно простое решение.
• Приведём сразу официальную позицию Минфина, письмо давнее, но с тех пор в подходе чиновников ничего не поменялось: затраты по выцветшим чекам можно подтвердить надлежащим образом заверенными копиями с приложением оригинала чека.

Аналогичный вывод содержится и в письме от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209.

1. Несмотря на то, что в Письмах Минфина России речь идет о налоге на прибыль, разъяснения чиновников в полной мере применимы и к налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН.
2. Итак, чтобы не столкнуться с проблемой подтверждения расходов в ситуациях, когда кассовые чеки выцвели, предлагаем несколько вариантов решения.

Способ № 1. При поступлении документов от подотчётного лица в бухгалтерию заблаговременно делать копии всех чеков, прикреплять их вместе с оригиналами, заверив печатью и подписью должностного лица.

Либо сделать скан-копии чеков, а при необходимости их распечатать.

Для хранения сканов чеков можно воспользоваться возможностями программы 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0, прикрепляя файлы со сканами чеков и иных подотчётных документов непосредственно к авансовым отчётам.В авансовом отчете следует выбрать иконку в виде скрепки

• 
• В открывшемся окне нажимаем на кнопку «Добавить».

Далее выбираем пункт «Файл с диска».

В появившемся окне выбираем файл, который следует присоединить к документу.

После выбираем команду «Ок».

Теперь файл прикреплен.

В дальнейшем при нажатии на значок откроется список всех присоединенных файлов. Их можно будет просмотреть непосредственно в программе, сохранить на компьютер, либо распечатать.

1. В журнале авансовых отчётов можно увидеть к каким конкретно документам имеются прикрепленные файлы.

В таком варианте хранения документов c помощью программы 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 есть несколько нюансов. Важно правильно произвести настройку работы с файлами, так как большее количество прикрепленных файлов может замедлить работу программы при обновлении, сохранении данных.

Способ № 2. Следующий вариант предусматривает получение кассовых чеков от продавца в электронном виде. Тогда подотчётному лицу необходимо до момента проведения расчёта передать продавцу адрес электронной почты или номер мобильного телефона.

По мнению ФНС, если кассовый чек оформлен в электронном виде, то хранить его бумажную копию не требуется (Письмо ФНС от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@).

Способ № 3. Если по какой-либо причине нет возможности делать копии или скан-образы документов, то можно в авансовом отчёте подробно указывать реквизиты кассового чека или продублировать их шариковой ручкой на оборотной стороне чека.

• Запомнив реквизиты, в последствии можно с мобильного приложения или с помощью специального информационного ресурса в интернете найти чек, а затем распечатать его или сохранить.
• По требованию ФНС кассовые чеки должны содержать адрес сайта ФНС, на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака.
• Автор статьи: Евгения Тарасова

Зачем ФНС запустила сервис для хранения чеков

Главная • Блог • Блог для предпринимателей • Зачем ФНС запустила сервис для хранения чеков

ФНС создала сервис для хранения чеков, и не так давно система начала свою работу. Несколько месяцев назад стало известно о создании налоговиками специального сервиса, в котором будут храниться все электронные чеки.

Работники Федеральной налоговой службы уверены, что создание такой системы упростит работу с прямыми налогами, а кроме того поможет с заполнением деклараций. Предоставление данных в систему пока что ведется в добровольном режиме.

Попросту говоря, сервис должен быть полезен и удобен как налоговым службам, так и простым гражданам. Но будет ли это реализовано на практике? Об этом поговорим в данной статье.

Регистрация онлайн-кассы в ФНС необходима для проведения расчётов в соответствии с законом 54-Ф3. Закажите услугу прямо сейчас — цена 2000 ₽.

Подробнее об услуге

Что такое сервис для хранения чеков от ФНС?

Итак, система, которую разрабатывает налоговая служба, носит наименование «Мои чеки онлайн». Перейдя по ссылке на сайт, можно заметить, что он имеет простой и удобный интерфейс. Для входа необходимо совершить несколько простых действий:

• 1.Сперва стоит указать телефонный номер пользователя. После чего на ваш телефон придет СМС с подтверждающим кодом, который нужно ввести в поле.
• 2.Далее сервис предложит ввести адрес электронного почтового ящика. Данное действие совершать не обязательно, регистрацию можно завершить, нажав кнопку “Пропустить”. Поэтому этот пункт выполняется по желанию.
• 3.После выполнения этих простых пунктов открывается доступ ко всем операциям, которые зарегистрированы на ваш номер. Открыв любой из чеков, вы можете посмотреть в нем информацию о продавце, стоимость товара или услуги, а также дату и время, когда была совершена та или иная покупка по банковской карте. Все чеки в списке можно открыть и посмотреть данные по ним. Фактически все данные совпадают с теми, что есть на бумажных вариантах чеков. Кроме того, есть кнопка для скачивания электронного чека.

Для чего хранятся чеки в ФНС?

Есть несколько причин разного характера, почему ФНС разработала сервис для хранения электронных чеков.Федеральный орган исполнительной власти, в том числе опирался на опыт иностранных государств. Ведь в последнее время все больше стран стараются отказаться от чеков из бумаги и перейти на электронные варианты. Итак, разберем основные причины создания системы:

• Причина экономического характера. Анализируя затраты, которые уходят на печать бумажных чеков, можно заметить, что отказ о них поможет сэкономить приличную сумму. Ведь цена за каждый разнится от 10 до 20 копеек.
• Причина экологического характера. Печать чеков производится на специальной термобумаге и с применением специальных химических веществ. Известно, что из-за содержания вредных средств такая бумага не принимается на переработку. Европейские страны уже начали программу по отказу от оборота термобумаги.
• Учет потребностей клиентов. Потребители, благодаря сервису, смогут легко получать доступ к данным о купленных товарах. Все чеки будут в одной системе, в которую каждый сможет можно зайти в любое время из любого места. К примеру, если покупатель потеряет бумажный чек и захочет вернуть товар, он сможет предъявить электронный вариант. Также наличие чеков необходимо, чтобы участвовать в программах с возвратом кэшбэка, бонусов и программах лояльности.
• Налоговый вычет и его получение. ФНС часто уведомляет о планах по упрощению процедуры получения налоговых вычетов. Благодаря сервису «Мои чеки онлайн» эта процедура должна стать проще. Налоговые органы смогут учитывать суммы возвратов с помощью данных, полученных системой, а налогоплательщикам не придется заполнять декларации для получения денежных средств.
• Простота в хранении чеков. К сожалению, чеки, напечатанные на бумаге, ограничены в сроке годности. Они выцветают, теряются, рвутся, что создает неудобства для потребителей, ведь иногда присутствует необходимость хранения чеков даже в течение нескольких лет. Электронные варианты в этом плане намного практичнее.

Каким образом сервис получает данные?

Ведомство информирует о том, что электронные варианты чеков направляются на сайт лишь с позволения потребителей. Таким образом, данные о ваших покупках смогут попасть в сервис для хранения чеков от ФНС следующими путями:

• Потребитель при покупке может продиктовать кассиру свою электронную почту, а также номер мобильного телефона;
• Также потребитель имеет возможность сканирования специального двухмерного штрихкода, расположенного на квитанции, посредством использования приложения «Проверки чеков ФНС». Так как мобильное приложение авторизует пользователя через телефонный номер, электронная квитанция будет направлена в онлайн-сервис.

Пользователь может не захотеть указывать данные для внесения чека в электронную базу, тогда он получит чек на бумаге. Однако чек все равно будет занесен в сервис, но телефонный номер и адрес электронного почтового ящика  не будут к нему привязаны.

«Налоговый учет онлайн-кассы в ФНС»

Что вызывает беспокойство у пользователей?

С созданием ФНС сервиса для хранения чеков СМИ все чаще стали публиковать статьи, в которых выражались опасения по этому поводу.

Ведь с помощью такого сервиса налоговые ведомства имеют возможность следить за тратами на товары и транзакциями по банковским картам,х отя налоговые службы и уведомляют о том, что квитанции в электронном виде не будут синхронизироваться с банковскими операциями. То есть, когда потребитель будет оплачивать покупку по карте и получит квитанцию, данные в систему не поступят.

Однако такие заявления от ФНС спровоцировали появление беспокойств и волнения у людей. Так давайте же попытаемся разобраться в этой информации и понять, стоит ли беспокоиться из-за создания сервиса для хранения чеков.

Итак, из-за появления системы хранения чеков, в сети начали появляться обеспокоенные  комментарии от пользователей о том, что налоговые органы начинают отслеживание всех покупок, которые оплачены банковской картой. Такие заявления сильно преувеличены, так как не являются действительностью. Для начала стоит разобраться, каким образом налоговые службы соотносят чеки и покупателей.

По умолчанию, когда покупатель приобретает товар в магазине, кассир должен выбить бумажный чек.

Соответственно после выдачи чека, кассовое оборудование должно отправить его в Федеральную налоговую службу через оператора фискальных данных.

Отправленный чек не связан с личностью оплатившей товар, в том числе, если расплатились по карте. Таким образом, в налоговую попадает информация только о продавце, который продал товар, а данные о покупателях нет.

Однако ссылаясь на закон 54-ФЗ, потребитель может запросить версию чека в электронном виде. В таком случае он должен сообщить об этом кассиру перед тем, как оплатить товар и предоставить последнему либо телефонный номер, либо личную электронную почту, на которую придет квитанция. После этого данные покупателя действительно будут привязаны к покупке и занесены в ведомство ФНС.

В том случае, когда покупатель осуществляет покупку товара через интернет, то соответственно печать экземпляра квитанции на термобумаге не представляется возможной. В таком случае, квитанция будет отправлена лишь в электронном виде на указанный адрес почты. Такие квитанции также соотносятся с информацией о плательщике, так как он указывает ее для получения чека на товар.

Вывод

Таким образом, подытожим, все-таки сервис для хранения чеков от ФНС, после того, как вы войдете в личный кабинет, покажет лишь те чеки, которые были получены на электронный почтовый ящик и телефонный номер, указанные лично вами.

В сервисе не будут представлены данные обо всех покупках, которые были оплачены картой. На данный момент подавляющее большинство чеков в системе составляют уведомления об оплате услуг таксистов, заказов продуктов и других товаров в интернет-магазинах.

Чеки из розничных точек станут персонализированы только по желанию потребителя. 

В дальнейшем налоговые службы планируют объединение информации из персонального кабинета пользователей и информации  с кассового оборудования. Это предполагается сделать, чтобы упростить выдачу налоговых выплат.

К примеру, выплаты с покупки медикаментов в аптеках или за оплату в медицинских учреждениях.

В таком случае потребителям не потребуется сохранять чеки напечатанные на термобумаге, чтобы предоставить их в инспекцию федеральной налоговой службы.

Нужна помощь в регистрации онлайн-кассы?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и проведем регистрацию онлайн-кассы в ФНС.

Чеки по эквайрингу: хранить или не хранить

Чек при эквайринге — нужен или нет?

Дискуссии о том, нужен ли фискальный чек при онлайн-оплате и есть ли необходимость его сохранять, ведутся с начала нулевых.

В 2003 году был принят закон № 54-ФЗ, который определил использование кассовых аппаратов при оплате товаров или услуг банковской картой либо наличными.

Но этот закон не учел главного: технологии постоянно обновляются, в частности, возможность онлайн-оплаты появилась не так давно. До 2016 года в рамках этого закона фискальный чек не требовался при непосредственном переводе денежных средств на счет фирмы.

Однако в 2016 году вышел федеральный закон № 290, в котором черным по белому написано, что чек необходим при любом способе оплаты, в том числе и тогда, когда речь идет о выплате выигрышей по лотерейным билетам и получении платного контента (игры, книги, софт и т.д.)

Поэтому в настоящее время чеки при эквайринге однозначно нужны. Однако не все из них нужно хранить долгие годы.

Сколько должны храниться фискальные чеки?

Все первичные кассовые документы по закону должны сохраняться в течение 5 лет. Это правило действует с 2007 года.

Между тем, в законе есть исключение для копий товарных чеков и использованных кассовых чеков: у них срок хранения составляет всего 10 дней. Хранением чеков по эквайрингу занимается материально ответственное лицо. При этом стоит учитывать, что Z-отчеты с ККМ (в том числе с POS-терминалов) относятся к первичным документам, срок хранения которых — 5 лет.

В рамках стандартного договора эквайринга предусмотрен срок хранения чеков и всех документов, подтверждающих факт совершения сделки или расходов, — 3 года. При этом чеки (слипы) передаются в банк не позднее чем в течение 3 дней со дня получения запроса от банка.

И для чего надо хранить чеки?

В первую очередь, это нужно самой компании. Аккуратно сохраненные чеки помогут избежать штрафа от налоговой, пригодятся для урегулирования спорных ситуаций с клиентами, для возврата денег, а в некоторых случаях — для проверки статуса платежа.

Кроме того, банк, с которым заключен договор эквайринга, вправе потребовать отправки в его офис всех слипов за определенный срок или конкретную дату. При правильном хранении чеков это займет у вас совсем немного времени.

Как правильно хранить чеки?

Современные кассовые аппараты обычно печатают чеки на термоленте. Данные, нанесенные на такую ленту, со временем полностью выцветают и с этим ничего нельзя сделать. Чтобы вся важная информация не исчезла через некоторое время, необходимо соблюдать два нехитрых правила.

• Делайте ксерокопии чеков. При этом оригинал прикладывается к копии, которая заверяется ответственным лицом и печатью компании. Даже если чек полностью выцвел, в таком виде он все равно действителен. К Z-отчету необходимо также прикрепить справку-отчет по форме КМ-6.
• Складывайте чеки в определенное место, для удобства разделяя закладками по дням или месяцам.

Передача слип-чеков в банк

Сверка итогов по POS-терминалу происходит ежедневно. В банк-эквайрер уходит вся информация по проведенным операциям. При этом банк может прислать запрос на предоставление слип-чека и уточнение деталей операции — как правило, для профилактики мошенничества со стороны покупателей.

Что нужно знать про сроки хранения кассовых документов

Срок хранения кассовых документов в организации — минимум 5 лет. Этот период начинается со следующего года после создания расчетных бумаг.

Какие документы относят к кассовым

Документация по кассе используется для проведения расчетов с контрагентами и внутри организации. К ним относятся:

• приходный ордер (ПКО): его выдают при поступлении денег;
• расходный ордер (РКО): формируют при выбытии денежных средств;
• журнал регистрации ПКО и РКО: в нем ведется учет приходных и расходных ордеров;
• авансовые отчеты: применяют для учета подотчетных средств;
• объявление на взнос наличными: заполняют при внесении денег в банк для пополнения расчетного счета;
• кассовая книга: используется для отражения всех приходно-расходных операций и остатков денежных средств;
• книга учета принятых и выданных денежных средств: ведется, если в компании есть несколько кассиров и старший кассир, в ней регистрируют операции по выдаче и поступлению денег между ними;
• журнал кассира-операциониста: в него заносятся операции по приходу и расходу наличных денег по каждой ККМ на предприятии.

Документацию по кассе ведут и в бумажной, и в электронной форме. Руководитель назначает ответственного сотрудника по проведению операций и формированию документов по кассе отдельным приказом:

В бухгалтерских и налоговых нормативах указано, какой срок должны храниться документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями и осуществление финансовых операций по кассе. Период хранения такой документации содержат:

• 402-ФЗ от 06.12.2011 (ст. 29); НК РФ (п. 8 ч. 1 ст. 23);
• Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 (п. 277).

Кроме того, срок хранения кассовых чеков в организации и других банковских регистров прописаны в Указаниях ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014. По нормам Центробанка, все платежные регистры по банку и кассе хранятся в течение 5 лет.

Каков период их хранения

Порядок сохранности регистров по кассе регулируется и бухгалтерским, и налоговым законодательством. В ст. 23 НК РФ разъясняется, каков срок хранения денежных документов по кассовым операциям: организации обязаны сохранять документацию со сведениями бухгалтерского и налогового учета в течение 5 лет. Доходные и расходные регистры по требованию налоговиков хранятся столько же.

https://www.youtube.com/watch?v=YWKFPLmXOqs\u0026pp=ygUs0KXRgNCw0L3QtdC90LjQtSDQutCw0YHRgdC-0LLRi9GFINGH0LXQutC-0LI%3D

Определяет период, сколько хранятся документы по кассе в организации, и 402-ФЗ. В ст. 29 закона о бухгалтерском учете установлен минимальный срок сохранности первичных учетных регистров. Он составляет 5 лет после окончания отчетного года, что совпадает с требованиями НК РФ.

Предприятие самостоятельно организовывает хранение и обеспечивает условия, требуемые для сохранности документации. При необходимости в компании создают архив и переводят туда все регистры прошлых лет (п. 2 ст. 13 125-ФЗ от 22.10.2004).

Если компания проводит ревизию кассы, составляется специальный ревизионный акт. В 402-ФЗ нет отдельного положения, сколько времени хранится акт ревизии главной кассы и как его хранить. Но в законе о бухучете четко прописан период хранения кассовых документов. Все регистры, связанные с дисциплиной по кассе, хранятся в компании в течение 5 лет.

Подтверждает минимальные сроки хранения кассовой книги в организации (и других документов кассы) и приказ Росархива № 236. В п. 277 приказа № 236 приводятся сроки хранения банковских регистров и документов кассы, корешков денежных чековых книжек, ордеров, табелей и других бланков.

В соответствии с п. 277 перечня № 236, сроки хранения приходного кассового ордера составляют 5 лет. РКО, кассовая книга, журналы кассира и чеки хранятся в течение аналогичного периода.

Есть ли штрафы за несоблюдение сроков хранения

За нарушение сохранности первичной операционной документации предусмотрены налоговая и административная ответственность. В законодательных нормативах прописано, сколько хранить кассовые документы ООО, НКО и бюджетных учреждений. Срок хранения составляет 5 лет. Если компания нарушит установленный законом период, ей придется заплатить:

• от 5000 до 10 000 рублей на должностное лицо — за первое нарушение (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ);
• от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на период от 1 до 2 лет — за повторное нарушение (ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ).

За нарушение правил хранения и комплектования архивных документов штраф составляет (ст. 13.20 КоАП РФ):

• от 1000 до 3000 рублей — для физических лиц;
• от 3000 до 5000 рублей — для должностных лиц;
• от 5000 до 10 000 рублей — для организаций.

Предусмотрена и налоговая ответственность. За грубое нарушение правил учета доходов и расходов компания заплатит от 10 000 до 30 000 рублей (п. 1, 2 ст. 120 НК РФ).

В указаниях ЦБ РФ № 3210-У отдельно поясняется, сколько хранить кассовые документы ИП, — в течение 5 лет, но только если предприниматели решили вести кассовую документацию (пп. 4.1, 4.6 указаний № 3210-У). ИП вправе не вести бухгалтерский учет, не оформлять кассовую книгу и приходно-расходную документацию.

Какие чеки и квитанции нужно сохранять? И как долго?

Покупка любого товара или услуги должна оставлять свой финансовый след — в виде чека или квитанции.

Вместе с этими документами вы получаете свидетельство, что оплатили покупку, а заодно гарантии, предоставляемые по закону о защите прав потребителей.

Но имеет ли смысл хранить все эти чеки и квитанции? И если да, то как долго? И как быть, если напечатанный на кассовой ленте чек физически сохраняется меньше юридического срока его действия? Обращаемся за советами к специалистам.

Берите и берегите

Вопрос вопросов — брать ли чеки, которые продавцы отбивают и со словами «Спасибо. Приходите еще» выдают вам при каждой покупке? В среднем каждый слышит эти слова по несколько раз в день, но далеко не каждый чек оказывается в нашем кармане. А если такое и случилось, то почти наверняка случайно найденному там финансовому документу уготовано отправиться в урну.

И напрасно, уверен Игорь Файнман, специалист по личным финансам и инвестициями. Игорь — убежденный сторонник того, что почти все, что отбивают нам через кассовые аппараты и терминалы оплаты, следует хранить, притом как можно дольше.

Его персональная бухгалтерия — уже не абстрактная фигура речи после того, как еще 10 лет назад основатель челябинской «Академии финансов и биржи» приобрел несгораемый шкаф.

Туда его владелец все это время помещает скрупулезно разложенные по папкам чеки, квитанции, договоры…

Все это может потребоваться на случай, если ваши отношения с контрагентом не ограничились совершением конкретной сделки, поясняет эксперт.

Контрагентом выступает магазин, где пару недель назад вы брали себе новые джинсы, или ресторан, где были на деловом обеде. Если джинсы не подойдут, чек поможет обменять их на подходящий товар.

А если после посещения ресторана вы почувствовали себя плохо, фискальный документ послужит доказательством, которое вы сможете приложить к судебному иску.

Иван Лемзяков, председатель Уральской палаты защиты потребителей, напоминает, что российский закон о защите прав потребителей все же не обязывает нас хранить чеки и квитанции.

По закону (пункт 5 статьи 18) вами могут быть предъявлены и другие доказательства совершения и оплаты покупки, в том числе свидетельские показания (пункт 43 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.06.2012 N 17 «О рассмотрении судами гражданских дел по спорам о защите прав потребителей»).

Есть наработанная судебная практика, где потребители факт покупки товара доказывают не только свидетельскими показаниями, но и, например, фото- и видеозаписями, которые были сделаны при покупке товара, подтверждает Геннадий Локтев из «Европейской юридической службы».

 С этой точки зрения, очевидным становится простое решение: фотографировать чеки на смартфон или делать их скан-копии, сохраняя потом на своих устройствах или в облачном хранилище. Если возникнет необходимость, к продавцу можно будет обратиться с досудебной претензией (требованием) в письменной форме и, приложив это фото, дать ему понять, что закон на вашей стороне.

Но, замечает Иван Лемзяков, оригинал документа — все же лучший аргумент. А раз так, то привычка хранить чеки — по крайней мере, до истечения гарантийного срока или срока службы товара — может оказаться весьма полезной. И несгораемый шкаф с подобным содержимым уже не выглядит какой-то крайностью.

Хранить чеки потребитель по закону не обязан. Но их наличие ускорит решение неприятных вопросов, которые могут возникнуть с оплаченным товаром Viktor Pogontsev / Russian Look

Наличие задокументированного подтверждения совершения покупки упрощает взаимодействие покупателя с продавцом, согласна Елена Леонова, управляющий директор торговой сети «Ситилинк» по Свердловской и Тюменской областям.

Да, закон на стороне потребителя: при возврате денег по причине наличия в товаре существенного недостатка клиент пишет заявление об утере кассового чека и продавец обязан без разговоров вернуть деньги. К тому же сегодня многие магазины и торговые сети не просто могут восстановить чек, но и определить, что товар был действительно приобретен у них, — по его серийному номеру.

Зная эти нюансы, можно не заморачиваться хранением чеков. Но процесс идентификации покупки и решение вопросов, связанных с заменой товара или возвратом денежных средств, с чеком проходят быстрее.

«В этой связи я бы порекомендовала хранить чеки на товар как минимум в течение гарантийного срока», — резюмирует Елена Леонова.

Чем дороже, тем строже

Тамара Касьянова, управляющий партнер АО «2К», предоставляющего аудиторские и юридические услуги, определенно советует озаботиться хранением чеков и квитанций, которые смогут подтвердить ваши права как приобретателя дорогостоящих товаров и услуг.

Директор юридической службы «Единый центр защиты» Константин Бобров уточняет, что такие документы следует хранить не только в течение гарантийного срока или срока годности товара, о котором покупатель ставится в известность до заключения договора купли-продажи.

Арифметика здесь совершенно простая: к гарантийному сроку прибавляете трехлетний срок исковой давности, в течение которого вы также вправе напрямую предъявлять претензии к продавцу по поводу обнаружения недостатка, повлиявшего на потребительские свойства товара. И получаете время, которое должен храниться чек.

То есть если условная микроволновка на двухлетней гарантии, то с учетом срока исковой давности храните документы на нее пять лет с момента покупки. То же самое с оказанными вам услугами (выполненными для вас работами).

При этом имейте в виду, что если вы не заявили о претензиях в течение гарантийного срока, на вас ляжет бремя доказательства, что недостатки дали о себе знать в период его действия. А по завершении срока исковой давности не один суд не встанет на вашу сторону.

Очевидно, чек об оплате уличной парковки тоже следует хранить — на тот случай, если вас вдруг решат оштрафовать за неоплату. Срок исковой давности по таким делам — три года Яромир Романов / Znak.com

Иван Коллегов, руководитель департамента фискальных решений компании «АТОЛ«, производящей кассовую технику и программное обеспечение к ней, в случае с дорогими приобретениями предлагает не ограничиваться чеками и гарантийными талонами.

Еще недавно продавцы бытовой техники настоятельно рекомендовали беречь упаковку — на тот самый гарантийный случай. Не всем потребителям по вполне понятным причинам это нравилось. И как итог — такие рекомендации в магазинах вскоре звучать перестали.

Но объективности ради, сохраненная упаковка — это еще один аргумент на вашей чаше весов.

 Хорошая новость в том, что есть компромиссный вариант: необязательно хранить коробку целиком — достаточно вырезать ту ее часть, на которую нанесен штрих-код, считанный при покупке.

Игорь Файнман из «Академии финансов и биржи» советует как можно дольше хранить еще несколько разновидностей финансовых документов. Например, полезно сохранять документы, которые в случае необходимости засвидетельствуют, что вы в расчете с банком, у которого брали кредит.

Желательно, чтобы это была не просто стопка чеков из банкомата, через который вы делали ежемесячные платежи, а справка из кредитной организации о том, что долг погашен и у банка к вам нет никаких претензий. Такую по первому требованию должны выдавать в банке.

С учетом срока исковой давности этот документ разумно хранить не меньше трех лет.

Хорошо сохранять квитанции о ремонте и обслуживании автомобиля. Надумаете продавать — покупателю будет легче понять историю того, что он берет, а вам — убедить его, что машину обслуживали как надо. До пяти лет сохраняйте квитанции об оплате коммунальных услуг.

Даже если вы давно пользуетесь онлайн-банком, системами электронных платежей, порталом Госуслуг и прочими прелестями цифровой экономики, в которой все ваши финансовые действия априори оставляют свой след, юристы по-прежнему настроены консервативно.

И предупреждают: таких ретроградов, которые верят разве что бумажке с печатью банка, все еще полно и в жэках, и в судах…

Россияне все активнее пользуются сервисами электронных платежей, находя в этом преимущества и с точки зрения защиты прав потребителей Наталья Ханина / Znak.com

Больше цифры

Тем не менее прогресс не остановить. Пусть медленно, но верно мы переходим на электронный документооборот, а значит, уже сейчас можно попробовать обзавестись виртуальным сейфом для финансовых документов, которые стоит хранить как можно дольше. В самом деле, чеков и квитанций в нашей жизни становится все больше.

И разобраться с их систематизацией и хранением обывателю, не имеющему специальной подготовки, все сложнее. Тем более что у чеков есть отвратительное свойство — недолговечность, а закон никак с этим не борется.

Срок жизни термохимического слоя, то есть тех самых «чернил», нанесенных на бумажный чек, законодательно не установлен.

Но, как напоминает Иван Коллегов из компании «АТОЛ«, с 2017 года любой потребитель вправе запросить на кассе дополнительный экземпляр чека — электронный (пункт 2 статьи 1.2. 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники».

 Для этого достаточно сообщить продавцу свой мобильный телефон или адрес электронной почты — и после оплаты документ поступит к вам в виде sms или электронного письма.

Антон Румянцев, директор оператора фискальных данных OFD.ru уточняет: магазин не вправе отказать в ответ на такую просьбу, иначе его ждет штраф. Но есть единственное условие — сообщить свои данные для получения электронного чека покупатель должен строго до момента расчета.

«С электронными чеками вести домашнюю бухгалтерию гораздо проще. Их можно скачивать и сохранять в отдельном файле. Электронный чек не выгорает, не рвется и не намокает, его гораздо сложнее потерять.

Если потребуется вернуть или заменить товар — электронный чек или его распечатку примут без вопросов, так же, как и бумажный», — говорит о преимуществах альтернативы Антон Румянцев.

И дает еще один простой совет: покупая технически сложный или просто дорогой товар, предусмотрите получение электронного чека.

• Резюме
• Итак, резюмируя рекомендации специалистов:
• — по возможности храните чеки или их фотокопии. Их наличие помогает отстоять ваши права потребителя;
• — храните оригиналы чеков на дорогие покупки и другие важные финансовые документы. Эксперты советуют учитывать гарантийный срок и прибавлять к нему срок исковой давности — три года;

— переходите на электронные чеки, тем более что магазины вам должны их предоставлять по первому требованию. Так не придется переживать о сохранности документов, напечатанных на чековой ленте.

1. Хранить чеки потребитель по закону не обязан. Но их наличие ускорит решение неприятных вопросов, которые могут возникнуть с оплаченным товаром
2. Очевидно, чек об оплате уличной парковки тоже следует хранить — на тот случай, если вас вдруг решат оштрафовать за неоплату. Срок исковой давности по таким делам — три года
3. Россияне все активнее пользуются сервисами электронных платежей, находя в этом преимущества и с точки зрения защиты прав потребителей.

Электронный кассовый чек для авансового отчета

ФНС разрешила бизнесу хранить кассовые чеки исключительно в электронной форме, без копирования на бумаге. Рассказываем, как все организовать, чтобы действительно сократить бумажную работу.

Оформите (или обновите уже действующую) инструкцию для подотчетных лиц. Такая инструкция может быть частью другого локального акта. Например, Положения о расчетах с подотчетными лицами.

Пропишите в инструкции:

• Как получать чеки в электронной форме. Сообщить при покупке номер телефона или e-mail, на который продавец должен отправить чек (далее также — е-чек, электронный чек).
• Как передавать е-чеки в бухгалтерию. Электронный чек в распечатанном виде приложить к авансовому отчету. В отчете указать, что чек электронный. Распечатка нужна, чтобы бухгалтерия могла оперативно проверить подлинность документа.

Важно мотивировать на перемены тех сотрудников, которые приносят бумажные чеки регулярно и в большом количестве. Объясните персоналу: получая бумажные чеки, приходится беспокоиться за их сохранность. Е-чеки, в отличие от бумажных, всегда под рукой. Их можно скачать в любое время, они не потеряются.

Бухгалтеру будет удобнее работать с электронными чеками, потому что чековая бумага не будет выцветать. Это значит, не надо делать копии с кассовых документов и заверять их: писать, что копия верна, ставить дату и подпись. Кассовый чек в электронной форме приравнивается к бумажному.

Пример оформления инструкции для подотчетников

1. При офлайн-покупках до момента расчета с продавцом попросите электронный чек. Для этого укажите свой номер телефона или e-mail (личный или корпоративный), на который хотите получить чек. Сразу на месте покупки проверьте, что чек поступил на номер телефона или электронную почту, который вы сообщили продавцу.

   Если нет — попросите дубликат чека на бумаге.

2. При составлении авансового отчета откройте в телефоне или в электронном письме электронные чеки, которые получили в качестве подотчетника. Распечатайте электронные чеки и приложите распечатки к авансовому отчету.

   По каждому чеку на оборотной стороне отчета в графах 2-3 укажите номер и дату кассового чека. В графе 4 сделайте примечание, что чек электронный.

Фрагмент заполнения авансового отчета

Скачать образец авансового отчета

Чтобы не искать чеки в телефоне или на электронной почте, подотчетнику целесообразно пользоваться специальным сервисом от налоговой службы: «Мои чеки онлайн» (пилотный проект ФНС) или «Проверка чеков ФНС России». Устроены они по схожему принципу.

Войти в приложение можно по номеру телефона. Также разово система запросит адрес электронной почты. А если не запросила — сами укажите e-mail в настройках профиля.

Электронные чеки автоматически попадают на хранение в оба сервиса. Для этого важно называть продавцу именно тот номер телефона, по которому вы заходите в сервисы. Или адрес почты, который привязан к сервисам. В списке чеков можно найти даже те кассовые документы, которые получали до первого входа в систему.

В сервисах удобно искать чеки по дате расчета. В приложении «Мои чеки онлайн» можно искать чеки по продавцам.

Пример списка с чеками в компьютерной версии сервиса «Мои чеки онлайн»

Как распечатать чеки из приложений

Чтобы распечатать документ из сервиса «Мои чеки онлайн», кликните на нужный чек, и он появится на экране. Далее нажмите на оранжевый знак в верхнем левом углу чека, чтобы скачать документ. Он сохранится в формате .jpg, и тогда его уже можете распечатать.

Из мобильного приложения «Проверка чеков ФНС России» чек можно сохранить в формате .jpg в фотогалерею, откуда уже сможете направить документ на распечатку.

Пример чека, который открыли для скачивания из сервиса «Мои чеки онлайн»

Что делать, если работник не хочет называть номер телефона или e-mail при покупке

ФНС разрешила хранить без дублирования на бумаге не только электронные чеки, но и скан-образы кассового чека с хорошо читаемым QR-кодом. При условии, что такой чек можно найти в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России». Правда, что именно понимать под скан-образами, в письме не разъясняется. На практике есть такие способы оцифровать бумажный чек:

• Внедрить внутри организации кадровый электронный документооборот, например, как КЭДО от СБИС, когда сотрудники оформляют и сдают авансовый отчет в электронной форме. Прикладывают к нему сканы первички, в том числе электронные образы бумажных ККТ-чеков. Можно даже в виде фото. И все бумаги подписываются электронной подписью.
• Отсканировать чек по QR-коду в приложении «Проверка чеков ФНС России» или «Мои чеки онлайн». Итог — чек попадет в базы указанных сервисов и хранится там.
• Найти и скачать чек через сервис СБИС по проверке чеков.

Задача бухгалтера — проверить, что чек, который сотрудник отразил в авансовом отчете, существует. Проверять чеки нужно через мобильное приложение (МП) «Проверка чеков ФНС России». Для этого:

1. Авторизуйтесь в МП «Проверка чеков ФНС России». Целесообразно завести для этого специальный номер телефона или электронный адрес, который будет использовать вся бухгалтерия только для проверки чеков.
2. Отсканируйте в мобильном приложении QR-код из распечатки чека, которую принес подотчетник. Другой способ — вводить реквизиты вручную, но это займет больше времени. Такой способ подойдет, если сканер не распознает смазанный или плохо пропечатанный QR-код. Либо попросите подотчетника сделать новую распечатку.

Страница для сканирования QR-кода в МП «Проверка чеков ФНС России»

1. Проконтролируйте, что после сканирования кода чек появился в списке чеков (раздел «Мои чеки»). Это означает, что проверка прошла успешна. Наличие чека в аккаунте сервиса подтверждает, что бухгалтер выполнил свою обязанность: найти и получить кассовый чек в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России».

   Если при сканировании получили статус «Чек некорректен», направьте сообщение в ФНС о нарушении. Сделать это можно прямо из приложения, по кнопке «Написать жалобу».

2. Решите, будете ли хранить распечатки чеков. Если вы уверены, что сможете идентифицировать чек в аккаунте сервиса без распечатки (по номеру / дате / сумме чека), оставлять распечатку бессмысленно. Тогда достаточно авансового отчета как для бухгалтерского, так и для налогового учета.

Что обязательно должен содержать электронный чек

Электронный чек, как и бумажный, должен содержать все обязательные реквизиты по Закону 54-ФЗ.

Дополнительно в е-чеке указываются:

• абонентский номер или e-mail покупателя;
• e-mail продавца.