Каждый работодатель должен вести кадровые документы, которые регулируют его взаимоотношения с наёмными работниками. Это не только трудовые договоры и книжки, но и локальные, то есть внутренние акты.
Один из таких актов называется штатным расписанием. В нём перечисляются должности работников, количество единиц по каждой из них, оклад и другие данные. Узнайте, как правильно оформить штатное расписание, ведь этот документ нужен каждому работодателю.
Можно ли отказаться от штатного расписания
В Трудовом кодексе нет прямой нормы, которая обязывала бы работодателя оформить штатное расписание. Но в статье 57 ТК РФ, где перечислены обязательные условия договора с работником, указано, что трудовая функция (работа по должности) должна соответствовать штатному расписанию. Получается, что без этого документа нельзя вписать в трудовой договор, на какую должность принят работник.
Штатное расписание требуется даже микропредприятиям, которые заключают с сотрудниками типовые трудовые договоры. Ведь такой договор позволяет отказаться только от некоторых локальных актов, например, положения о защите персональных данных.
Таким образом, вести штатное расписание должен каждый работодатель, отказаться от этого документа нельзя.
Какая информация должна быть в штатном расписании
Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.
В этом документе нет личных персональных данных работников, которые занимают или занимали конкретные должности. По сути, штатное расписание – это просто перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить.
Когда именно составлять штатное расписание? Учитывая, что никаких норм по этому вопросу не установлено, можно ориентироваться на дату заключения первого договора с работником. Но и оформить его более ранней датой тоже не запрещено. Главное, чтобы к моменту заключения трудового договора соответствующая должность уже была вписана в штатное расписание.
Кроме того, надо издать внутренний приказ, которым утверждается штатное расписание. В приказе указывают реквизиты документа, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.
По какой форме заполнять штатное расписание
С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.
Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.
Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2023 года, составленного по форме Т-3.
Как заполнить форму Т-3
Унифицированная форма Т-3 представляет собой таблицу, в которой 10 колонок. Заполнять её надо в соответствии с требованиями постановления Госкомстата.
Штатное расписание 2023 года (скачать бланк Т-3 для заполнения)
Как правильно оформить штатное расписание на 2023 год, заполненное по новым правилам? Если говорить об унифицированной форме Т-3, то с момента публикации постановления Госкомстата ничего нового в порядок заполнения не вносилось.
В шапке документа указывают:
- название организации или имя ИП-работодателя;
- код по ОКПО;
- номер документа и дату его составления;
- период действия (обычно до одного года);
- реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
- общее количество штатных единиц.
В первых двух колонках указывают название структурного подразделения и его код. Никаких рекомендаций по классификации подразделений нет. Это могут быть отделы, администрации, сектора, филиалы и др. Код обычно отражает подчинённость подразделений. Например, дирекции или администрации, как правило, присваивают код 01.
В третьей колонке прописывают название должности, специальности, профессии. Ориентироваться при этом можно на следующие документы:
- общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);
- общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
- профессиональные стандарты.
Далее по каждой должности указывают количество штатных единиц, которое может быть и неполным (0,25; 0,5; 0,75). Если в организации установлены тарифные ставки (оклады), то они прописываются в рублях за один месяц.
https://www.youtube.com/watch?v=-y5USWenHjU\u0026pp=ygVK0KHQutC-0LvRjNC60L4g0LvQtdGCINGF0YDQsNC90LjRgtGB0Y8g0YjRgtCw0YLQvdC-0LUg0YDQsNGB0L_QuNGB0LDQvdC40LU%3D
Обратите внимание: статья 22 ТК РФ устанавливает, что оплата за равный труд должна быть равной. Это значит, что оклад по одной и той же должности у разных работников не должен отличаться.
Не всегда в штатном расписании можно отразить заработную плату в фиксированной сумме.
Например, оплата может быть сдельной, зависеть от процента в выручке или прибыли, от коэффициента трудового участия или распределения.
В таком случае в столбце «Примечание» надо сделать отсылку на локальный акт об оплате труда. Если зарплата определяется таким образом (то есть не в рублевом исчислении в месяц), то колонка 9 не заполняется.
В столбцах 6-8 указывают дополнительные выплаты – надбавки, премии, доплаты. Конечно, при условии, что они предусмотрены на предприятии.
Изменения в штатное расписание вносят по необходимости. Например, для введения нового структурного подразделения или добавления штатных единиц. Изменения в расписание, которые вызваны сокращением штата или внесением в трудовые договоры новых условий, должны вводиться не ранее, чем через два месяца после соответствующего приказа.
Штатное расписание на 2023 год подписывается руководителем кадровой службы (или другим уполномоченным на это лицом) и главным бухгалтером.
| Скачать форму штатного расписания (образец заполнения) |
Кто имеет доступ к штатному расписанию
Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.
Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.
27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей.
В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.
Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.
Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».
Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.
Расчёт зарплаты и кадровый учёт
Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Штатное расписание и приказы — где должны хранится в организации
Кадровое делопроизводство – необходимый элемент деятельности практически любой организации. Одним из ключевых документов в нем выступает штатное расписание (ШР). Оно представляет собой полный перечень всех имеющихся на предприятии должностей, количества сотрудников, а также размер окладов, установленных в соответствии с локальными актами.
На практике штатное расписание отражает кадровую структуру организации, является документом учета и непосредственно используется в работе сотрудниками кадровых служб и бухгалтерией.
Где хранится штатное расписание
Штатное расписание – локальный акт, издаваемый в организации в целях оптимизации ведения кадрового учета. Среди кадровиков и бухгалтеров иногда возникает ошибочное мнение, что этот документ является приказом по основной деятельности. Однако это совершенно не так. Штатное расписание является приложением к приказу об его утверждении.
На сегодняшний момент нет обязательной формы этого документа. На практике это означает, что организации вправе составлять ШР в том виде, в котором им наиболее это удобно для работы.
https://www.youtube.com/watch?v=-y5USWenHjU\u0026pp=YAHIAQE%3D
Однако ранее использовалась общеобязательная унифицированная форма Т-3, основные разделы которой применяются при составлении расписания предприятиями и сейчас. В целом, форма Т-3 на сегодняшний день существует как «рекомендованная» к использованию.
Государственные учреждения, где требования к документообороту наиболее жесткие, при составлении локальных актов используют унифицированную форму.
Обычно составленное расписание хранится в форме бумажного документа. Целесообразно на предприятии иметь два его экземпляра. Как правило, один из них находится в отделе кадров, а второй – в распоряжении кадровой службы.
Кроме этого, локальный акт может храниться в электронном виде на компьютерах сотрудников, которые используют его в своей непосредственной работе.
В какой папке хранится штатное расписание в организации, также приказы к нему
Делопроизводство на предприятии должно осуществляться на предприятии в соответствии с определенными правилами.
Так, правильное хранение документации обеспечивает слаженность работы сотрудников организации. Однако немаловажным обстоятельством является и то, что документы должны быть в порядке для контролирующих организаций, которые периодически осуществляют проверки тех или иных предприятий.
На практике не имеет принципиального значения, где хранить данный акт. Для проверяющих органов основным условием является его наличие, правильность заполнения, а также сохранность.
- Так, если организация небольшая, а число сотрудников не превышает 15-20 человек, то вполне можно оформить специальную папку «Кадровые документы», где в отдельном файле будут храниться все необходимые документы, к примеру, учетные карточки на каждого сотрудника и приказы, относящиеся к ним.
- Данный акт и приказы, которые относятся ко всем сотрудникам, необходимо хранить в отдельном файле.
- Кроме этого, к папке необходимо завести специальный журнал, в котором будут регистрироваться все кадровые приказы по организации.
Важно! Трудовые книжки сотрудников необходимо хранить отдельно от всех кадровых документов, обеспечив высокую степень их сохранности.
Штатное расписание, являясь самостоятельно утверждаемым актом организации, может быть изменено по необходимости в любое время.
По сложившейся практике ШР периодически меняют, утверждая новое каждый год. При этом следует отметить, что без необходимости это не обязательная процедура. Кроме этого, небольшие изменения могут и вовсе не требовать его замены, а вносятся в уже имеющийся документ на основании соответствующего приказа.
При этом даже небольшие корректировки должны найти свое отражение в документах кадрового учета. Так, к примеру, при изменении наименования той или иной должности соответствующие записи вносятся в трудовую книжку работника.
Как правило, в самом документе указывается срок, в течение которого он действует. Если же последний не прописан, ШР считается утвержденным на неограниченное время.
В этой связи многих кадровых работников интересует вопрос относительно того, сколько же нужно хранить данный документ в организации.
Так, действующие на сегодняшний момент правила определяют, что организации, которые разработали и утвердили ШР, должны хранить его постоянно, то есть все время существования данной структуры. Если же оно было разработано другой организацией (такая ситуация, к примеру, может возникнуть при реорганизации), то его необходимо хранить не менее 3 лет.
Кроме этого, предусмотрены определенные сроки хранения и для иных документов, которые имеют отношение к штатному расписанию.
Разберем подробно:
- проекты и заключения по ШР – 5 лет;
- официальная переписка, связанная с процедурой разработки данного локального акта – 3 года;
- штатные расстановки (списки сотрудников, содержащих их личные данные) – 75 лет.
Справка! За несоблюдение требований по срокам хранения рассматриваемого документа предусмотрено административное наказание в форме штрафов для должностных лиц и организаций.
https://www.youtube.com/watch?v=QjeEZSGHDwc\u0026pp=ygVK0KHQutC-0LvRjNC60L4g0LvQtdGCINGF0YDQsNC90LjRgtGB0Y8g0YjRgtCw0YLQvdC-0LUg0YDQsNGB0L_QuNGB0LDQvdC40LU%3D
После того, как срок хранения ШР и документов, связанных с ним, истекает, бумаги должны быть уничтожены в соответствии с утвержденными правилами.
Что такое штатное расписание
Штатное расписание является локальным актом организации. Оно представляет собой особый документ, в котором отображается штатная структура предприятия. Так, здесь указывается перечень должностей, их количество, размер окладной части, а также имеющиеся надбавки.
Как правило, штатное расписание составляется еще до начала фактической хозяйственной деятельности организации, однако действующее законодательство не устанавливает конкретные сроки для этого, равно как и обязательное наличие данного документа.
ШР используется в работе сотрудниками бухгалтерии и кадровой службы, а также предоставляется контролирующим органам при осуществлении последними проверок финансовой деятельности предприятия и надзора за соблюдением трудового законодательства.
Как выглядит и какие пункты должно содержать
Штатное расписание представляет собой документ на бумажном носителе. До 2014 года существовала унифицированная форма № Т-3, которая использовалась для его оформления.
На сегодняшний момент унифицированные формы перестали быть общеобязательными, однако их применение носит рекомендательный характер. На практике подавляющее большинство хозяйствующих субъектов формируют штатное расписание по форме № Т-3, при этом внося в нее изменения, исходя из собственных потребностей.
Так, само по себе ШР, по большей части, представляет собой таблицу, в каждой графе которой содержится необходимая информация:
- название структурных подразделений;
- должности и квалификации;
- количество единиц на конкретной должности в штате;
- тарифная ставка (оклад и проч.);
- надбавки;
- общий размер заработной платы в месяц;
- иная информация.
Как правило, ШР подписывается главным бухгалтером и руководителем кадровой службы.
Для чего необходимо составлять расписание
Данный важный документ применяется для оформления кадрового состава и структуры организации. Оно используется как сотрудниками отдела кадров, так и бухгалтерами.
На практике расписание выполняют следующие функции:
- выражает организационную структуру предприятия;
- закрепляет необходимую численность работников по каждой профессии;
- помогает формировать зарплатный фонд;
- устанавливает надбавки к должностному окладу;
- позволяет более конструктивно взаимодействовать с центрами занятости и кадровыми агентствами по вопросам поиска персонала на имеющиеся вакантные должности.
Кто составляет и хранит документ
В действующих правилах, устанавливающих порядок делопроизводства в организациях, нет конкретных указаний на то, какой сотрудник должен заниматься составлением данного документа.
В этой связи данной работой занимаются те из них, которые имеют достаточный уровень квалификации. Как правило, это кадровые работники или сотрудники бухгалтерии. Иногда к работе привлекают юристов и начальников тех или иных структурных подразделений.
На крупных предприятиях, где работает большое количество сотрудников, штатное расписание составляется с привлечением нескольких профильных специалистов.
Важно! Утверждается штатное расписание руководителем организации.
На сегодняшний день ни в одном нормативном акте, регулирующем отношения между работником и работодателем, нет указаний на обязательность наличия рассматриваемого акта. Кроме этого, ранее обязательная унифицированная форма Т-3 с 2013 года стала рекомендуемой к использованию.
Таким образом, ответить на вопрос об обязанности организации утверждать ШР однозначно невозможно. По сути, отсутствие данного документа не является каким-либо нарушением законодательства о труде.
https://www.youtube.com/watch?v=QjeEZSGHDwc\u0026t=18s
Периодически контролирующие органы налагают весьма серьезные штрафы на юридические лица (до 50 тысяч рублей) за отсутствие данного документа. Однако данные постановления легко могут быть обжалованы в судебных органах.
Однако в Трудовом кодексе РФ имеются упоминания о рассматриваемой форме. Так, ст. 57 ТК РФ определяет понятие трудовой функции, являющейся существенным условием договора между работником и работодателем, в числе которой и непосредственная работа в соответствии со штатным расписанием.
Кроме этого, нередко контролирующие органы, в числе которых ФНС, ФСС и ПФР, требуют предоставлять документы, относящиеся к кадровому учету, поскольку в них может содержаться информация, имеющая значение для налогообложения и начисления страховых взносов. Этим документом, в первую очередь, может являться именно штатное расписание.
Таким образом, наличие ШР в организации является не обязательным, однако рекомендуемым.
Как происходит изменение штатного расписания
Нередко руководители организаций сталкиваются с необходимостью внесения изменений в штатное расписание. Если они не предполагают крупных перемен в кадровой структуре, то достаточно лишь издать соответствующий приказ, не изменяя исходное ШР.
Работодатель вправе вносить неограниченное количество правок в текущий документ.
Внимание! Если изменения непосредственно не оказывают непосредственного влияния на положение сотрудников, то необходимости в их уведомлении нет. Естественно, это не касается ситуаций, связанных с изменением размера заработной платы.
Если же предполагаются серьезные изменения, то в этом случае может возникнуть необходимость утверждения нового штатного расписания.
Штатное расписание является актом, определяющим кадровую структуру организации. Хранить его можно вместе с остальными кадровыми документами, обеспечив ему достаточную меру сохранности.
Штатное расписание организации: срок и место хранения!
В ходе финансово-хозяйственной деятельности организации оформляется множество нормативно-правовых и локальных документов, одни из которых отражают основной вид деятельности, другие позволяют вести кадровое делопроизводство.
Для структуризации кадрового состава, оптимизации использования трудовых ресурсов и разделения трудовых функций обоснованно разрабатывать, утверждать и оформлять такой локальный документ как штатное расписание. Можно воспользоваться унифицированной формой Т-3, в противном случае есть возможность и право разработать форму самостоятельно.
Скрыть содержание
Как и где хранится?
В архиве
По истечение нескольких месяцев, кварталов, лет у работодателя возникает потребность организовать архив для хранения, комплектования и учета архивных документов.
Штатное расписание на бумажном носителе зачастую хранится в металлическом сейфе или закрывающихся на ключ шкафах. В крупных организациях, государственных учреждениях оборудованы для этих целей специальные помещения с замками и сигнализацией.
В организации
Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Документ, отражающий структуру и состав работодателя, утверждается приказом по основной деятельности, являясь его приложением, и закрепляется подписью руководителя или уполномоченного лица.
Приказ об утверждении и штатное расписание в оригинальном виде должны храниться в папке «Приказы по основному виду деятельности». Кадровая служба предприятия считает своей прерогативой хранить оригинал.
Чёткого регламента в этом вопросе нет. Предполагается индивидуальный подход для каждой организации, в зависимости от объема работы, распределения ответственности между отделами и количества подразделений (как отразить подразделения и их коды в штатном расписании?).
Сколько лет хранится?
Срок в архиве
Федеральное архивное агентство (Росархив) устанавливает и контролирует временные рамки хранения различных документов. Штатное расписание не является исключением из этих правил.
https://www.youtube.com/watch?v=QjeEZSGHDwc\u0026pp=YAHIAQE%3D
По регламенту вышеуказанной инстанции штатные расписания, изменения к ним должны находиться в сохранности по месту разработки и/или утверждения постоянно, то есть бессрочно, а в других организациях три года (каков срок действия штатного расписания?). Срок хранения приказов, связанных с личным списочным составом сотрудников, необходимо держать в архиве не менее 75 лет с момента наступления события, которое они оформляют.
Предусматривается оформление такого документа как выписка из штатного расписания, она предоставляется по месту требования и отражает основные положения первичного документа в разрезе тех разделов, которые интересуют.
Срок в организации
Вопрос о том, сколько лет штатное расписание должно храниться в организации актуален как для предприятий и индивидуальных предпринимателей с небольшой численностью сотрудников, так и для крупных организаций. Несмотря на минимальные обороты, документооборот обеспечить необходимо, так же, как и вести бухгалтерский и кадровый учёт.
В течение отчетного периода составляется и при необходимости изменяется штатное расписание, а по истечении сроков, установленным разработанным графиком, подшивается и сдается в архив.
График разрабатывается ответственными лицами: начальниками отделов, подразделений, департаментов, а утверждается руководителем организации.
При передаче дел необходимо личное присутствие принимающей и сдающей стороны.
В пределах сроков хранения штатного расписания в организации она должна обеспечить выдачу копии документа лицам, которые имеют право на получение, в том числе участникам общества с ограниченной ответственностью.
Штрафы
При проверке государственные органы вправе затребовать документы, по которым не истёк срок хранения. При их отсутствии в связи с уничтожением или при отказе предоставлять требуемое, ответственные лица понесут наказание в виде штрафа:
- В отношение должностного лица в размере 300-500 рублей за нарушение норм хранения архивных документов; ст. 13.25 КоАП РФ.
- В размере 2000 – 4000 рублей для должностных лиц за непредставление документов, а в следствие этого за препятствие ходу проверки по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ.
- От 300 до 500 рублей с физических лиц и от 3000 до 5000 рублей с юридических за непредставление информации; ст. 19.7 КоАП РФ.
Зачем нужны документы?
Соблюдать сохранность документа необходимо и для того, чтобы при возникших судебных разбирательствах в части споров о назначении пенсии, об увольнении работника по инициативе работодателя в связи с сокращением численности или штата работников, иметь веское доказательство. Когда штатное расписание утеряно, целесообразно принять меры по его восстановлению.
О том, обязательно ли составлять штатное расписание и зачем оно нужно, мы писали тут.
Приказ
Министерство культуры Российской Федерации регламентирует сроки хранения своим приказом от 25 августа 2010 года № 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”.
Справка. Штатное расписание хранится бессрочно.
Необходимо обращать внимание на периодичность обновления расписания, так как оно может быть бессрочным и неизменным, что встречается редко, или утверждённым на какой-либо срок, а значит, требуется его постоянное обновление.
Срок хранения штатного расписания
Какой срок хранения штатного расписания в организации установлен законом? Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы.
В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки.
О сроке хранения штатного расписания поговорим в статье.
Нужный документ
Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.
Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то какой срок хранения штатного расписания в архиве?
Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).
Вопрос о сроке хранения штатного расписания организации волей-неволей интересует кадровиков. Ведь рано или поздно документ потеряет актуальность, и придется задуматься о его передаче в архив.
Какой же срок хранения штатного расписания в организациях РФ? Зависит ли он от принадлежности компании к коммерческому или бюджетному сектору? Расскажем об этом подробно.
Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.
Срок для бюджетников
Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание для коммерческих организаций, то и вопрос про срок хранения штатного расписания медицинской организации, занимающейся, к примеру, исключительно предпринимательской деятельностью, теряет смысл. Что не обязательно разрабатывать и утверждать, не нужно и хранить.
Совершенно иначе обстоят дела с бюджетными учреждениями. В соответствии с законодательством штатные расписания имеют постоянный срок хранения (подп. «а» ст. 71 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Таким образом, срок хранения штатного расписания – 75 лет.
Также требуют хранения и проекты штатных расписаний, которые составляют крупные организации по своим структурным подразделениям. Такие документы должны храниться 5 лет (ст. 72 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Переписка по разработке и изменению штатных расписаний подлежит хранению в течение 3 лет ст. 73 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Поэтому срок хранения штатного расписания в школе или другом бюджетном учреждении максимально высокий – 75 лет.
Штатное расписание в вопросах и ответах
Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов.
Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье.
В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.
Для чего нужно штатное расписание?
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г.
№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом.
Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.
Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:
- позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
- закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
- позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
- устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
- облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.
Обязательно ли наличие штатного расписания?
На данный момент существуют две точки зрения относительно обязанности работодателя по ведению штатного расписания.
https://www.youtube.com/watch?v=V9HVmdzuGO4\u0026pp=ygVK0KHQutC-0LvRjNC60L4g0LvQtdGCINGF0YDQsNC90LjRgtGB0Y8g0YjRgtCw0YLQvdC-0LUg0YDQsNGB0L_QuNGB0LDQvdC40LU%3D
Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст.
15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст.
57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.
Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3).
Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69). В частности, в п. 3.
1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.
Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов1. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях2.
Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г.
по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля.
То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».
Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб.
, а организация – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.
Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?
После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос – кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?
Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.
Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже – работники юридической службы.
В крупных компаниях – планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы.
Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.
Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.
Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.
С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.
В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает следующий вопрос:
С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?
Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.
Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?
Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.
Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.
Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).
Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода.
Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант.
Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.
Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10. Разберем заполнение унифицированной формы № Т-3, уделив внимание каждой графе.
В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).
Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений.
Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.
), затем – производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения (административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).
В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации.
Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02.
Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.
В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.
В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:
- Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);