Организация электронного архива

Количество электронных документов растёт, а длительность их использования вынуждает пользователей серьезнее относиться к хранению. Именно поэтому в последние годы всё чаще говорится о создании безбумажных архивов.

Раньше сдача электронного документа (ЭД) в архив ограничивалась тем, что в его реквизитах указывали, к какому делу он относится. Но сами электронные документы продолжали хранить в системе электронного документооборота (СЭД).

В архив передавали либо бумажные экземпляры, которые формировали перед подписанием, либо электронные документы на материальных носителях (магнитных/оптических дисках) в сопровождении бумажной описи.

То есть архивы продолжали оставаться «материальными», а не электронными.

В этой статье поговорим о другом — создании архивов электронных документов, для которых бумажных экземпляров не существует. И ещё одно условие — на протяжении всего срока хранения нужно обеспечивать сохранность и юридическую значимость оригиналов, переданных в архив.

Чтобы успешно организовать электронный архив, нужно решить организационные и технические вопросы. А для начала изучить два методических момента:
● Что из себя представляет сдача электронного документа в архив?
● Как подготовиться к созданию такого архива?

Требования к архиву электронных документов

Архивисты знакомы с «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждены Приказом № 526 от 31.03.2015 г. Минкультуры).

Если рассматривать правила обобщённо, то они говорят о том, что передача ЭД в архив несильно отличается от истории с бумажными документами. И это усыпляет бдительность специалистов. Хотя в реальности это не совсем так! Дело в том, что у электронных и бумажных документов есть большие различия. Главное из них зафиксировано в определении ЭД:

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

То есть информация отделена от носителя, а для ее восприятия человеком требуются специальные технические средства. С этим связаны и основные сложности, которые возникают в процессе хранения ЭД: обеспечение воспроизводимости, юридической значимости и т. д. И это необходимо учитывать при передаче электронных документов в архив. Но не только это…

Сам подход к работе с ЭД отличается от процессов с бумагами. Практически любой официальный документ в организации «проходит» через множество подразделений. При работе с бумажным экземпляром каждое из них может после завершения работы списать копию документа в дело своего подразделения, установив необходимый срок хранения.

В случае если взаимодействие с официальными документами в организации ведется в электронном виде (например, в СЭД), то все пользователи работают с одним ЭД. Копий при этом никто, как правило, не создает.

Но когда работы по документу завершены, возникают вопросы: в какое дело списывать ЭД, кто будет являться владельцем этого дела? Эти вопросы необходимо проработать заранее при формировании номенклатуры дел, в которую включаются электронные дела (то есть дела, содержащие ЭД).

Рассмотрим, какие этапы работ нужно будет пройти для организации электронного архива:
● проанализировать виды ЭД и определить, какие информационные системы (ИС) будут являться источниками поступления документов в архив;
● определить, где будут храниться ЭД;
● уточнить момент передачи ЭД в архив;
● зафиксировать формат передачи документов;
● сформировать дела;
● передать ЭД на хранение.

В общем-то, этапы организации хранения бумажных документов и ЭД схожи. Рассмотрим особенности и отличия.

Анализируем виды электронных документов

Первое, с чего нужно начать, — уточнить, какие ЭД создаются в организации, и оценить их количество. Это поможет определить специфические требования, которые нужно предъявить к хранению электронных документов и сформировать с их учётом номенклатуру дел (НД).

Как правило, большинство ЭД составляют документы временного (до 10 лет) срока хранения: служебные записки, первичные учетные и бухгалтерские документы и т. д. Они не подлежат передаче в архив — за хранение отвечают структурные подразделения организации. Но при этом и для них необходимо обеспечить правильное хранение в соответствии с установленными сроками.

Фиксируем системы-источники

Типичная ситуация: в крупной организации используется множество специализированных ИС (СЭД, ERP и т. д.), в которых создаются и обрабатываются документы.

Каждая система определяет формат документов (docx, pdf, xml и т. д.), их метаданные, вид используемой электронной подписи (УКЭП, УНЭП, ПЭП) и формат ее хранения.

Кроме того, один и тот же документ (или его метаданные) может храниться в нескольких системах.

Например, его могут создать и согласовать в СЭД, после чего информация по нему передается в учетную систему для выполнения бухгалтерской проводки. Другой вариант — изначально созданный в одной ИС первичный учетный документ передается в другую, где на его основании формируется бухгалтерский документ.

Возникает вопрос: «Откуда взять ЭД для передачи в архив?». Другими словами: «Какая система будет являться источником?». Имеет смысл выбрать ту ИС, в которой ЭД появился или сформировался изначально как официальный документ (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Уточняем, где хранить электронные документы

Оперативное хранение ЭД, как правило, осуществляется в той системе, в которой он был создан. Это позволяет быстро обращаться к нему и использовать в оперативной деятельности.

Для архивного хранения электронных документов использование оперативных ИС не всегда эффективно, особенно если говорить о долговременном и юридически значимом хранении.

Поэтому вопрос «Где будет осуществляться архивное хранение электронных документов?» остается актуальным.

Альтернатива использованию оперативных ИС для хранения — выделение в ИТ-инфраструктуре предприятия отдельной системы архивного хранения документов. Этот вариант интересен по ряду причин:
● можно разгрузить хранилища оперативных ИС;
● получится организовать длительное хранение документов по единым требованиям;
● сокращается стоимость хранения;
● снижаются требования к SLA;
● проще работать архивариусам и делопроизводителям.
Если принимается решение о выделении специализированной системы для хранения ЭД, возникает вопрос передачи документов.

Определяем момент передачи документа в архивную систему

Электронный документ, создаваемый и поступающий в организацию, обрабатываются в одной их информационных систем. С ним идёт активная работа. На данном этапе не только велико количество обращений к ЭД, но и происходит его дополнение метаданными (информацией о подписантах, исполнителях и т. д.).

После завершения работы с документом возникает период, на протяжении которого вероятность и частота обращений к нему остаются высокими — документ остаётся востребованным в оперативной деятельности. Для разных видов документов этот период может различаться.

Например, распорядительные документы могут передаваться в архивную систему в конце года, а бухгалтерские — после завершения отчётного периода.

Момент передачи ЭД в архивную систему должен определяться типом документа и системой-источником, исходя из особенностей бизнес-процесса, в рамках которого создавался документ.

Определяем формат передачи документов

Выяснив «моменты», когда документы могут быть переданы в архивную систему, нужно ответить вопрос: Какую информацию по ним будем передавать (тело, подписи, метаданные), в каком формате?
В упомянутых выше «Правилах» прописаны следующие требования к составу контейнера электронного документа:
● он сам в исходном формате и информация о его подписании;
● метаданные;
● копия документа в специальном формате (например, PDF/A), обеспечивающая возможность его воспроизводимости на протяжении срока его хранения.

Однако остается много вопросов на усмотрение самой организации. Например, какие метаданные передавать по документу? В зависимости от его вида они могут содержать не только реквизиты, но и другую «полезную» информацию, отражающую ход исполнения, согласования документа и т. д.

Формирование дел

Хранение ЭД в системе упрощает решение некоторых задач, для которых ранее использовались дела. В первую очередь это касается поиска документов.

Это не означает, что от дел можно совсем отказаться. Они позволяют группировать документы по критериям, которые сложно сформулировать поисковым запросом. Кроме того, включение ЭД в дело определяет срок его хранения и ответственного за хранение.

Для того чтобы передать электронные документы в архив, их нужно сформировать в дела. В номенклатуре дел отразятся все виды документов, которые есть в организации, в том числе и электронные.

Также потребуется немного пересмотреть подходы к формированию номенклатуры дел. С учётом больших объемов документов, создаваемых в различных системах-источниках, номенклатура должна позволять определять критерии или правила, по которым будут предварительно формироваться дела.

При этом большинство систем организации, например, бухгалтерские и учетные, ничего «не знают» о номенклатуре дел. Возникает вопрос: «Как тогда сформировать дела?»

Возможно два варианта:

1. Списание ЭД в дела в системе-источнике и передача документа в архивную систему вместе с информацией о деле, к которому он относится. Здесь приходится решать проблему с системами-источниками, которые не «знают» о номенклатуре дел.

2. Формирование дел непосредственно в архивной системе и распределение документов в них в момент приёма. Для этого необходимо, чтобы общая номенклатура дел организации была передана в архивную систему. Как правило, источником этого справочника является СЭД.

Процесс перевода дел в архив

Как только дела сформируются, электронные документы можно отправить в архив. Процесс передачи дел в архив в соответствии со всеми правилами можно реализовать как в СЭД, так и в архивной системе — запуском специальных сценариев (в несколько кнопок).

Подведем итоги

Управление бумажным архивом и оперативное хранение электронных документов достаточно давно и успешно реализуется с помощью СЭД.

Организация архивного безбумажного хранения, в том числе долговременного, приводит к появлению новых требований, для реализации которых может потребоваться создание специализированной архивной системы.

В этом случае СЭД может выступать как источник ЭД и нормативно-справочного аппарата (как источник номенклатуры дел).

Кроме того, для передачи электронных документов в архив организации необходимо решить ряд задач:
1. Методические:
● разработка правил и требований, предъявляемых к хранению всех существующих видов ЭД организации. При этом нужно учитывать, что все большее количество документов переводят в электронный вид;
● пересмотр нормативной документации с учетом особенностей ЭД;
● создание внутренних НПА, дополняющих существующую нормативную базу по организации хранения документов.
2. Организационные:
● определение владельца процесса хранения ЭД и наделение его соответствующими полномочиями;
● обеспечение исполнения разработанных НПА.
3. Технические:

● обеспечение комплекса технических и программных средств, необходимых для создания архива. Могут потребоваться значительные аппаратные ресурсы (дисковое пространство, оперативная память и т. д.), а также использование специального ПО, например, TSP-сервер;

● организация передачи ЭД в архив в соответствии с требованиями, определенными архивной системой. Это может потребовать доработки систем-источников.

Следующие шаги возьмёт на себя автоматизированная архивная информационная система. Использование электронного архива позволяет организации:
● ускорить и упростить доступ для сотрудников к документам, находящимся на хранении;
● обеспечить сохранность всех документов организации, в том числе временного, до 10 лет, срока хранения;
● снизить нагрузку на оперативные хранилища, а также стоимость хранения документов за счёт меньших требований к серверному оборудованию и системам хранения по сравнения с требованиями к оперативным системам.

И наконец, не забывайте: архивное хранение электронных документов — это важная для организации задача. Документы являются подтверждением операционной деятельности организации. Поэтому необходимо обеспечить их сохранность и юридическую значимость на протяжении всего срока их хранения.

Алексей Микрюков, аналитик Directum
Источник: GlobalCIO
Организация системы электронного архива: старая задача в новых условиях.

Системы электронного документооборота (СЭД) стали для многих организаций инструментом, без которого делопроизводство уже никак не обходится.

Помимо преимуществ, связанных с экономией времени и средств, СЭД также позволяют организовать хранение большого количества документов в электронном виде, тем самым избавив от необходимости выделять для архивной документации специальное помещение.

Эксперты компании Калуга Астрал, входящей в состав Ассоциации «РОСЭУ», рассказали, что такое электронный архив, чем он отличается от бумажного архива и как его организовать.

Как электронный документооборот стал необходимостью

До 2020 года переход организаций на ЭДО можно было назвать вялотекущим процессом. У компаний не было по-настоящему серьёзных причин переводить делопроизводство в электронный формат. Поэтому на переход решались в основном крупные предприятия. Однако пандемия covid-19 внесла свои коррективы, вынудив участников бизнеса поменять процессы согласования, подписания и передачи документов.

Толчком к развитию ЭДО в России стала и инициатива со стороны государства. Основное внимание было уделено электронному документообороту между предприятиями и контролирующими органами. Вот как это происходило:

В конце 2020 года утвердили Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности, разработанную ФНС России;
В 2021 года был принят Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ о поправках в ТК РФ, которые позволили вести практически все кадровые документы в электронном виде;
С 1 января 2022 года начала полноценно работать ГИС ЭПД, что позволило организациям, занимающимся автомобильными грузоперевозками, выбирать, в каком виде оформлять первичную документацию: на бумаге или в электронном формате;
ФНС утвердила формы ряда электронных документов;
Произошли изменения в правилах подписания электронных документов, появилось понятие машиночитаемой доверенности.

Всё это привело к тому, что у бизнеса просто не осталось выбора. В некоторых случаях ЭДО стал обязательным. А что обмениваться электронными УПД или счетами-фактурами с контрагентами и госорганами, приходилось подключаться к оператору ЭДО, поскольку этого требовало законодательство.

Что такое электронный архив и чем он лучше бумажного

У традиционных бумажных архивов существует немало недостатков, исправить которые можно лишь с помощью перевода делопроизводства в электронный формат. Перечислим самые основные:

Документы легко потерять

Данная проблема актуальна не только вне архива — документы теряются и в процессе переноса бумажного архива. Кроме того, к утере также приводят сложности в поиске документов — бумагу, которая не нашлась в архиве по тем или иным причинам, можно считать потерянной.

Помимо этого, существует опасность уничтожения документов при пожаре, затоплении или другом чрезвычайном происшествии. Поскольку резервные копии бумажных документов обычно не создаются, уничтоженная документации восстановлению не подлежит.

Нужные бумаги часто приходится долго искать

Обычно на поиск нужной документации и так уходит довольно продолжительное время, несмотря на систематизацию. Однако дольше приходится искать бумаги, поступившие в архив десятки лет назад. Поиск документов в значительной степени затрудняет и ситуация, когда у компании несколько архивов, которые находятся в разных регионах.

Под архив приходится приобретать или арендовать специальное помещение

Если у предприятия есть свободный кабинет, его приходится занимать для хранения документации. Но не у всех есть такая возможность, поэтому приходится ежемесячно платить за аренду помещения, выделенного под архив.

С конкретным документом из архива может работать только один работник

Проблема с одновременным доступом к одному документу может быть решена только при переводе документации в электронный формат.

Организация электронного архива может помочь решить вышеописанные проблемы. Электронный архив выполняет роль цифрового хранилища, в которое электронные документы попадают из системы ЭДО или других источников. Архивация и упорядочивание потока документов происходит согласно нормам, установленным организацией, а также в соответствии с требованиями ГОСТа Р 54989-2012.

Электронный архив обладает рядом преимуществ:

Простота и удобство использования

Для доступа к необходимому документу достаточно буквально пары кликов. Документы в базе хранилища можно сортировать по определённому признаку: по названию, дате и т.п.

Высокий уровень безопасности

Получить доступ к файлам и внести в них изменения могут лишь автоматизированные системы. Пользовательские права ограничены возможностью читать документы. Системы операторов ЭДО при передаче документов автоматически отправляют в «облако» резервную копию.

Обычно сервера располагаются на разных физических устройствах, поэтому при повреждении оборудования документы можно легко восстановить.

Поскольку права пользователей разграничиваются по мере необходимости, опасность несанкционированного доступа практически отсутствует.

Возможность быстрого ответа на запросы надзорных органов

Структура электронного архива позволяет максимально быстро найти нужный документ и отправить его по запросу ведомства.

Широкие возможности масштабирования

С увеличением объёма документов достаточно приобрести ещё один носитель и подключить его к общей архивной системе. Кроме того, система электронного архива поддерживает возможность задать документу срок хранения. По его истечении файл с документом будет автоматически удаляться системой.

Подтверждение нулевой ставки НДС

Организация электронного архива упростит получение права на льготное налогообложение, в том числе на НДС 0%.

Виды электронных архивов

Электронный архив может быть организован в виде:

локального архива — документы хранятся на специально выделенном сервере организации;
«облачного» хранилища — на стороннем сервере, доступ к которому предоставлен через интернет на заранее согласованных условиях;
архивного хранилища в системе ЭДО — за хранение документов отвечает оператор ЭДО, условия доступа к ним обсуждаются с оператором.

Рассмотрим каждый вид электронного архива детальнее.

Локальный архив

Для хранения документов организация использует специальный сервер. Документы в таком архиве могут храниться в отдельных директориях (папках) операционной системы, однако поиск документов будет ограничен возможностями ОС. Минусами такого архива также являются высокие риски нарушения конфиденциальности и низкий уровень контроля за использованием документов.

«Облачный» архив

Некоторые операторы ЭДО предоставляют для хранения электронных документов своих клиентов специальный сервер, доступ к которому организация получает через интернет. Условия доступа согласовываются отдельно.

Преимущество такого способа хранения электронной документации заключается в том, что компании не нужно организовывать архив самостоятельно. Минус «облачного» хранилища — сложный поиск необходимой документации.

Архив в системе ЭДО

Компания сможет организовать хранение архивной документации в СЭД, если оператор ЭДО предоставляет такую услугу. Это наиболее удобный для хранения документов вариант, поскольку:

исключены риски несанкционированного доступа к архивной документации — функциональность СЭД позволяет настроить доступ для разных категорий пользователей;
реализован быстрый поиск документов — пользователь может почти мгновенно найти документ по заданному атрибуту (дата, тип документа и т.п.);
можно контролировать движение документов и их использование работниками компании — СЭД позволяет отслеживать все перемещения документации и любые изменения в ней;
хранение документов в СЭД позволяет автоматизировать процессы — например, можно настроить автоматическое удаление документов с истекшим сроком хранения;
возможна интеграция с различными сервисами — при необходимости функциональность СЭД можно расширить за счёт новых опций от готовых интеграционных решений или разработанных самостоятельно.

Формирование электронного архива

Чтобы организовать в компании электронный архив, необходимо предварительно подготовиться. Порядок подготовки будет включать несколько этапов:

Решение вопроса функциональности архива

Необходимо определиться с тем, какие функции архивной системы наиболее востребованы. Также нужно учесть, какие методы хранения документации и источники получения данных будут использоваться.

Анализ работы вашей организации

На этом этапе нужно составить перечень документов, которые будут поступать в архив, и определить, какие бумаги нужно оцифровать прежде всего.

Составление плана приоритетности блоков

В плане нужно указать информацию об очерёдности внедрения блоков в систему электронного архива. Блоки могут содержать документацию разного типа.

Оценка имеющегося бумажного архива

Перед тем как документы будут переданы в электронный архив, определяется их ценность. Данный процесс регламентируют специальные нормы. Оценка осуществляется по следующим критериям:

метод содержания;
степень
возможность длительного хранения и т.д.

Сканировать документы из бумажного архива можно постепенно. Сначала стоит внести в базу электронного архива документы, которые были оформлены в течение последнего года, поскольку обычно именно они наиболее востребованы.

Внесение оцифрованных документов в электронный архив

После оценки документация упорядочивается и вносится в электронный архив. Это заключительная стадия формирования электронного архива. На данном этапе также проверяется соответствие носителей. На данном этапе осуществляется проверка носителей на соответствие требованиям ГОСТа, подготовленные для архивирования файлы документов отправляются в систему хранения.

После выполнения всех процедур по формированию электронного архива можно начинать работу с документами. Порядок работы с электронной документацией, в том числе архивной, описан в регламента об ЭДО — документе, содержащим определения терминов, правила работы с СЭД и т.п.

Источник

Электронный архив: как организовать его в компании и почему пора это сделать

Пандемия изменила мир, в том числе и мир документооборота: в условиях карантина участникам бизнеса пришлось менять процессы согласования, подписания и передачи документов.

Государство стало стремительно развивать электронный документооборот между организациями и надзорными органами.

В конце 2020 года утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности;
В конце 2021 года принят Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс», который позволил перевести часть кадровых документов в электронный формат с использованием электронной подписи;
С 1 января 2022 года полноценно работает государственная информационная система электронных перевозочных документов. Автомобильные грузоперевозчики вольны выбирать, оформлять ли первичные документы на бумаге или полностью перейти на ЭДО;
ФНС утвердила формы ряда электронных документов;
Изменились правила подписания электронных документов. Появилось понятие машиночитаемой доверенности — электронная доверенность в формате XML на подписание электронных документов.

У организаций нет выбора — приходится погружаться в мир электронного документооборота с контрагентами, контролирующими и другими организациями.

Предприниматели пересматривают свои бизнес-процессы и задумываются об управлении документами, потому что ни один бизнес-процесс не обходится без обмена документами — все чаще электронными.

Даже те компании, которые считали, что управление документами их не касается, задаются вопросами, как правильно внедрить систему электронного документооборота и как следовать новым законам, не разрушая существующие процессы.

https://www.youtube.com/watch?v=nfZoKMAJGP4\u0026pp=ygU80J7RgNCz0LDQvdC40LfQsNGG0LjRjyDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3QvtCz0L4g0LDRgNGF0LjQstCw

Также нужно учитывать ФСБУ «Документооборот». Как с ним работать узнаете из курса «Шесть новых ФСБУ». Получите официальное удостоверение, будете работать по всем правилам 2023.

Смотреть бесплатный урок из курса

Что такое электронный архив?

На первый взгляд, все кажется просто: электронный архив — это собрание скан-копий документов организации, к которым есть постоянный доступ, то есть хранилище электронных документов.

На деле все гораздо сложнее. Электронный архив — это не просто сборник файлов, это система хранения архивных электронных документов.

Бумажный документ проходит разные этапы своего жизненного цикла: создание, согласование, оформление, подписание, регистрация, направление исполнителям, исполнение, формирование в дело, оперативное хранение дела, затем финальная точка — передача дела в архив организации. Финальная же точка движения электронного документа — электронный архив.

К сожалению, даже провайдеры вводят в заблуждение пользователей и называют «электронным архивом» обычные файловые хранилища.

Скан-копии документов и электронный архив — не одно и то же

В архив организации передаются завершенные дела, причем по нормативным документам — только подлинники. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 подлинник — это первый или единственный экземпляр документа.

Скан-копия бумажного оригинала не является подлинником — это дубликат, а значит, она не может быть передана в архив (поэтому ни в коем случае не уничтожайте подлинники бумажных документов, даже если вы их отсканировали и сохранили на компьютере).

Подлинник электронного документа — документ, информация которого создавалась в электронном виде, и передавать в электронный архив можно только такие электронные документы (а не скан-копии). Например, приказ, созданный в системе электронного документооборота и подписанный квалифицированной электронной подписью.

В Госдуму уже внесен законопроект об электронном дубликате — это документ, переведенный из бумажного вида в электронный с сохранением юридической значимости. Но пока скан-копия считается именно копией.

При этом никто не запрещает создавать файловое хранилище в своей системе и хранить скан-копии. Это упрощает работу с документами, увеличивает производительность, сокращает сроки поиска документов и позволяет передать оригиналы документов на внеофисное хранение.

Правила хранения электронных документов

К формированию и хранению архивных электронных документов законодательство предъявляет ряд требований:

архивный электронный документ должен содержать определенный набор атрибутов и метаданных, файлы электронных подписей, сам файл в формате PDF/A;
хранение резервной копии в другом месте (на другом сервере) на случай непредвиденной порчи или утери одного экземпляра;
обеспечение юридической значимости документов на протяжении срока хранения;
соблюдение правил безопасности в течение срока хранения (исключение утраты, несанкционированного доступа, внесения изменений или уничтожения);
прочие требования, обозначенные в нормативных документах.

Сроки хранения электронных документов

Нормативные требования к срокам хранения электронных документов — те же, что и для бумажной документации.

Сроки хранения архивных документов, независимо от места, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Виды электронных архивов

В зависимости от места хранения разделяют виды архива электронных документов.
Архив на съемном носителе
Например, на флешках в помещении архива организации.
Локальный архив

Это хранение документов на сервере компании (например, в папках на компьютере).

Локальный архив — наименее удобный вариант: сложно искать документы, высокие риски нарушения конфиденциальности, низкий уровень контроля за использованием документов.

Облачный архив

Это файловое хранилище на стороннем сервере — провайдер предоставляет место в облачном хранилище, где вы можете структурировано хранить документацию и иметь к ней доступ через интернет на заранее согласованных условиях.

https://www.youtube.com/watch?v=nfZoKMAJGP4\u0026pp=YAHIAQE%3D

Плюсы — экономия места на собственных серверах, выше уровень контроля; минус — по-прежнему сложный поиск документов.

Архив в системе электронного документооборота

Организации, работающие в информационных системах, могут использовать функцию электронного архива, если провайдер предоставляет такую услугу. Хранит данные сам провайдер ЭДО.

Архив в системе ЭДО — наиболее подходящий вариант. Его плюсы такие.

Высокий уровень безопасности — гибкая система настройки доступов к документам исключает риски несанкционированного использования документации;
Быстрый поиск по документам — информационная система позволяет производить поиск по всем атрибутам документов в считанные секунды;
Контроль за ходом движения документов и за их использованием сотрудниками организации. Система позволит отслеживать все перемещения документов и внесенные изменения;
Автоматизация процессов — например, формирование номенклатуры дел или автоматическое уничтожение документов по истечении сроков их хранения;
Интеграция с различными сервисами. Электронный документооборот позволяет обмениваться юридически значимой документацией между организациями, предоставлять финансовую отчетность в надзорные органы, направлять данные в налоговые инспекции и так далее;
Простое и эффективное использование. Единая система архива позволяет упорядочить всю документацию, а также сортировать ее по определенным атрибутам — наименованию, дате закрытия дела, срокам хранения.

Требуется помощь? Задайте безлимитное количество вопросов на консультации!

Наши эксперты оперативно найдут верный ответ и помогут.

Все подробности здесь.

Внедрение СЭД: подготовка, этапы и возможные сложности

Если вы еще не сталкивались с системами ЭДО, необходимо провести некоторые подготовительные работы:

Провести аудит действующего бумажного архива и документации компании, определить объем документооборота, виды документов, схемы их движения;
Определить, какие виды документов можно полностью перевести в электронный формат, а какие документы оставить на бумаге, но дополнительно оцифровать для удобства в работе (при этом в номенклатуре дел необходима отметка о ведении дела в электронном виде);
Определить необходимость оцифровки действующего архива организации;
Понять, сколько этапов проходит документ и на каких из них есть «зависания», чтобы при переходе на ЭДО от них избавиться;
Подготовить список задействованных сотрудников, чтобы понимать, сколько лицензий понадобится;
Определить необходимую функциональность будущей информационной системы: решить, что должна уметь система электронного архива, как и откуда будут поступать документы и как они будут храниться, какие действия смогут выполнять пользователи, какие нужны ограничения. У вас должен сформироваться образ электронного архива;
Определить порядок принятия документов в электронный архив по утвержденной форме описи и порядок действий при передаче электронных документов в архив;
Подготовить техническую базу для внедрения СЭД и установить программу «КриптоПро», с помощью которой сотрудники будут подписывать документы электронно;
Выбрать провайдера и согласовать с ним набор модулей, элементов, прав доступа и прочее;
Установить и протестировать информационную систему;
Утвердить проект документа, регламентирующего переход на электронный документооборот (обычно это инструкция по делопроизводству);
Обучить сотрудников работе в новой системе — первую очередь тех, кто постоянно взаимодействует с архивными документами;
Начать использовать систему и наполнять ее документами.

Простота использования электронного архива позволяет внедрить его без особых сложностей для сотрудников организации. Но надо учитывать, что к хранению архивных документов предъявляется множество требований федеральных законов и других нормативных актов. Их невыполнение может привести к серьезным последствиям — например, к штрафам для организации.

https://www.youtube.com/watch?v=VuvKDt6_nQ4\u0026pp=ygU80J7RgNCz0LDQvdC40LfQsNGG0LjRjyDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3QvtCz0L4g0LDRgNGF0LjQstCw

Поэтому до внедрения электронного архива необходимо изучить нормативную базу и определить, будет ли ваша система электронного архива соответствовать всем техническим требованиям: по уровню безопасности, форматам файлов, форматам электронных подписей и прочим.

Перспективы развития: какие функции СЭД появятся в ближайшие годы?

В ближайшие годы функции систем электронного документооборота будут расширяться и адаптироваться под новые законы и нормативные акты.

К концу 2024 года ряд документов окончательно перейдут в электронный формат — например, кадровые, транспортные, документы по учету НДС. С 1 января 2023 года без машиночитаемой доверенности сотрудник не сможет подписать электронные документы от лица компании, а в 2023 году автомобильные грузоперевозчики уже не смогут оформлять первичные документы на бумаге.

Все это обязывает провайдеров ЭДО менять состав систем — внедрять интеграцию с государственными информационными системами и соответствовать требованиям по обеспечению юридической значимости документов на этапе их создания и на протяжении всего срока хранения. Далее будут появляться модули и системы архивирования электронных документов с формированием описей, актов об уничтожении и других документов, утвержденных федеральными законами в сфере архивного дела.

Не затронутыми пока остаются договорная, проектная, производственно-техническая документация — но в дальнейшем цифровизация коснется всех документов, а не только управленческой, первичной и кадровой документации.

Электронный архив документов

Главная / Инфоцентр / Статьи / Электронный архив документов

Владимир Андреев
11 января 2020
Статьи

С годами существования любой организации в ней накапливается большое количество различной документации. Чтобы не складировать папки с различными бумагами, всё больше предприятий создают электронный архив документов.

Создание электронного архива – что именно под этим подразумевается? Под организацией электронного архива документов в компании мы понимаем реализацию части функций комплексной СЭД, которые обеспечивают долгосрочное хранение документов.

Систематизация информации посредством электронного архива решает следующие задачи: способствует более быстрому нахождению нужного документа, отслеживанию движения договоров и прочих нормативных актов компании, а также более эффективному управлению делопроизводством.

Электронный архив особенно важен в случае, когда нужно обеспечить централизованное или распределённое хранение документов компании, которые весь или часть своего жизненного цикла проходят в электронном виде (разрабатываются, обрабатываются, исполняются или хранятся).

Каким предприятиям необходим электронный архив?

Несомненно, организация электронного архива особенно важна для крупных холдингов – им важно поддерживать свой электронный архив, так как ежедневно через организацию проходят тысячи различных бумаг, которые необходимо не только оперативно обрабатывать, но и хранить.

Цифровизация архива компании не только упорядочивает работу, но и способствует экономии времени сотрудников. Можно сказать, что электронный архив документов является неотъемлемым компонентом IT-инфраструктуры современной компании.

Однако, электронный архив документов — это выигрышное решение для бизнеса любого масштаба, и для малого бизнеса в том числе. Несмотря на то, что небольшие фирмы не нуждаются в комплексном контроле за документооборотом, электронный архив станет залогом того, что все бумаги компании находятся в порядке.

Начинать надо с малого, и в случае развития организации до масштабов среднего или крупного бизнеса, опыт ведения электронного архива документов сыграет своё дело на благо и прибыль компании.

Запись вебинара об организации электронного архива на предприятии

Функции и требования к электронному архиву организации

Электронный архив должен обеспечивать хранение как документов, созданных в результате автоматических процессов обработки, так и размещённых сотрудниками в свободном режиме при персональной работе или в рабочих группах.

Цель максимум – добиться, чтобы электронный архив стал единственным местом, где хранится контент и документы компании.

Как инфраструктурный компонент архив электронных документов должен предоставлять целый ряд сервисов для владельца, для конечных пользователей и для приложений корпоративных информационных систем.

Одна из ключевых возможностей СЭД — создание и организация электронного архива (платформы для электронного документооборота и цифровых бизнес-процессов, например Docsvision, отвечают всем актуальным требованиям как с технической, так и с нормативной точки зрения).

Подробно о требованиях к электронному архиву документов, его функциях и условиях для успешного внедрения в любой компании можно прочитать в нашем методическом руководстве.

https://www.youtube.com/watch?v=VuvKDt6_nQ4\u0026t=70s

Руководство по организации электронного архива. →

Реализация требований к электронному архиву на примере СЭД Docsvision

Для полноценного функционирования электронного архива СЭД должна отвечать некоторым условиям. Рассмотрим, как реализуются выше обозначенные сервисы и функции электронного архива документов на примере функций системы Docsvision:

Структуризация хранения. Docsvision позволяет создавать электронный архив документов компании, включающий один или несколько серверов, имеющий произвольную структуру. Структуру электронного архива формируют иерархические папки документов, которые могут создаваться пользователями и приложениями. Для папок могут быть определены различные ограничения, например, на хранимые в папках типы документов. Имеется возможность создавать виртуальные деревья, размещая в иерархиях ссылки на папки и так называемые виртуальные (поисковые) папки. С папками могут быть связаны различные представления, по-разному отображающиеся данные документов, хранящихся в электронном архиве и т.д.
Разграничение доступа. Docsvision обеспечивает гибкие и разнообразные механизмы разграничения доступа в Электронном архиве, как на уровне дискреционной, так и мандатной безопасности. Доступ к документам или папкам может быть представлен различным пользователям, группам и ролям. Особо нужно отметить так называемую ролевую безопасность, в которой доступ к документам электронного архива может определяться в зависимости от их содержимого. Электронный архив может содержать как внешние, так и внутренние документы, поэтому ему нужна надёжная система защиты на различных уровнях менеджмента. Иными словами, электронный архив документации должен быть доступен руководству предприятия в большей степени, нежели рядовым менеджерам.
Поиск. Docsvision поддерживает все необходимые для современного электронного архива документов средства поиска: полнотекстового, атрибутивного, с возможностями сохранения шаблонов поисковых запросов и созданием виртуальных папок.
Интеграция со средствами обработки документов. Пользователи могут осуществлять сохранение документов и сообщений электронной почты в электронном архиве непосредственно из приложений Microsoft, При использовании структурированных шаблонов атрибуты документов будут доступны в качестве метаданных для атрибутивного поиска в электронном архиве и для обработки в бизнес-процессе. Данные возможности позволяют сотрудникам системы полностью отказаться от хранения документов в файловых архивах и пользоваться надежным централизованным архивом документов.
Средства интеграции с корпоративными приложениями. Docsvision обеспечивает различные механизмы, которые позволяют корпоративным приложениям использовать систему в качестве хранилища документов, используемых в приложениях. Развитый API, интерфейс WebService, возможность загрузки и выгрузки документов в XML формате обеспечивают бесшовную интеграцию средств электронного архива документов Docsvision и различных приложений. Поддерживаются готовые модули интеграции с электронной почтой, сервисами операторов ЭДО, 1C, SAP и другими корпоративными системами.
Масштабирование. Архитектура Docsvision предоставляет различные инструменты и способы масштабирования, которые позволяют создавать высоконагруженные электронные хранилища. Большое количество проектов в крупнейших российских компаниях демонстрирует возможности использования системы в качестве корпоративного архива электронных документов.
Надёжность системы. Конечно, система сама по себе должна быть надёжна и стабильна. Для подтверждения производительности электронного архива нужны соответствующие тестовые испытания. Электронный архив документов Docsvision подходит по всем стандартам и самым жёстким требованиям, что неоднократно подтверждено результатами нагрузочного тестирования.

Нагрузочное тестирование электронного архива документов

В ходе тестового испытания решения на основе Docsvision и Microsoft SQL Server, которое используется в банке ВТБ24, был реализован сценарий одновременной работы в архиве документов 5000 пользователей.

Производилась эмуляция 10 типов операций по работе с карточками и документами, поиску и обмену данными в архиве документов.

В час в системе электронного архива производилось более 2 млн операций, общий общем базы данных составил 5 Тб: 50 миллионов сканированных изображений, 60 миллионов карточек документов.

По результатам нагрузочного тестирования специалисты компаний-разработчиков и ИТ-специалисты компании-заказчика подтвердили, что архив документов, построенный на платформе Docsvision и Microsoft SQL Server, способен выдерживать высокие нагрузки и является надежным решением для построения электронного архива документов крупной компании.

Другой пример – нагрузочное тестирование платформы Dosvision в ПАО «Акционерная компания «АЛРОСА». Основной интерфейс работы с электронным архивом в компании – web-клиент Docsvision. Тестирование подтвердило применимость платформы для работы с реестрами документов в количестве свыше 20 млн.

, c нагрузкой 7 000 одновременных пользователей, что покрывает потребности крупного холдинга на горизонте в 13 лет. Нагрузочные тестирования будут продолжаться, предварительно в ходе разработки платформы было подтверждено быстродействие работы архива при одновременной активности 120 000 пользователей.

Создание электронного архива с учётом тренда на цифровую экономику и перевод документооборота в электронный вид становится не выбором, а необходимостью для большинства компаний. Для успешного внедрения и развития электронного архива можно выбрать готовые ИТ-решения от отечественных разработчиков, экспертиза которых подтверждена десятками реализованных проектов.

Стоимость электронного архива → Президент компании «ДоксВижн»