Оцифровка архивных документов

Как работают разные сервисы оцифровки архивов? Какие у них есть особенности? Как выбрать подходящий инструмент для перевода документов в электронный вид?

С каждым годом количество запросов на оцифровку архивных документов увеличивается. За последние 5 лет, по данным исследования закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ, наблюдается их стабильный прирост на 25-30%.

Но когда появляется задача, появляется и решение. В этой статье рассмотрим три сервиса по оцифровке документов.

Сервис Beorg

Продукт российской компании «Биорг», разработчика интеллектуальных систем на базе нейронных сетей и машинного обучения. В портфеле компании есть программное обеспечение (ПО) Bescan для распознавания документов и изображений. «Биорг» активно предлагает его бизнесу с целью оцифровки архивов.

Как это работает?

1. Пользователь устанавливает ПО на локальный компьютер, к которому подключен сканер, и сканирует документ.
2. После получения скан-образа ПО в фоновом режиме обрабатывает и улучшает изображение.
3. Образ документа передается в облачный центр обработки данных (ЦОД) компании «Биорг».

4. Система нейронных сетей и система операторов распознают документ, верифицируют извлеченные атрибуты.
5. После верификации образ документа с набором атрибутов выгружается из ЦОДа в информационную систему пользователя или локальную папку.

Процесс работы Bescan (источник: beorg.ru)

Какие есть особенности?

• Можно оцифровать рукописные документы. В этом помогают операторы.
• Производится предобработка (поворот изображения, зачистка водяных знаков и прочее) изображения на локальном компьютере. Это делается в отдельном интерфейсе.
• Возможность интеграции с разными информационными системами и выгрузка обработанных документов сразу в корпоративную систему компании.

Считаю решение интересным и передовым, но есть тонкости при передаче документов в облачные сервисы (то есть на сторону других компаний).

У «Биорга» большой штат операторов — порядка 50 тыс. человек, поэтому обработка и верификация документов протекают быстро. Чтобы воспользоваться решением, необходимо купить лицензию.

За распознавание рукописных документов установлена отдельная цена. В списке возможных для оцифровки документов не увидел нетиповые. Все кейсы, которые приводят коллеги — это бухгалтерские первичные документы, заявки и анкеты, а также различные реестры.

Сервис 100%-ного распознавания Directum Ario One

Продукт российской ИТ-компании Directum, разработчика ПО и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. На рынке вендор хорошо известен своим флагманским продуктом — системой Directum RX.

В области ЕСМ и СЭД она занимает лидирующие позиции по количеству проектов внедрения не первый год. В портфеле продуктов компании есть Directum Ario One — это набор интеллектуальных сервисов и решений для роботизации обработки любой текстовой информации. И в рамках Ario One есть сервис 100%-ного распознавания.

Как это работает?

По схеме работы очень близко к продукту компании «Биорг», но есть несколько отличий:

1. Предобработка делается автоматически с помощью интеллектуальных сервисов, то есть человеку не нужно на это тратить время.
2. Сервис 100%-ного распознавания не требует установки дополнительного программного обеспечения на локальный компьютер. Это полностью облачное решение, данные в которое передаются через интеграцию из информационной системы заказчика. И сюда же выгружаются после верификации.
3. Также есть набор готовых коннекторов к существующим корпоративным информационным системам, например, к Directum RX или 1С. С другими системами есть возможность настроить интеграции с помощью API. Такой сценарий использования не требует первоначальной настройки интеграции на уровне языков программирования.

Какие есть особенности?

• Компания Directum на уровне договора фиксирует ответственность за время и качество распознавания документов. По умолчанию, в документах указано время обработки документа 5 мин.
• Оплата производится по факту. Пользователи сервиса оплачивают только распознанные документы, для этого каждый месяц предоставляется отчет о распознавании.
• Сервис работает с рукописными документами и атрибутами, не вводит ограничения на виды и готов распознавать нетиповые группы документов (чертежи, кадастровые паспорта и другие).
• Помимо основных атрибутов бухгалтерских документов, сервис распознает и верифицирует номенклатурную часть.
• Zero UI. Отсутствие привычного пользовательского интерфейса. Предугадывание действий пользователя (документ помещен в папку — значит должен быть распознан, классифицирован и занесен в конечную систему).

В первую очередь это решение, разработанное компанией, которая уже более 30 лет на рынке СЭД и знает, как правильно организовать работу с документами и архивами.

Стоимость зависит от объема распознанной информации. Цена за 1 документ варьируется от 13 до 30 рублей в зависимости от сложности (наличия рукописных атрибутов, специфики документа, количества атрибутов и т. д.). На верификацию так же привлекаются операторы.

Интересно то, какие возможности открываются для пользователей экосистемы Directum. Так как система Directum RX имеет возможности организации финансового и долговременного архива, то при интеграции с сервисом 100%-ного распознавания пользователь закрывает сразу несколько задач.

Кроме базового распознавания документов, появляется возможность размещения их в финансовом архиве по различным критериям (по контрагенту, виду документа, ответственному менеджеру, сроку ответа и т. д.), а также организации долговременного архива кадровых и других документов согласно требованиям законодательства.

Сервис DBrain

Разработка российской компании «Дибрейн». Её специализация — продукты на базе машинного обучения для автоматизации работы с документами. На февраль 2022 года в штате более 30 сотрудников, но также имеется большой штат операторов данных. На каких условиях они работают, не уточняется.

Компания сотрудничает с проектом Яндекс.Толока — это открытая краудсорсинговая площадка с 6 млн исполнителей, которые размечают данные для их последующего использования в алгоритмах машинного обучения.

Для Dbrain предоставляются квалифицированные операторы, которые переписывают тексты из анонимных фрагментов документа и отправляют результат обратно в систему Dbrain, где на полученных данных обучается ИИ.

Как это работает?

Алгоритм работы похож на предыдущие два. Так же есть отправка документа в облако для обработки ИИ и верификации операторами.

Отличительная черта — возможность локального развертывания, но это потребует дорогого и мощного компьютерного оборудования.

Для понимания: в базовых рекомендациях к оборудованию указана видеокарта Nvidia Tesla T4, стоимость которой на рынке — от 207 тыс. рублей. При больших объёмах документов вам потребуется несколько таких видеокарт.

Это не последняя особенность, на которую стоит обратить внимание. Разберем детальнее.

Какие есть особенности?

• При локальном развертывании необходимо устанавливать дополнительное программное обеспечение других разработчиков, а именно установщики Docker и PowerShell. Но при таком сценарии не стоит ждать 100%-но распознанный документ, его необходимо будет проверять силами ваших специалистов.
• Ограниченный набор документов, преимущественно удостоверяющих личность (паспорт, СНИЛС, ОМС, водительское удостоверение и другие). В библиотеке присутствуют модели документов, удостоверяющие личность граждан СНГ, но это не массовые примеры, и они не всегда актуальны для российского рынка.
• Привлечение операторов из Яндекса.Толоки. Этот момент требует предварительного обсуждения, так как вы передаете свои данные компании «Дибрейн», а они передают их на третью сторону для верификации.
  
• При обработке документ делится на части. Интересное решение для повышения безопасности. Согласно официальной информации в системе «обрезанные» документы не хранятся, а удаляются сразу после передачи.
• Разработчик на уровне договора фиксирует отсутствие каких-либо гарантий со своей стороны. Аргументирую это схемой «Как есть», а также ограничивает по количеству запросов, передаваемых технической поддержке.

Сервис удобен и эффективен для максимально структурированных документов, таких как паспорта, ПТС и другие. Да, он может работать с рукописными документами и атрибутами, но с подключением операторов Яндекс.Толоки. Отсюда — длительная обработка документов. На уровне интерфейса платформа Яндекса является агрегатором заданий по разметке для обучения ИИ, и задача от DBrain это «одна из списка». Оператор может взять в работу эту задачу, а может выбрать другую. Это можно увидеть на скриншоте.

Как выбрать подходящий инструмент для оцифровки документов?

Лучше сконцентрировать внимание на нескольких пунктах:

1. Какие виды документов вы планируете оцифровывать?
2. Рассмотренные сервисы работают в облаке для достижения 100%-ного результата. Вы готовы передавать данные в облачные сервисы?
3. Обратите внимание на гибкость сервиса и его возможности интеграции с вашими информационными системами.

Также не стоит забывать о большом пласте компаний, которые оказывают услуги по оцифровке архивов с выездом на территорию заказчика. Кроме этого, всегда есть возможность развернуть сервисы и различные инструменты локально на своих мощностях, но при таком решении задач потребуется вовлечении ваших сотрудников для проверок и других действий.

Решение принимать вам, но стоит взвесить все за и против. Со стороны кажется, что оцифровать архив задача простая, но если сделать это некачественно, то в дальнейшем могут быть проблемы при работе с этим самым архивом, его контролем и выгрузкой документов.

Чтобы прочитать эту статью до конца, авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Сканирование и оцифровка документов

• Центры оборудованы всем необходимым оборудованием для сканирования, при соблюдении всех требований безопасности. Сотрудники центров обучены и имеют большой опыт сканирования в промышленных объемах. Эти знания позволяют производить сканирование не только быстро и эффективно, но и бережно, не повреждая документы.

Вы можете быть уверены, что документы не потеряются и не будут повреждены.

• Мы используем только специализированное программное обеспечение собственной разработки OnePoint™ и SmartScan™. Это позволяет нам с одной стороны делать процессы максимально эффективно, подстраивая под нюансы процесса, с другой стороны это позволяет значительно сократить затраты

Специализированное программное обеспечение для сканирования и распознавания является самой существенной составляющей в затратах процесса. Мы исключаем эту долю используя собственное ПО.

• Набор программных средств собственной разработки позволяет минимизировать ручной труд. У нас есть стандартный набор шаблонов который позволяет быстро запустить данный процесс для наиболее распространенных видов документов. Если ваши документы нетиповые мы максимально быстро настроим систему под них.

При использовании остальных сервисов Инфолоджистикс: логистики, внеофисного хранения, хранение в нашей системе электронного архива, уничтожения, вы получаете уникальную синергию процессов, полностью избавляясь от каких-либо операций на своей стороне. Сервисы сертифицированы по стандарту качества ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) Смотреть сертификаты

• 1. Консультация с менеджером. Оцениваем объем документов, их специфику и стоимость. При необходимости организуем бесплатный выезд на оценку архива и аудит ваших документационных процессов.
• 2. Подготовка к сканированию архива. Если документы можно расшивать, выполняем разброшюровку, изымаем скобы и скрепки, устраняем заломы, смятие, чтобы подготовить документы к поточному сканированию. Если документы нельзя расшивать, будем использовать планшетные сканеры и сохраним первоначальный вид документов.
• 3. Сканирование и распознавание данных. В процессе оцифровки физического документа в электронный формат осуществляется автоматическое распознавание данных.
• 4. Формирование электронного архива. После оцифровки из отсканированных документов мы создаем электронный архив, который обеспечивает долгосрочное хранение оцифрованных документов, быстрый поиск документа за любой период, а также автоматизированный документооборот оцифрованных документов.

• Вводные: каждый день в точки продаж поставщики доставляют товары, которые сопровождаются закрывающими документами. Бухгалтерия использует их для закрытия периодов и сдачи отчетности. Для проверки документы необходимо доставить в бухгалтерию курьером из точек продаж в офис. Проблемы:
  1. 1. Доставка документации из региональных точек продаж в бухгалтерию офиса занимает слишком много времени, при этом возможна ее потеря ввиду человеческого фактора.
  2. 2. Бухгалтеры вручную сверяют данные и вводят информацию в 1С с бумажных носителей.
  3. 3. Скопление бумажных оригиналов документов в офисе и их бесконтрольная миграция.
• 1. 1. Все документы транспортная служба забирает самостоятельно из точек продаж и по заранее согласованному графику вывозит в центры обработки документов «Инфолоджистикс». Специалисты сканируют документы, далее они проходят через процесс распознавания данных с целью их оцифровки.
  2. 2. Данные автоматически передаются в 1С заказчика с уже распознанной табличной частью. Клиенту не нужно вводить недостающие данные вручную.
  3. 3. После оцифровки документы остаются на хранении в специализированных архивах «Инфолоджистикс», благодаря чему офис клиента свободен от бумаг.

  Результат: заказчик полностью освобожден от работы с бумажными документами.

• Сеть медицинских лабораторий KDL имеет более 400 медицинских офисов в 40 городах России. Компания Инфолоджистикс помогла нам перевести 12 000 физических лиц на подписание ежемесячных отчётов с бумажного в электронный вид. В результате перехода на ЭДО нам удалось высвободить до половины рабочего времени 60 сотрудников, которое тратилось на сбор, подготовку и подписание документов. Также процесс позволил нам отказаться от затрат, связанных с оформлением, пересылкой и хранением бумажных документов, и закрывать отчётные периоды в разы быстрее.  Совместно с Инфолоджистикс мы провели большую работу от разработки процесса до внедрения и сделали документооборот комфортным для нас и наших контрагентов.
• С помощью решения docuForce компании Инфолоджистикс мы перевели кассовую документацию сети магазинов Prisma в электронный вид. Теперь согласование, подписание и хранение приходных/расходных кассовых ордеров, а также кассовых книг происходит в электронном виде. Мы значительно сократили свои расходы на данный бизнес-процесс.
• Наши взаимоотношения с заказчиками предполагают необходимость предоставления детальных агентских отчетов вместе с закрывающими документами. Для составления таких отчетов для заказчиков необходимо переносить большой объем информации со счетов-фактур от поставщиков, большая часть которых использует бумажный документооборот. Аутсорсинг оцифровки и ввода данных с документов от компании Инфолоджистикс позволил существенно сократить трудозатраты на процесс формирования агентских актов и масштабировать процесс без увеличения собственного штата компании.
• Для увеличения операционной эффективность мы решили придерживаться концепции централизованной бухгалтерии, когда в магазинах нет бухгалтеров, а документы от локальных поставщиков подписывают управляющие магазинами. В связи с этим остро встал вопрос о скорости оплаты счетов, так как оригиналы из удаленных магазинов доставлялись в центральный офис долго, а также отсутствовал механизм контроля этих доставок. Инфолоджистикс разработали для нас мобильное приложение, позволяющее сотрудникам магазина быстро сделать фото документов, отправить их в операционный центр Инфолоджистикс для распознавания и верификации, а оттуда — в системы согласования платежей. Это решение позволило существенно сократить сроки оплаты входящих счетов, а также обеспечить контроль за поступлением в архив закрывающих документов.
• Мы сотрудничаем с Инфолоджистикс уже много лет и реализовали большое количество проектов по оптимизации бэк-офиса в части документооборота. Архивное хранение документов в физическом и электронном архиве, интеграционные решения для обработки входящих документов, единый архив электронных документов от разных операторов ЭДО и скан-копий — все эти решения показали высокую надежность и эффективность. Особенно хочу отметить качество поддержки и клиентского сервиса, благодаря которым все вопросы решаются быстро и качественно.

Оцифровка архивных документов, архива, договоров — цена в Москве

Компания «Цифровой архив» выполнит оцифровку архивных фондов в Москве. Работаем с документацией любой сложности, в том числе содержащей схемы, чертежи, печати и подписи. Оперативно решаем задачи любого объема, нашими клиентами являются как мелкие фирмы, так и крупнейшие организации с архивами, которые занимали не одно помещение. Гарантируем высокое качество услуг.

Оцифровка фондов – перевод документов в электронный вид с последующей каталогизацией. Такая услуга актуальна для государственных и муниципальных архивов, коммерческих организаций.

Преимущества цифрового архива

• Открывает доступ к архивной информации с любого устройства.
• Позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним документом, что снижает нагрузку на бумажные архивы и канцелярию.
• Сокращает расходы на содержание бумажного архива, что позволяет освободить площадь, ранее используемую для хранения бумаг, и сократить количество архивных сотрудников.
• Сводит к минимуму время поиска нужного документа, достаточно ввести в поисковую строку название файла или одно ключевое слово.
• Обеспечивает защиту документов от злоумышленников с помощью шифрования данных и пароля.

Электронный архив не занимает полезного пространства в помещении, не подвержен старению и воздействию внешней среды, долго хранит информацию.

Специфика сканирования архивных фондов

Практически каждый документ в архиве является уникальным, поэтому сканирование осуществляется оператором с большим опытом. Специалист изучает состояние бумажного массива – ветхость, наличие повреждений, уходит ли изображение в корешок, особенности сшивки, пр.

Что касается оборудования, то для работы с архивом используются планетарные сканеры – техника для бесконтактного сканирования, позволяющая проводить работы без расшивки архивных дел. Наши сканеры обладают высоким разрешением, отлично передают цвета и контрастность, что позволяет отсканировать неконтрастные, угасающие тексты и рисунки.

Этапы работы с архивными фондами

1. Подготовка документов к сканированию.
2. Расшивка дел, если это допустимо.
3. Сканирование бумажного массива.
4. Сверка отсканированной информации с оригиналом.
5. Работы по сшивке, если архивные дела были расшиты.

6. Обработка графических объектов – постраничное разделение, обрезка краев, выравнивание строк, устранение заломов, замятий, пятен, улучшение яркости цветов цветных рисунков и четкости текста.
7. Каталогизация оцифрованных документов.
8. Копирование архива в облачное хранилище клиента.

Наша компания проводит оцифровку архивов в собственном центре или на территории заказчика, куда специалисты выезжают со всем необходимым оборудованием.

Проконсультироваться, уточнить стоимость услуги и сделать заказ можно по телефону 8 (495) 744-33-25 или заполняйте форму заявки на сайте.

Как происходит процесс оцифровки бумажных архивных документов – БИОРГ

Иногда оцифровку представляют себе как сканирование всех бумажных документов. Но это лишь небольшая часть работы.

Чтобы правильно организовать процесс, решите для себя: как будет использоваться цифровой архив; кто получит к нему доступ; в какой системе будут храниться данные и как быстро к ним можно будет получить доступ при необходимости.

Если вам нужно распознавание документов — например, копий паспорта, подписей, копий трудовых и др.,  заранее составьте список того, что понадобится быстро найти в информационной системе и по каким атрибутам. Также вам будет нужна помощь в обучении персонала работе с новым форматом архива.

В каких случаях достаточно частичной оцифровки информации

Не всегда вам нужно полностью сканировать все копии документов. В некоторых случаях достаточно занести паспортные данные, заявления о приеме на работу, свидетельства о рождении в отдельную базу (если вам понадобится что-то из вышеперечисленного, вы найдете информацию за 1 минуту).

Также частичная оцифровка документов помогает собрать необходимые данные для того, чтобы проанализировать текущее состояние бизнеса (если речь идет о финансовых документах). Для этого вы передаете документы в работу специалистам, которые переводят архив из бумажного в цифровой, и получаете систематизированные данные, которые сгруппированы по вашим запросам.

Кроме того, вы можете поставить аналитическую задачу — например, собрать по итогам оцифровки документов статистику; рассчитать все бизнесовые и продуктовые метрики; подготовить данные перед реактивацией клиентов и др.

Как происходит оцифровка

Сначала — полный аудит всех бумаг. Если делать это своими силами, получится, может, и хорошо, но дольше и дороже, чем если обратиться к профессионалам. 

Только методичная работа по переходу от бумажного архива к электронному помогает понять:

• какие бумаги надо выбросить;
• какие надо оцифровать частично;
• какие следует еще и отредактировать в процессе оцифровки (потому что их шаблоны пригодятся в дальнейшем);
• как представить документ в удобном формате;
• по каким категориям предположительно будут распределены документы;
• какая система наименований документов будет в данном случае удобна для поиска.

Кроме того, в процессе аудита специалисты выявляют документы, которые понадобятся для дополнительных исследований, которые поручил провести руководитель.

На следующем этапе документы сортируют по категориям. Сотни или даже тысячи файлов в папке не имеет смысла хранить, если вы все равно не сможете ничего найти быстро.

Далее создают согласованную и понятную систему наименования файлов. Для этого нужен опыт профессионалов.

На следующем этапе предстоит выбрать, где хранить файлы. Вы можете выбрать одно из облачных хранилищ, но обязательно создайте резервную версию на носителе, который не подключен к интернету. Также вы можете выбрать для хранения документов коробочную или облачную систему ERP или CRM.

Завершающий этап: выберите бумажные документы, которые могут понадобиться; систематизируйте их и храните (например, счета ООО нужно хранить в течение 6 лет; чертежи спроектированных зданий — всегда). Теперь архив не будет занимать так много места, потому что вы будете обращаться к нему только в крайнем случае.

Что еще важно знать, если вы решили перевести бумажный архив в цифровой

Бумажный архив в современном мире обходится дорого в буквальном смысле слова: имеются в виду расходы на зарплату сотрудникам архива, на бумагу и расходные материалы для печати. К тому же розыск каждого документа требует намного больше времени, чем в цифровом архиве.

Новички не могут справиться качественно с такой сложной работой, как оцифровка. Необходимо иметь опыт в распределении документов по категориям; проводить двойной контроль качества (чтобы не допустить ошибок в распределении по категориям и не пропустить нужные документы) и др.

Хранить документы можно в виде изображения и в виде текста. Текст можно редактировать. И документы в текстовом формате занимают значительно меньше места в памяти (файлы меньше весят).

Но для того, чтобы получить архив в редактируемом формате, придется затратить больше времени и нужно больше опыта. Зато не придется каждый раз перепечатывать одни и те же шаблоны.

И можно намного быстрее извлекать данные для получения статистики.

Профессиональные сканеры для архива способны сканировать несколько тысяч страниц в день. В то время как на обычных можно производить оцифровку максимум сотни документов в день. Также специальные сканеры способны справляться с нестандартными форматами и документами с низким качестом иллюстраций (чертежами, рукописными текстами и др.).

Некоторые документы требует обработки в более высоком качестве: например, рукописные заявления, документы с использованием мелкого шрифта. Другие, наоборот, можно отсканировать в сниженном качестве (например, типовые счета-фактуры). Опытные специалисты с первого раза все сделают верно.

Профессиональная оцифровка позволяет представить архив в аккуратном и презентабельном виде. Будет произведено разделение страниц по разворотам, выравнивание по краям, удаление размытости и перепадов цвета; недостаточно резкие изображения будут дополнительно обработаны.

После завершения процесса вы получите все необходимые рекомендации по поддержанию нового архива в рабочем состоянии. Также вам будут предложены усовершенствования, которые можно внедрить постепенно для экономии времени и сил сотрудников.

Оцифровка документов

Документы на бумажных носителях целесообразно переводить в электронный вид: они занимают много места, уязвимы к утрате, намоканию и возгоранию, со временем истираются, блекнут. Поиск документов на бумажных носителях занимает много времени даже в хорошо систематизированном архиве. Оцифровка архивов обеспечит возможность быстрого доступа к бумагам.

• Поточное сканирование
• Сканирование расшитых документов, анкет, с автоматической подачей большого количества листов
• от 1 руб. за лист

Широкоформатное сканирование

Сканирование проектной документации, чертежей, газет, постеров до формата A0+. Сканирование ветхих документов.

от 30 руб. за лист

1. Планшетное сканирование
2. Ручное сканирование сшитых документов, книг, нестандартных или ветхих документов до формата А3
3. от 3 руб. за лист

В электронный формат можно перевести любые документы, включая первичные бухгалтерские и кадровые, деловую переписку, чертежи, каталоги и т. д.

Этапы оцифровки

Процесс перевода архивных документов в электронный формат складывается из нескольких основных этапов:

• выезд менеджера на место хранения архива для оценки его объема, специфики, масштаба предстоящих работ и их стоимости;
• подготовка архивных документов к оцифровке. Выполняется расшивка, разброшюровка, изымаются скобы и скрепки, устраняются дефекты (заломы, смятия и пр.);
• систематизация документов с выбором хронологии и структуры создаваемого электронного архива;
• определение параметров и типа сканирования, а также формата файлов;
• оцифровка архивных документов с сохранением на электронный носитель и последующей передачей его заказчику. Услуга может быть оказана как на территории Заказчика так и на нашей территории.

В ряде случаев может потребоваться дополнительная обработка файлов для доведения четкости и контрастности содержимого до приемлемого уровня. Необходимость подобных работ обусловлена плохим качеством исходного носителя (размытость, блеклость шрифтов и изображений, потертость бумаги и пр.).

Особенности услуги

Доступны разные варианты оцифровки: вы можете получить их в виде «картинки» (например, PDF или Tiff) или текстового файла (DOC). В первом случае архивные документы будут защищены от редактирования, во втором — в них можно вносить изменения с помощью стандартных офисных программ.

Мы работаем с любыми документами независимо от их состояния, объема, содержимого и других особенностей. Используемые технологии позволяют в минимальные сроки провести оцифровку даже сложных архивных документов (поврежденных, выцветших, и т. п.).

Предоставляются дополнительные услуги: копирование, составление описей, переплет и пр.

Применение и хранение

Хранение архива после оцифровки регламентируется № 125-ФЗ и другими законодательными актами. После проведения оцифровки документов клиент самостоятельно выбирает способ и средства хранения электронных копий документов, в зависимости от объема документооборота, технических возможностей и т. д.

Распространенные варианты организации электронного архива:

• локальный — в папке на компьютере или на переносном устройстве (например, на внешнем жестком диске). При наличии в компании локальной сети можно создать сетевую папку и настроить права доступа к ней. Это простой и бюджетный вариант. Однако он не гарантирует безопасность и надежность хранения;
• посредством специального ПО — систем электронного архива, которые предоставляют собой полноценные решения для хранения документов после оцифровки. Они предоставляют средства для просмотра, быстрого поиска и работы с информацией, позволяют управлять доступом и безопасностью, контролировать сроки хранения. Электронный архив может быть интегрирован с операторами электронного документооборота (ЭДО), любыми информационными системами или электронной почтой. Базы данных находятся на серверах компании;
• в облаке. Облачный электронный архив — это профессиональное решение, которое позволяет обрабатывать и хранить документы в удаленном режиме, без существенных операционных затрат на закупку оборудования и построение собственной ИТ инфраструктуры.

Для контролирующих органов не важно, какой способ хранения документов выбрала организация. Они отслеживают только соблюдение регламентов передачи документов, требований к формату и сертификатам ЭП.

Развитие компьютерных технологий дает возможность оцифровать абсолютно любые данные и обеспечить их хранение одним из вышеперечисленных способов. Работы по оцифровке документации выполняются профессионально, при этом качество можно улучшить, используя специальные технологии обработки.

Помимо официальных документов с большим количеством текста, оцифровать также можно каталоги, содержащие много цветных фотографий, не теряя при этом качества изображений.

Оцифровка документации может осуществляться на территории Заказчика и под наблюдением сотрудника организации при необходимости.

В зависимости от объема и сложности заказа определяется и его цена.

Заказ по оцифровке данных любого формата, включая оцифровку текста, книг, фото выполняется оперативно с применением нашей техники (специализированные промышленные сканеры), вам не придется тратить средства на приобретение специального профессионального оборудования. Обработку персональных данных наши сотрудники выполняют строго конфиденциально. 

Цены на проведение того или иного вида работы зависят от объема заказа и состояния документации, оценка проводится после изучения данных. Услуга выезда менеджера для оценки стоимости осуществляется бесплатно.

Оцифровка документов

Архивная компания БизАрхив:

• – бесплатно проведет обследование документов и подготовит техническое задание;
• – осуществит оцифровку архива, оцифровку чертежей и документов любых других форматов (от кассового чека, до формата А0+) в любых объемах;
• – выполнит работы по оцифровке, как на вашей территории, так и на территории собственного цеха по сканированию;
• – применяет безопасные для целостности документов технологии оцифровки архива;
• – осуществляет сканирование как прошитых, так и расшитых документов;
• – предложит выгодные цены, особые условия при больших объемах документов.

Несмотря на стремительное развитие процессов автоматизации управления на предприятиях и в организациях большая часть документов все еще создается на бумажных носителях. Поэтому проблема правильного хранения документации не теряет своей актуальности.

Даже при грамотном, аккуратном ведении документооборота и своевременном уничтожении лишних бумаг объем документации постепенно увеличивается. Хранить документы в офисе не практично, а при переезде существует высокий риск их утраты. Альтернативным решением может стать оцифровка документов в архиве и создание электронного архива в Москве.

Предварительная стоимость на отдельные услуги по оцифровке документов в архиве

Название услуги

Единица услуги

Ориентировочная стоимость

Подготовка к сканированию	лист	от 0,6 руб.
Сканирование расшитых документов	страница	от 0,98 руб.
Сканирование сшитых документов	страница	от 2,5 руб.
Индексация документов	параметр	от 2 руб. стоимость зависит от количества символов при индексации
Контекстное распознавание	страница	от 1 руб.
Проверка комплектности или наличия ошибок в документах	страница	от 1,5 руб.
Формирование PDF	документ	от 0,20 руб.
Запись на внешний носитель информации	носитель информации	от 700 руб.

Итоговый расчет стоимости услуг оцифровке архива, для каждого клиента, подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных на сайте. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов подлежащих сканированию объеме более 100 000 страниц действуют особые условия сотрудничества.

Услуги оцифровки документов в архиве организации

В современном мире информационных технологий практически ни одна компания не способна обойтись без использования электронного архива.

Создание цифрового хранилища информации позволяет существенно сэкономить время штатного персонала предприятия. Благодаря электронным базам появляется возможность одновременного доступа к документу нескольких сотрудников.

Первым шагом на пути внедрения электронных архивов является создание цифровых копий документации, проще говоря, их оцифровка.

Услуги оцифровки документов в архиве актуальны для предприятий, которые стремятся оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность делопроизводства. Это комплекс мероприятий, включающих в себя процесс сканирования информации с бумажных носителей и дальнейшей каталогизации всей документации организации.

Оборудование для оцифровки архива

На первый взгляд может показаться, что в процессе сканирования бумаг нет никаких сложностей. В реальности это не так. Оцифровка большинства архивных документов выполняется при помощи специального оборудования – промышленных сканеров.

Оператор сканера должен подобрать оптимальные технические параметры (разрешение), формат и тип сканирования (планшетное, поточное). При низком качестве цифрового бланка проводится корректировка цвета или повторное сканирование.

Обработка получившихся при сканировании изображений выполняется при помощи специализированного программного обеспечения.

Для минимизации риска погрешностей к выполнению сканирования допускаются только сотрудники, прошедшие профильное обучение. Это гарантирует качественный результат.

Детали оцифровки документации

Перед процессом оцифровки выполняется сортировка документов по структуре, хронологии и видам. Следующим этапом является расшивка бумаг, снятие скребок, скоб и других фиксаторов.

Особое внимание уделяется сверке оригиналов на бумажных носителях и цифровых копий. Это трудоемкий процесс, требующий наличия специальных навыков.

На некоторых бумажных документах могут иметься повреждения, стертые печатные символы или рукописные буквы. Подобные элементы с трудом распознаются компьютерными программами.

При работе с такими документами требуется проявление особой внимательности от оператора. Все неточности и различия между сканами и бумажными оригиналами устраняются вручную.

Преимущества оцифровки архивов

Оцифровка архивов предприятий и небольших организаций – комплексная услуга, которую предоставляет архивная компания БизАрхив. Специалисты компании помогают клиентам быстро и качественно организовать электронный документооборот и хранение.

Заказав услугу оцифровки текстовых документов и оцифровки чертежей, клиенты получают:

• Сокращение объемов бумажной документации.
• Снижение затрат на хранение архива и на дополнительный персонал.
• Упрощение поиска информации.
• Повышение уровня конфиденциальности.

Создание цифровой базы документов обеспечивает высокую степень защиты ценной информации и минимизирует риск несанкционированного доступа к документам.

Сканирование архива: как оцифровываются архивные документы

Как и во всех остальных отраслях государственной и коммерческой деятельности, оцифровка фондов в государственных и муниципальных архивах служит решению сразу нескольких задач: наведению порядка в фондовом учете, упрощению поиска документов, снижению нагрузки на сотрудников и времени при отработке запросов пользователей, сохранению ветхих оригиналов, переходу к предоставлению архивных услуг в электронном виде, в том числе платных услуг.

Работы по переводу архивных фондов в электронный вид начались еще на рубеже тысячелетий. За прошедшее с тех пор время российскими архивами оцифрованы сотни тысяч исторических документов и описей. Но все равно это лишь малая часть Архивного Фонда РФ.

Два подхода

1. Если условно представить фонды архивного учреждения в виде пирамиды, то основной ее объем будут составлять непосредственно документы, и лишь малую часть на вершине – научно-справочный аппарат (описи), обеспечивающий навигацию по фондам и поиск требуемых дел и документов.

Многие учреждения используют оцифровку для решения разовых, узких задач. По аналогии с внедрением множества программных продуктов под каждую мелкую задачу, такая оцифровка называется «лоскутной».

Например, в связи с юбилеем значимой для субъекта РФ личности ожидается увеличение интереса исследователей к архивным документам.

Архив получает финансирование, сканирует эти фонды и переводит в формат базы данных 2–3 соответствующие описи.

Например, в связи с юбилеем значимой для субъекта РФ личности ожидается увеличение интереса исследователей к архивным документам. Архив получает финансирование, сканирует эти фонды и переводит в формат базы данных 2–3 соответствующие описи.

Этот путь – несистемный подход, позволяющий отчитаться о выполненной работе в короткий промежуток времени, но никак не отражающийся на общей эффективности работы архива, так как суммарный объем переведенных в электронный вид документов составляет доли процента от фондов учреждений. Многие архивы идут этим путем исключительно из-за недостатка финансирования. Но большинство все-таки понимает, что необходимы долгосрочные, плановые работы.

2. Поэтому многие добиваются длительных программных бюджетов и следуют другой стратегии, гораздо более перспективной с точки зрения развития архивных услуг и онлайн-сервисов. Эту стратегию поддерживает и Федеральное архивное агентство (Росархив).

Приоритет в ней отдается переводу в электронный вид всего научно-справочного аппарата. Этот путь позволяет перейти к полноценному автоматизированному учету фондов, в том числе к созданию единых информационных систем для региональных архивов.

Кроме того, появляется возможность простого и удобного поиска по фондам, что облегчает внутреннюю деятельность и позволяет перейти к предоставлению архивных услуг в электронном виде.

Документы сканируются в текущем режиме при поступлении запросов от пользователей. Для этого архиву достаточно иметь хотя бы один профессиональный сканер. А вот для оцифровки больших по объему массивов, описей, а также особо ценных документов по прежнему привлекаются эксперты из организаций, специализирующихся на сканировании и ретроконверсии.

Специфика оцифровки архивных документов

Теперь рассмотрим чуть подробнее некоторые особенности сканирования и индексирования архивных документов и описей. В отличие, к примеру, от тиражируемых книг, в архивах почти каждый документ уникален.

Огромная ответственность ложится на оператора сканирования, который должен увидеть особое состояние документа (ветхость, повреждения, уход текста в корешок, особую сшивку и т.д.

) и оперативно настроить оборудование, либо передать документ на реставрацию.

Один из часто сканируемых видов архивных фондов – межевые дела. Это стандартный архивный документ с толстым корешком. Однако среди его листов встречаются вложения формата до А0. Расшивать дела нельзя, протяжную технику не применишь. Исполнитель должен обладать другим классом оборудования – широкоформатными сканерами планетарного типа (пример).

Очень высокое значение приобретает опыт исполнителя, которого привлекают к работам в учреждении.

Как показала многолетняя практика, частая перенастройка оборудования, необходимость в режиме реального времени отслеживать качество оригиналов и получаемых электронных образов не под силу новичкам в оцифровке.

Если конкурс выиграла такая компания, велики риски значительно увеличить сроки проекта или получить некачественный ресурс (поэтому нужно обязательно досконально проверять подготовленные электронные образы при сдаче работ).

Оборудование

Особенности документов предъявляют симметрично высокие требования и к оборудованию. Для архивных документов можно использовать исключительно бесконтактную сканирующую технику – планетарные сканеры.

Причем сканер должен обладать высочайшими характеристиками разрешения, цветопередачи и контрастности, так как велико наличие неконтрастных, угасающих текстов и изображений. Какое оборудование пользуется популярностью на рынке планетарных сканеров, можно узнать из нашего обзора 2014 года.

Первый такой сканер был разработан ЭЛАР в рамках проекта оцифровки фонда 350 «Ревизские сказки и исповедальные ведомости» Российского государственного архива древних актов. Для того, чтобы сканировать ветхие оригиналы высотой до 50 см и весом до 50 кг, сканер оснащен моторизированной колыбелью. Безопасный уровень силы прижатия к стеклу контролируется несколькими сенсорами.

Особая структура, толщина, вес архивных документов иногда приводят к необходимости разработки специальной техники.

Так, в большинстве государственных архивов среди востребованных фондов генеалогической направленности имеются дела толщиной более 30 см и весом до 60 кг: например, материалы переписей населения (переписные книги), документы церковных приходов о рождении и пр.

Долгое время, несмотря на востребованность, эти фонды не сканировались по причине отсутствия оборудования. Подходящие сканеры появились на рынке только в конце 2013 г., но сегодня уже завоевали популярность.

Индексирование

Чтобы вести учет и иметь возможность искать документы, их надо проиндексировать – заполнить карточки в АИС. Большинство архивных документов и описей выполнены вручную или с помощью печатной машинки, то есть не поддаются качественному программному распознаванию. Требуется ручная ретроконверсия.

Снова появляются дополнительные требования к исполнителю. Во-первых, он должен обладать достаточным штатом, чтобы выполнить работу в срок. В наиболее масштабных на сегодня проектах по оцифровке архивных фондов участвовало до 700 операторов индексирования.

Держать такой постоянный штат невыгодно, поэтому крупные и опытные компании именно для крупных региональных архивных проектов часто привлекают местное население. Впервые такая технология была применена при оцифровке метрических книг для проекта «Поколения Пермского края».

Через Центр занятости были временно трудоустроены несколько сот человек. Причем работали они на дому, через специальное приложение.

Классический пример – в старинном документе указана дата 37 мая. Обученный и здравомыслящий оператор, естественно, не стал вносить неверные данные, а уточнил дату по соседним листам метрической книги.

Главный вопрос – как добиться 100% качества? Ведь в ФИО, датах, номерах ошибаться нельзя. На помощь приходят жесткая система контроля качества и технологии. Например, метод двойного ввода, когда информация попадает в Базу данных только после одинакового внесения 2 операторами.

Но все равно остается проблема мертвых языков и написания. При ретроконверсии таких документов на первый план выходит опыт руководителей групп индексирования, которым часто приходится решать и сложные нестандартные задачи.

Описи

А теперь о главном. Как уже отмечалось в начале статьи, перспективной стратегией оцифровки архивных фондов является перевод в электронный вид полного НСА. Это – наиболее сложная работа. Методическими рекомендациями Росархива установлены правила ведения баз данных по архивным описям. Поэтому описи необходимо индексировать по широкому набору полей.

Сложность оцифровки архивных описей учтена, в том числе, в 44-ФЗ «О контрактной системе». Согласно ч. 2 ст.

56 закона, «оказание услуг, связанных с необходимостью допуска подрядчиков, исполнителей к учетным базам данных музеев, архивов, библиотек» является основанием для проведения конкурса с ограниченным участием (участие ограничено результатами предквалификационного отбора). То есть только после подтверждения претендентом своих компетенций и опыта выполнения аналогичных проектов.

Описи, как и документы, могут быть ветхими и написаны на одном из мертвых языков. Описи могут иметь очень сложную структуру и содержать персональные данные. Отличается формат описей для обычной и научно-технической документации, а также объектов нефондового учета. Сформированную базу данных надо заносить в программный комплекс «Архивный фонд» и т.д.

Без глубокого понимания процессов архивной деятельности, знания нормативной и методологической базы осуществить качественный перевод НСА в электронный вид не получится. Поэтому необходимо доверять оцифровку только проверенным компаниям, доказавшим на деле свое умение обращаться с архивными фондами. А оценить бюджет можно, заказав бесплатную экспертизу.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a4431