Принятие на хранение документов

Принятие документов на хранение осуществляется нотариусом по просьбе заинтересованного физического или юридического лица.

При приеме документов на хранение составляется опись документов, один экземпляр которой остается у нотариуса, другой выдается лицу, сдавшему документы на хранение.

Без описи по просьбе лица нотариус может принять документы, если они упакованы надлежащим образом (упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы). В таких случаях нотариус несет ответственность за сохранность упаковки.

Расширенная информация и консультация в разделе «Советы нотариуса»

Принятие на хранение документов Принятие на хранение документов Принятие на хранение документов Принятие на хранение документов Принятие на хранение документов Принятие на хранение документов Принятие на хранение документов Принятие на хранение документов Принятие на хранение документов

Смотреть все актуальные новости

Произошла ошибка повторите попытку позже.

Функционал находится в разработке, покупка журналов будет доступна в ближайшее время.

Федеральная нотариальная палата (ФНП) – это некоммерческая организация, основанная на принципах самоуправления, саморегулирования и самофинансирования.

Она объединяет всех нотариусов России посредством обязательного коллективного членства в ней нотариальных палат субъектов РФ.

Нотариальные палаты субъектов РФ в свою очередь основаны на обязательном членстве в них всех нотариусов, занимающихся частной практикой на территории того или иного региона.

ФНП осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации о нотариате, Федеральным законом «О некоммерческих организациях», другими правовыми актами органов государственной власти, международными договорами, Уставом ФНП, а также Профессиональным кодексом нотариусов Российской Федерации. При этом Палата обладает всеми правами юридического лица с полной финансово-хозяйственной самостоятельностью и аппаратом, позволяющим эффективно реализовывать возложенные на нее законодательством и Уставом функции по организации нотариальной деятельности, контрольные полномочия и представлять интересы нотариального сообщества в органах государственной власти.

На данный момент Федеральная нотариальная палата объединяет 88 нотариальных палат субъектов Российской Федерации.

Порядок принятия на хранение документов

Нотариальное действие по принятию на хранение документов предусмотрено ст. 97-98 Основ о нотариате. На сегодняшний день правом принимать документы на хранение обладают исключительно нотариусы. Ранее совершать это действие также имели право консульские должностные лица, но затем был принят и введен в действие Консульский устав РФ, не предполагающий такого права.

Особенности принятия документов на хранение

В Основах о нотариате не раскрывается определение документов, хотя действие имеет к ним непосредственное отношение. Ввиду этого для присвоения статуса информации в задокументированном виде нотариусы используют положения ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

Замечание 1

Руководствуясь данными положениями, документом можно называть информацию с реквизитами, которая содержится на материальном носителе таким образом, чтобы ее было можно идентифицировать.

На хранение может быть принят документ на любом физическом носителе. Электронная документация не имеет материального носителя, она не может быть принятой на хранение. В данный момент в нотариальном деле никак не регулируется порядок принятия и хранения документов в электронном виде.

Опись принимаемых документов

В соответствие с принятыми нормами, принятие документов на хранение нотариусом сопровождается описью, она составляется в двух экземплярах – для лица, сдавшего документы, и второй экземпляр, который остается у нотариуса. Нормативно-правовой порядок регулирует оформление описи, по принятым нормам и правилам она должна включать в себя:

  • Данные нотариуса – ФИО, полное название нотариальной конторы или нотариального округа, к которому данный специалист относится;
  • Данные о стороне, передающей документы на хранение;
  • Название документа с обязательным упоминанием вида – оригинал или копия, присвоенный номер, даты составления и выдачи;
  • Название организация, которая выдала документ, или иной источник, который будет полезен для идентификации;
  • Краткое содержание документа;
  • Обязательно упоминается физическое состояние документа с перечислением всех имеющихся повреждений – ветхости, оборванных фрагментов, клякс и прочих помарок, отсутствующих частях текста.

Должностное лицо обязуется вернуть документ в том же виде, в каком он был принят, описание физического состояния документа имеет огромное значение для обеспечения сохранности в нотариальной практике.

Нотариус подписывает оба экземпляра, то же самое делает и человек, который передает документы на хранение.

На практике подпись нотариуса часто дополнительно заверяют его печатью без изображения Государственного герба РФ.

Также предусмотрено хранение без описи, нотариус может принять документ, не составляя опись, если это соответствует желанию человека, передающего документ.

При этом в Основах о нотариате нет четкой формулировки о том, в каком виде должна быть выражена просьба принять документ без описи.

Для того, чтобы избежать проблем и обезопасить свою деятельность, на практике данную просьбу всегда оформляют в письменной форме.

Замечание 2

Еще одним обязательным условием приема на хранение без описи является упаковка, она осуществляется определенным образом. После надлежащей упаковки целостность пакета подтверждается печатью нотариуса, ставятся подписи нотариуса и лица, сдавшего упаковку.

Для того, чтобы принять на хранение документы с описью, нотариус помещает их в персональный пакет.

Целостность и сохранность пакета в данном случае подтверждается только печатью и подписью нотариуса, подпись сдавшего на хранение лица по правилам не требуется.

Если же нотариус принимает на хранение без описи, то использование отдельного пакета, заверение печатью и подписью выполняется по усмотрению нотариуса.

После получения документов с описью нотариус отвечает за их сохранность, при хранении без описи работают другие условия. Если документы сдаются без описи, то нотариус будет ответственным исключительно за сохранность и целостность упаковки с документами.

Подтверждением сдачи документов и обязательным условием для того, чтобы получить их, является свидетельство о принятии документов, оно оформляется по форме, утвержденной Минюстом РФ. По правилам делопроизводства один экземпляр данного свидетельства прилагается в нотариальное дело.

Принятие на хранение документов

Рисунок 1. Свидетельство, подтверждающее принятие документов на хранение

Документы будут храниться до окончания обозначенного срока либо выдаются по запросу ранее истечения этого срока. Для того, чтобы получить документы, требуется заявление от лица, которое оставило их на хранение, или вступившее в силу судебное решение.

Нотариус вправе выдать документы:

  • Лицу, сдавшему на хранение;
  • Уполномоченному представителю вышеупомянутого лица;
  • Лицу, указанному во вступившем в силу судебном решении.

Замечание 4

Если документы были приняты на хранение без упаковки, то нотариус имеет право выдать их сдавшему на хранение лицу или его уполномоченному представителю при условии наличия свидетельства о принятии на хранение и описи.

Если документы изымаются из хранения в соответствии с решением суда, то предоставления свидетельства и описи не требуется, единственное обязательное условие получения – копия судебного решения, которое уже вступило в законную силу.

Нотариальные процедуры перед принятием документов

Перед тем, как выдать хранившиеся документы, нотариус должен соблюсти ряд процедур. Необходимой мерой является сверка предъявленного свидетельства и описи со вторыми экземплярами, хранящимися в нотариальном деле. Если же выдача производится в соответствии с решением суда, то происходит сверка материалов нотариального дела с информацией, содержащейся в копии судебного решения.

Замечание 5

Документы могут быть выданы только при отсутствии расхождений в представленной информации, при отсутствии сомнений у нотариуса в отношении полномочий заявителя.

Подтверждением получения документов является расписка, данная мера предусмотрена с. 94 Правил нотариального делопроизводства, предусмотрена форма расписки о получении документов от нотариуса. Расписка о получении должна быть предоставлена нотариусу и сохранена в нотариальном деле.

Принятие на хранение документов

Рисунок 2. Расписка о принятии документов на хранение

Принятие на хранение документов

Принятие на хранение документов нотариусом – способ обеспечить сохранность особо ценных документов. В современных условиях большинство документов хранятся в электронных базах данных, потому хранить уставные документы предприятия как особо ценные смысла всё меньше. Однако есть немало других документов, которые есть смысл передать под ответственность нотариуса:

Принятие на хранение документов

  • Различные свидетельства и письменные вещественные доказательства, за целостность и безопасность которых есть основания опасаться. В частности, это могут быть долговые расписки, оригиналы договоров и прочие бумаги.
  • Документы, представляющие интеллектуальную собственность и другие.

Что можно сдать на хранение под ответственность нотариуса?

Нотариус ведет прием исключительно документов, то есть материальных носителей, соответствующих законодательству, а именно – закону № 77-ФЗ от 23.11.1994 г и в соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате (от 1993 года). Потому возможна передача нотариусу таких документов:

  • Текстовые документы на бумажном носителе.
  • Аудиозаписи на различных носителях, как аналоговых, так и цифровых.
  • Графические изображения на бумажных, аналоговых или цифровых носителях. Это могут быть фотографии, рисунки, фотопленка и т.п.
  • Видеозаписи на различных носителях.

При этом нельзя сдать нотариусу на хранение печать предприятия, деньги, ценные бумаги и прочие предметы, которые не подпадают под определение «документа». Если требуется принятие на ответственное хранение подобных предметов, следует обратиться в банк и воспользоваться услугой депозитной ячейки. Большинство банков Москвы

Как происходит передача документов на ответственное хранение нотариусом?

Документы могут подаваться в запакованном или открытом виде. Если документы подаются открыто, процедура выглядит так:

  • Клиент осуществляет передачу бумаг нотариусу, личность человека устанавливается, как и его право действовать от имени юридического лица (если в этом есть необходимость).
  • В присутствии заинтересованных лиц нотариус составляет подробную опись всех документов. В эту опись включается название, реквизиты, описание состояния и прочие параметры, позволяющие идентифицировать документы.
  • Далее в присутствии тех же лиц документы запечатываются и скрепляются печатью нотариуса, а также подписями присутствующих.
  • Клиенту выдается свидетельство, подтверждающее факт принятия пакета на хранение, где указывается срок хранения и прикладывается опись.
Читайте также:  Криптовалюта ценная бумага

Если документы упакованы, составляется только опись пакета. Подобные услуги в Москве чаще всего используются юридическим лицами для обеспечения правовой безопасности в ходе различных хозяйственных споров при наличии внутренних конфликтов на предприятии.

Вам может быть интересно:

Принятие на хранение документов

Основы законодательства Российской Федерации наделяют нотариусов правом принимать документы по описи с целью их хранения.

Это нотариальное действие совершается по просьбе юридического или физического лица. Для хранения документов нотариальная контора должна иметь специально обустроенное хранилище.

Его основным назначением является обеспечение сохранности материалов в течение долгого времени.

Процедура принятия документов на хранение

Составляется опись документов, которая представляет собой подробное описание принятых бумаг: их наименование и вещественное состояние. Один экземпляр остается в нотариальной конторе, а второй выдается лицу, сдавшему документы на хранение. Оба экземпляра подписываются нотариусом и владельцем документов. Нотариусы Москвы хранят второй экземпляр свидетельства в деле.

Принятые по описи документы нотариус помещает на хранение в сейф, предварительно сложив их в отдельный пакет. Он опечатывается и подписывается нотариусом лично. Нотариус ответственен за сохранность документов. Он обязан вернуть их лицу в том виде, в котором документы были отданы на хранение.

Нотариус обязан выдать свидетельство сдавшему на хранение документы лицу. По его просьбе свидетельство о совершении нотариального действия может сопровождаться выдачей описи документов в тех случаях, когда их сдали в неупакованном виде.

В свидетельстве в обязательном порядке указывают следующие реквизиты: место и дату его выдачи, название нотариальной конторы либо ФИО нотариуса, который выдал такое свидетельство; ФИО лица, выразившего просьбу совершить данное нотариальное действие.

Перечень документов не включается в свидетельство, так как он содержится в описи документов, прилагаемой к нему.

Нотариус имеет право принять документы без составления описи в том случае, если они надлежащим образом упакованы. Сама упаковка скрепляется нотариальной печатью, подписывается лично нотариусом и сдавшим на хранение документы лицом.

После этого нотариус принимает на себя ответственность за целостность упаковки.

В свою очередь, такие упакованные документы нотариус помещает в другой пакет, который также скрепляется нотариальной печатью с личной подписью нотариуса и лица, сдавшего на хранение документы.

Срок хранения оговаривается в заявлении лица и нотариальном свидетельстве. Нотариус ответственен за сохранность документов в течение этого периода времени.

Гражданин, сдавший на хранение документы лицо другое лицо (требуется доверенность) имеет право получить их раньше заявленного срока. При этом нужно предъявить свидетельство и опись документов.

Документы, принятые на хранение, могут быть возвращены согласно решению суда. В этом случае документы выдаются лицу, которое указано в постановлении суда.

Прием на хранение документов

Главная Услуги Прием на хранение документов

          Принятие на хра­нение документов отнесено к числу нотариальных действий. Нотариус принимает на хранение документы по просьбе граждан и юридических лиц в соответствии с требованием, закрепленным в ч. 1 ст. 97 Основ законодательства о нотариате.

          Нотариус обязан принимать любые документы: и выданные различными организациями (например, об образовании, о работе, о регистрации актов гражданского состояния, о награждении и т.п.), и исходящие от граждан (например, письма, рукописи, чертежи, рисунки и т.п.).Секретные документы на хранение нотариусом не принимаются.

          При принятии на хранение документов составляется опись принимаемых на хранение документов, которая представ­ляет собой подробное описание документов, включая не только их наименование, но и физическое состояние, поскольку нота­риус несет ответственность за сохранность документов и дол­жен их вернуть в том же виде, в каком принял. Опись составля­ется нотариусом в двух экземплярах, один из которых остается в делах нотариальной конторы, а второй выдается на руки лицу, сдавшему документы на хранение нотариусу. Оба экземпляра описи подписываются не только нотариусом, но и лицом, сдав­шим их на хранение.

          Нотариус, принимающий документы на хранение, должен иметь специальное хранилище, обеспечивающее сохранность документов

          Принятые на хранение документы нотариус складывает в от­дельный пакет, который опечатывается и подписывается нота­риусом, после этого пакет помещается на хранение в сейф. Документы могут быть приняты нотариусом без составления описи, если они упакованы надлежащим образом.

Упаковка, в которую помещаются документы, подписывается лицом, их сдав­шим, нотариусом и скрепляется печатью нотариуса. В таком случае нотариус несет ответственность за сохранность упаков­ки, поэтому упакованные документы помещаются нотариусом в другой пакет, который также опечатывается, скрепляется печа­тью и подписью нотариуса.

Опечатанные документы хранятся в Сейфах до востребования их сдавшим лицом.

          В случае если лица сдавшие на хранение документы изъявят желание получить документ (свидетельство), нотариус выдает им свидетельство о принятии документов на хра­нение вместе с экземпляром описи документов.

https://www.youtube.com/watch?v=6iBrJ6vc3Y4\u0026pp=ygU70J_RgNC40L3Rj9GC0LjQtSDQvdCwINGF0YDQsNC90LXQvdC40LUg0LTQvtC60YPQvNC10L3RgtC-0LI%3D

В свидетельстве о принятии документов на хранение указывается место и дата его выдачи; наименование государственной нотариальной конторы или нотариуса, выдавшего названное свидетельство; наименование лица, обратившегося с просьбой принять на хранение докумен­ты; перечень документов не содержится в свидетельстве, так как к нему прилагается опись.

          Срок хранения документов оговаривается в заявлении лица, сдающего их на хранение, и в свидетельстве, выдаваемом нотариусом. Нотариус отвечает за хранение документов в течение оговоренного срока. Получение документов возможна и раньше оговоренного срока.

          Получить документы сданные на хранение нотариусу может лицо, сдавшее документы на хранение, или другое доверенное лицо (по доверенности и паспорту).Принятые на хранение документы возвращаются сдавшему их на хранение лицу или законно уполномоченному представителю ϶ᴛᴏго лица по предъявлении свидетельства и описи документов.

  • Принятые на хранение документы могут быть возвращены по решению суда (нотариус выдает принятые на хранение документы по постановлению суда лицу, указанному в ϶ᴛᴏм постановлении)
  •  Оплату услуги хранения документов осуществляет лицо сдавшее документы на хранение.
  • По всем вопросам обращайтесь:
  • Звоните: +7 (812) 579-0955
  • Пишите: [email protected]
  • Обращайтесь в режиме On-Line через форму на сайте

Принятие на хранение и выдача электронных документов нотариусом с июля 2021 года

Теперь, кроме бумаг, нотариусу можно передавать:

  • электронные документы (книги, контракты, договоры и др. причём не только текстовые);
  • фото-, аудио- и видеофайлы;
  • программные коды;
  • базы данных и др.

До июля 2021 года на хранение нотариусу можно было передать только документы в бумажном виде, теперь – любой электронный документ или файл, который в итоге попадет по защищенным каналам прямо в Единую информационную систему нотариата.

Какие плюсы

Суть в том, что возможность создать свой цифровой архив у нотариуса гарантирует:

  • сохранность и неизменяемость важных с правовой точки зрения и при этом оцифрованных документов;
  • их защиту от доступа третьих лиц.

Все мы храним дома важные документы – договоры, дипломы, семейные фотоальбомы и прочее. Каждая организация ежедневно имеет дело с огромным массивом документов, хранение которых зачастую вызывает проблемы. И дело не только в огромном количестве бумаг, но и в том, что особо ценные из них (например, контракты с конфиденциальной информацией) требуют надежного хранилища.

Любой носитель (флэшки, жесткие диски, облачные сервисы и т. п.) имеет ограниченный срок эксплуатации и в целом подвержен деформации, потере. А электронные документы, хранящиеся в папках компьютеров или на общедоступных облачных сервисах, могут стать легкой добычей взломщиков.

На носителе, где размещены данные, может произойти сбой, ошибка записи, чтения. Достаточно открыть письмо, в котором находится зловредный код, и злоумышленник получит чужие логины, пароли.

Возможность передать цифровые файлы нотариусу позволяет избежать таких рисков, что особенно актуально в эпоху тотальной цифровизации и распространения электронного документооборота.

Как воспользоваться новой услугой нотариусов

Это можно сделать, не выходя из дома – через специальный сервис на портале Федеральной нотариальной палаты. Для этого заявителю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Как защищены файлы

Ключевая характеристика Единой инфосистемы (ЕИС) нотариата – ее безопасность, поэтому хранение в ней файлов и документов отличается гарантиями надежности.

Система имеет защитный фильтр – т. н. карантинную зону – благодаря которой переданные файлы проходят проверку на наличие вредоносных программ, что важно для обеспечения безопасности хранения информации.

Даже передача файла через сайт Федеральной нотариальной палаты надёжно защищена, поскольку идёт через защищенные каналы. Файлы не будут находиться на рабочем месте нотариуса или в нотариальной конторе.

Документ, загруженный в ЕИС нотариата, будет храниться в том виде, в котором заявитель его передал. При этом никто не сможет увидеть его содержание, даже нотариус, поскольку документы и файлы зашифрованы.

Единственное, что он видит – имя, дату и размер файла.

Читайте также:  Фз 68 чс

Порядок и срок хранения нотариусом файлов

В качестве подтверждения принятия на хранение электронных документов и файлов нотариус выдает свидетельство в электронной форме, подписанное его усиленной квалифицированной подписью и содержащее идентификатор хранилища электронного документа.

Срок хранения цифровых документов определяет сам владелец. При этом, когда срок подходит к концу, система обязательно оповестит об этом заявителя.

Получить документы и файлы обратно можно в любое удобное время у любого удобного нотариуса.

Если спустя 6 месяцев после окончания заявленного срока хранения файлы не востребованы – система их безвозвратно удалит. Владелец документов при этом заблаговременно получит несколько уведомлений.

Отметим, что ранее, когда дело касалось только документов на бумажном носителе, за их выдачей нужно было идти в ту контору, куда они были переданы.

Кому лучше передать файлы на хранение нотариусу

Возможность создать собственный цифровой архив в Единой информационной системе нотариата и тем самым сохранить свои работы от случайной порчи, потери или кражи особенно актуальна для людей творческих профессий.

В этом случае передача файлов на хранение нотариусу – эффективный инструмент защиты авторских прав.

Случаи присвоения авторства (плагиат) и незаконное извлечение прибыли из результатов чужой интеллектуальной деятельности нередки.

Отстоять свои права на результат интеллектуального или творческого труда можно, зафиксировав время создания или передачи на хранение произведения. Именно нотариус может удостоверить время предъявления файлов.

Если позднее кто-то решит присвоить чужую работу себе – зафиксированные нотариусом сведения позволят быстро поставить точку в споре и защитить авторские права создателя произведения.

Кроме того, с помощью нотариуса можно удостоверить:

  • соглашение об авторских правах (распределении долей соавторов), которое урегулирует вопросы использования произведения и извлечения доходов;
  • любой авторский договор, чтобы избежать возможных конфликтов в будущем.

Если права автора уже нарушены, пострадавший также может обратиться к нотариусу в целях обеспечения доказательств – даже если речь идет о нарушении прав в Интернет-среде.

ПРИМЕР 1

Фотограф из Новосибирска обнаружил, что его работы постоянно используются в рекламных буклетах без его согласия. Он предоставил в суде нотариальный протокол, подтверждающий факт неправомерного использования фотографий, выиграл его и получил компенсацию.

ПРИМЕР 2

Женщина с детства занимается музыкой. Делиться своим творчеством в Интернете она начала недавно, но даже первые пробы пера там умудряются скопировать. То есть, воровали музыку.

Узнав о новой услуге нотариусов, она решила ею воспользоваться. Ведь, если произведение размещено на ресурсе нотариата, это ещё одно подтверждение того, что именно она его создала.

Передача электронных документов нотариусу может выручить и в других ситуациях. Например, когда нужно срочно предъявить документы в какую-либо организацию или ведомство, а сделать лично это по тем или иным причинам не получается. Нотариус может взять эту задачу на себя, гарантировав при этом исполнение заявленных сроков заявителем.

Цена услуги хранения файлов

Стоимость хранения зависит от:

  • размера передаваемых файлов;
  • заявленного срока их хранения.

Тариф составляет 5 рублей за 1 МБ в год, но не менее 200 рублей. Так, например, документ –word на 10 страницах нотариус будет хранить 40 лет за 200 рублей.

Заключение

Таким образом, время, когда важные документы хранили только на бумаге, ушло в прошлое.

Электронный формат значительно удобнее и привлекательнее. Тем более, что сегодня перевод в «цифру» отнюдь не означает потерю юридической значимости документа.

Воспользоваться новым нотариальным действием граждане, ИП и юрлица могут только онлайн через сайт Федеральной нотариальной палаты.

Источник: сайт Федеральной нотариальной палаты (ФНП).

Принятие на хранение документов

Согласно статьям 97 и 98 «Основ о нотариате», предусмотрено совершение нотариального действия в отношении принятия на хранение документов. В настоящее время правом на совершение такого нотариального действия наделены только нотариусы, хотя ранее, до принятия и введения в действие Консульского устава РФ, данную процедуру могли совершать в том числе и консульские должностные лица.

Несмотря на то, что данного рода действие непосредственно связано с документами, «Основы о нотариате» не раскрывают понятие таких документов.

В связи с этим нотариусы при определении статуса документированной информации, принимаемой ими на хранение, руководствуются положениями ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России № 28 от 27.02.1998г.

Согласно данному государственному стандарту документом признается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В настоящее время передать на хранение нотариусу можно документ на любом материальном носителе, кроме документов, представленных в электронном формате, поскольку «Основами о нотариате» порядок принятия на хранение электронных документов не урегулирован.

Основные нюансы процедуры принятия документов на хранение нотариусом

  1. Нотариус принимает на хранение документы на основании соответствующего заявления от юридических или физических лиц по описи.
  2. Опись документов составляется в двух экземплярах, при этом оба экземпляра в обязательном порядке подписывает лицо, сдавшее документы на хранение, и нотариус.

    Один экземпляр описи остается у нотариуса, второй – выдается лицу, сдавшему документы на хранение. По инициативе лица нотариус может принять документы на хранение без описи, при условии их упаковки надлежащим образом в присутствии нотариуса.

    Пакет с документами скрепляется подписью и печатью нотариуса, а также подписью лица, сдавшего документы на хранение.

  3. Нотариус выдает лицу, сдавшему документы на хранение, свидетельство установленного образца о принятии документов, а также один экземпляр описи, при условии, что она осуществлялась.

  4. Принятые на хранение документы содержатся у нотариуса в отдельном пакете в железных шкафах или сейфах, которые нотариус опечатывает своей печатью.

  5. Документы, принятые на хранение, возвращаются по требованию лица, сдавшего их на хранение нотариусу, или по требованию уполномоченных им лиц при условии предъявления соответствующих свидетельства и экземпляра описи, или же по постановлению суда.

Особенности составления описи принимаемых на хранение документов

Согласно действующим нормам, принятие документов на хранение нотариусом сопровождается описью, она составляется в двух экземплярах – для лица, сдавшего документы, и второй экземпляр, который остается у нотариуса. В соответствии с нормативно-правовым порядком опись должна содержать в себе следующую информацию:

  • данные нотариуса (ФИО юриста, полное название нотариальной конторы или нотариального округа, к которому данный специалист имеет отношение);
  • данные о стороне, передающей документы на хранение;
  • название документа с обязательным упоминанием его вида (оригинал или копия), а также присвоенный номер и даты составления и выдачи;
  • название организации, выдавшей данный документ, или другой источник, по которому можно произвести идентификацию документа;
  • краткое содержание документа;
  • в обязательном порядке в описи упоминается физическое состояние документа с перечислением всех имеющихся повреждений (ветхости, оборванных фрагментов, клякс, отсутствующих частей текста и т.п.).

Как получить документы, хранящиеся у нотариуса?

Документы подлежат хранению у нотариуса до окончания оговоренного срока либо могут быть выданы ранее истечения этого срока на основании соответствующего запроса. Для получения у нотариуса документов, потребуется составить заявление от лица, которое передавало их на хранение, либо иметь вступившее в силу судебное постановление.

Кому нотариус имеет право выдать документы:

  • лицу, сдавшему на хранение;
  • уполномоченному представителю вышеупомянутого лица;
  • лицу, указанному во вступившем в силу судебном постановлении.

Обращаем Ваше внимание, если документы были приняты на хранение без упаковки, в таком случае нотариус имеет право выдать их сдавшему на хранение лицу или его уполномоченному представителю при условии наличия свидетельства о принятии на хранение и описи.

Если документы изымаются из хранения в соответствии с постановлением суда, то предоставления свидетельства и описи при этом не требуется, единственное обязательное условие получения – это копия судебного решения, которое уже вступило в законную силу.

На этапе выдачи документов, нотариус обязан осуществить ряд процедур.

Так, необходимой мерой является сверка предъявленного свидетельства и описи со вторыми экземплярами, хранящимися в нотариальном деле.

Если же выдача производится в соответствии с решением суда, в этом случае нотариус производит сверку материалов нотариального дела с информацией, приведенной в копии судебного постановления.

Нотариат в России

Все нотариусы, а также уполномоченные должностные лица консульских учреждений Российской Федерации за границей в соответствии со ст. 97 Основ обязаны в случаях обращения к ним с соответствующей просьбой принимать на хранение документы.

При этом они обязаны принимать любые документы: и выданные различными организациями (например, об образовании, о работе, о регистрации актов гражданского состояния, о награждении и т.п.), и исходящие от граждан (например, письма, рукописи, чертежи, рисунки и т.п.).

Однако секретные документы на хранение не принимаются.

Принимая документы на хранение, нотариусы обязаны обеспечить их сохранность в том состоянии, в каком они поступили в нотариальную контору, а также возвратить их по первому требованию в установленном законом порядке.

Для совершения рассматриваемого нотариального действия к нотариусам и уполномоченным должностным лицам консульских учреждений могут обращаться не только граждане, но и юридические лица. При совершении этого нотариального действия устанавливается личность обратившегося гражданина (представителя юридического лица).

По действующему законодательству документы принимаются на хранение либо с обозрением их, либо в закрытой упаковке.

Принимая документы в открытом виде, нотариус в соответствии с требованием, закрепленным в ч. 1 ст. 97 Основ законодательства о нотариате, должен составить их опись.

В описи указываются:

  • фамилия, имя, отчество лица, сдавшего документы на хранение и его место жительства;
  • названия (наименования) документов, которые сдаются на хранение, а также их реквизиты, либо краткое содержание (если документы составлены гражданами);
  • состояние документа (степень сохранности);
  • срок, на который документы сдаются на хранение.

Опись составляется в двух экземплярах и подписывается лицом, обратившимся для совершения этого нотариального действия, а также нотариусом. Свою подпись нотариус скрепляет печатью.

По просьбе обратившегося лица нотариус в соответствии с нормой, содержащейся в ч. 2 ст. 97 Основ, может принять документы на хранение и без описи, если они упакованы надлежащим образом.

Принимая упаковку, нотариус предлагает лицу, сдающему документы, подписать ее, а затем сам подписывается на упаковке и скрепляет ее своей печатью.

В случаях принятия документов в упаковке и без описи нотариус несет ответственность за сохранность упаковки.

Согласно ч. 3 ст. 97 Основ лицу, сдавшему документы на хранение, выдается свидетельство по установленной Министерством юстиции РФ форме:

  • Форма № 22
  • Место выдачи свидетельства (село, поселок, район, город, край, область, республика полностью).
  • Дата (число, месяц, год) выдачи свидетельства прописью.
  • Я (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), на основании статьи Основ законодательства Российской Федерации о нотариате удостоверяю, что (фамилия, имя, отчество, место постоянного жительства или преимущественного пребывания) « » года сдал на хранение в (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа) по адресу: (указывается адрес офиса нотариальной конторы) сроком на (указывается срок прописью) документы согласно прилагаемой описи.
  • Личность сдавшего на хранение документы установлена.
  • Зарегистрировано в реестре за №
  • Взыскано госпошлины (по тарифу)
  • Нотариус (подпись нотариуса)
  • Печать

Принятые нотариусом на хранение документы возвращаются только самому гражданину или юридическому лицу, сдавшему их на хранение, либо законно уполномоченному лицу. Для получения документов необходимо предъявить нотариусу свидетельство и опись либо только свидетельство, если документы были приняты на хранение в закрытой упаковке.

В случае, когда лицо, сдавшее документы на хранение, или его законно уполномоченный представитель не может предъявить свидетельство и опись (например, ввиду их утраты), нотариус обязан разъяснить требование ст. 98 Основ, согласно которой при отсутствии свидетельства и описи принятые на хранение документы могут быть возвращены лишь по решению суда.

В современной нотариальной практике нотариальное действие по принятию документов на хранение совершается исключительно редко: во всей стране наберется несколько десятков нотариусов, совершавших это действие.

Однако совершать это действие должны были еще и первые русские нотариусы, и советские государственные нотариусы, и нотариусы — наши современники. В 1998 г.

была предпринята попытка использовать возможности нотариата для практического применения положений ФЗ «О государственном контроле за соответствием крупных расходов на потребление фактически получаемым физическими лицами доходам».

Согласно ст.

10 Закона гражданам предоставлялось право зафиксировать наличие у них имущества ( в том числе наличных денежных средств), с указанием размеров этого имущества в специальной декларации об имуществе, которую они обязаны были передать в запечатанном виде на хранение нотариусу для возможности дальнейшего предъявления ее в качестве подтверждения своего имущественного положения до вступления этого закона в силу. Однако эта попытка не увенчалась успехом: принятый 20 июля 1998 г. закон через год уже был признан утратившим силу.

Принятие на хранение документов

  • 2.7 Тема 7 Принятие на хранение документов Обеспечение
  • доказательств
  • Принятие на хранение документов
  • Нотариус принимает на хранение документы по заявлению

заинтересованного лица. Документы всегда сдается по описи. Которая

  1. составляется в двух экземплярах и подписывается лицом, сдавшим документы
  2. на хранение и самим нотариусом. Один экземпляр описи выдается лицу
  3. сдавшему документы, другой остается у нотариуса.
  4. Принимая документы на хранение, нотариус должен определить

Рекомендуемые материалы

  • состояние каждого документа. По общему правилу это действие заносится в
  • реестр нотариальных действий.
  • Каждый нотариус, принимающий на хранение документы должен

иметь хранилище (сейф). Принятые документы вместе с составленной описью запечатываются в отдельный пакет, скрепляется печатью и подписывается нотариусом и лицом, сдающим документы на хранение.

  1. По просьбе лица, сдающего документы, нотариус может принять эти
  2. документы и без описи. В этом случае документы должны быть упакованы в
  3. надлежащем виде лицом, который сдает на хранение документы и упаковка
  4. должна быть скреплена его подписью. Затем эту упаковку нотариус
  5. запечатывает в отдельный пакет, скрепляет печатью и уже последний пакет
  6. скрепляется подписью лица, сдающего документы и подписью самого

нотариуса. После всей процедуры принятия нотариус выдает соответствующее тсвидетельство.

  • Срок хранения документов оговаривается как в завещании,
  • подаваемое нотариусу, так и в свидетельстве выдаваемое им. Нотариус несет
  • ответственность за хранение принятых документов в течение оговоренного
  • срока. Документы можно получить и раньше лицом, сдавшим документы на
  • хранение или другим лицом (по доверенности). Для того, чтобы получить у
  • нотариуса сохраненные документы в обязательном порядке предоставляется
  • свидетельство вместе с описью.
  • В этом случае если например, лицо, сдавшее на хранение документы
  • умер, то забрать их могут наследники умершего при предъявлении нотариусу
  • свидетельства о праве на наследство. Отсюда следует, что документы будут
  • получены по истечении шести месяцев.
  • Обеспечение доказательств
  • Статья 102 Основ законодательства о нотариате представляет
  • нотариусам возможность обеспечения доказательств, необходимых в случае
  • возникновения дела в судах или административных органах.
  • Такое обращение со стороны заинтересованных лиц, возможно
  • только в случаях, если дело еще не находится на рассмотрении в суде или
  • административном органе.
  • Заявление подается в письменном виде физическим или юридическим
  • лицом, (в данном случае истец или ответчик), которые считают, что эти
  • представленные доказательства подтвердят их правоту, но они могут быть
  • недоступны для исследования).
  • Заявление подается нотариусу, в районе деятельности которого
  • должны быть совершены процессуальные действия. При решении вопроса о
  • необходимости обеспечения доказательств, нотариус выясняет, как велика и
  • реальна степень затруднения или невозможности получения доказательств в
  • будущем.
  • В соответствии со статьей 102 Основ нотариус не обеспечивает
  • доказательств по делу, которые в момент обращения заинтересованных лиц к
  • нотариусу находится в производстве суда или административном органе.
  • Ели необходимые доказательства требуются для введения дела в
  • органах иностранных государств, обеспечение доказательств, производится
  • нотариусом независимо от того, что дело в момент отрицания
  • заинтересованного лица уже находится в производстве органов иностранных
  • государств.
  • Действия нотариуса по обеспечению доказательств
  • В соответствии с частью 1 статьи 103 Основ, нотариус в порядке
  • обеспечения доказательств вправе допросить свидетелей, произвести осмотр
  • письменных и вещественных доказательств, назначить экспертизу.
  • Закон обязывает нотариуса известить стороны и заинтересованных
  • лиц о времени и месте обеспечения доказательств.
  • При допросе свидетеля, нотариус составляет протокол, в котором
  • указывается:
  • 1) дата допроса, фамилия и инициалы нотариуса, производящего
  • допрос, наименование нотариальной конторы;
  • 2) фамилии, имена и отчества лиц, участвующих в допросе;
  • 3) фамилия, имя и отчество свидетеля, его год рождения, место
  • жительства;
  • 4) указание о предупреждении об ответственности за дачу ложных
  • показаний;
  • 5) содержание показаний свидетеля.
  • Письменные и вещественные доказательства обеспечиваются
  • нотариусом путем их осмотра. Осмотр может проводиться и по месту
  • нахождения данных доказательств, если они могут быть доставлены к
  • нотариусу. Результаты осмотра письменных и вещественных доказательств
  • заносятся в протокол, в котором указывается:
  • 1) дата и место производства осмотра;
  • 2) фамилия и инициалы нотариуса, производящего осмотр,
  • 3) наименование нотариальной конторы;
  • 4) фамилия, имена и отчества заинтересованных лиц, участвующих в
  • осмотре, место их жительства;
  • 5) обстоятельства, обнаруженные при осмотре.
  • Для разъяснения вопросов, требующих специальных познаний в
  • области науки, искусства, техники, ремесла, нотариусом может быть
  • назначена и проведена экспертиза. О назначении экспертизы нотариус
  • выносит постановление и подписывается им.
  • Эксперт дает свое заключение в письменной форме.
  • Экспертам и свидетелям выдается вознаграждение за вознаграждение
  • за отвлечение их от занятий по ставкам, установленным для выдачи
  • вознаграждения при вызове свидетелей и экспертов в суд.

2.7.1 Литература, рекомендуемая для изучения темы

Основы законодательства о нотариате //Ведомости съезда народных

депутатов Российской Федерации.-1993.-№10.-357с.

Если Вам понравилась эта лекция, то понравится и эта — Стратегическое управление корпорацией.

Власов Ю.Н. О нотариате и порядке совершения нотариальных

действий. Сборник законодательства РФ.- М.: Пропаганда,1998.-397с.

Репин В.С. Настольная книга нотариуса. — М.: Юридическая

литература, 1994.-286с.

Михайлова Е.П., Таранина И.В. Справочник по нотариату. –

Новосибирск: Юридическая литература, 1998.-796с.

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *