Как определить численность работников

Кадровый состав компании меняется в зависимости от объемов работы, потребностей бизнеса и других факторов. Чтобы узнать число сотрудников для эффективного выполнения задач и проектов, необходимо рассчитать штатную численность. Объясняем, как и зачем ее определять — в статье простые формулы и примеры.

Что такое штатная численность и зачем ее устанавливать

Штатная численность — это количество кадров компании. В их числе и те, кто трудится неполный рабочий день. Каждый работник — одна штатная единица. Временные сотрудники, владельцы бизнеса и специалисты, которые работают по ГПХ, не учитываются.

https://unsplash.com/photos/dZxQn4VEv2M

Почему компаниям важно знать и контролировать штатную численность:

• Чтобы избежать штрафов. Расписание сотрудников запрашивают трудовые и налоговые инспекторы. Еще его может запросить ПФР — например, чтобы сопоставить реальные зарплаты с теми, что указаны в документах. Если компания не подсчитывает штатную численность, то избежать ответственности в случае обнаружения нарушений не удастся.
• Не забывать об открытых вакансиях. В расписании всегда указывают вакантные должности — бизнесу важно стремится к тому, чтобы своевременно их закрывать. Иначе остальные кадры будут перерабатывать, а сверхурочная работа оплачивается в 1,5–2 раза больше. Сотрудники быстрее устают, их мотивация и лояльность к компании-работодателю падают.
• Анализировать эффективность бизнес-процессов. Это поможет следить за состоянием фонда заработной платы, реорганизовывать штатные структуры, оптимизировать работу персонала. Также эта мера позволит компании успешно защищать свои интересы в судебных делах, связанных с сокращением сотрудников.

Чтобы удостовериться, что расходы на рекламу себя окупают, подключите Сквозную аналитику Calltouch. Сервис собирает данные со всех площадок, каналов и CRM — и формирует единый отчет, в котором собраны нужные вам метрики. С его помощью вы сможете строить и анализировать воронку продаж, улучшать маркетинговую стратегию и сокращать расходы на продвижение.

Сквозная аналитика Calltouch

• Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
• Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Узнать подробнее

Отличие от остальных видов численности работников

Чаще всего штатную численность путают с фактической. Но это разные термины: штатная численность определяется по документам, а фактическая — по реальной ситуации, то есть методом обычного подсчета работников.

Бывает, что штатная и фактическая численность не совпадают — это нормально. Такое часто происходит, если в компании есть вакантные позиции. Тогда штатная численность будет больше фактической — допустим, по документам должно быть 40 человек, но на самом деле работает только 35.

Другие виды численности работников в компании:

• Нормативная. Рассчитывается на основе норм труда и необходимых объемов производства, продаж. Когда говорят о нормативной численности штата, имеют в виду идеализированный показатель — тот, к которому организация стремится.

Пример: предприниматель Иван открывает маленькую кофейню. Он полагает, что ему достаточно четырех сотрудников: двух продавцов, бариста и пекаря — это нормативная численность.

• Плановая. Определяется с учетом видов и масштабов деятельности, наличия в компании вакантных позиций, других текущих факторов. Если нормативная численность штата — идеализированный показатель, то плановая — реалистичный.

Через месяц Иван понял, что четырех сотрудников не хватает — в кофейню нужны администратор и уборщик. Он внес их в более реалистичную штатную численность — плановую.

• Явочная. Бывает, что компаниям требуется определить количество сотрудников, которые находятся на предприятии в текущий момент — в конкретный день, смену. Такие подсчеты называют явочными. Их часто вычисляют, чтобы определить эффективность использования трудовых ресурсов.

1 марта 2023 года Иван решил узнать явочную численность сотрудников. Он зашел в кофейню и увидел, что в этот день там работает бариста, продавец и администратор. Явочная численность — три работника.

• Среднесписочная. Означает число кадров на предприятии за определенный период — например за месяц или полгода. Чтобы получить усредненный показатель, сначала составляют простую списочную численность за каждый день, а затем делят на количество дней в периоде.

• В тот же день 1 марта 2023 владелец кофейни решил узнать среднесписочную численность сотрудников за месяц. Иван вспомнил, что в феврале нанял двух новых сотрудников, поэтому его расчеты выглядели так:
• с 1 по 15 февраля — 4 человека;
• с 16 по 28 февраля — 6 человек.
• Посчитал по формуле:
• (15 дней × 4 человек) + (15 дней × 6 человек) / 30 дней = 5 человек.
• Итого среднесписочная численность кофейни — 5 человек.

Методики расчета штатной численности

Для бюджетных организаций Росздравнадзор утвердил рекомендации по определению штатной численности сотрудников. Но ими могут пользоваться и частные предприятия. Вот формула, которую приводит служба:

1. ШЧ = (ВО / НВ) × КН
2. где:
3. ВО — общее рабочее время за год;
4. НВ — норма рабочего времени для одного работника за год;
5. КН — коэффициент неявок (например, по больничному листку и отпуску).
6. Для частных компаний обычно используется методика, которая основана на сопоставлении двух показателей — выручки и рабочего времени. Вот формула:
7. ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ)
8. где:
9. ОР — объем работ;
10. ФРВ — фонд рабочего времени;
11. ПВ — планируемая выработка на одного специалиста;
12. КВ — коэффициент выполнения.

Как рассчитать штатную численность: примеры

Рассчитаем численность кадров по формуле ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ).

Отдел бухгалтеров в компании состоит из 15 человек. Чтобы узнать, можно ли уменьшить количество специалистов, кадровик взял исходные данные:

• Запланированный ОР на первые шесть месяцев 2023 года — 58 000 000 рублей.

• ФРВ за этот же период — 1 047 часов.

• ПВ — 755 000 рублей / месяц.

Чтобы рассчитать КВ, необходимо разделить плановую выработку на фактическую. Плановая выработка известна — 755 000 рублей/мес. В качестве фактической кадровик использовал показатель за предыдущие полгода — он составил 644 373 рублей / месяц. Расчеты выглядят так: КВ = 755 000 / 644 373. Итого — 1,17.

Теперь остается подставить все данные в формулу: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94. Округляем до 11 сотрудников. Выходит, что штатную численность можно сокращать с 15 до 11 работников.

Кадровый состав с учетом человеческого фактора

Важно понимать, что предыдущая формула дает только примерные показатели. Всегда нужно учитывать реальную нагрузку на предприятие и человеческий фактор.

Для этого используют метрику КН — коэффициент невыхода. Специалисты могут уйти в отпуск, взять декрет или больничный. Он определяется по формуле:

• КН = 1 + ДНВ
• где ДНВ — доля нерабочего времени.
• Если вернуться к предыдущему примеру с бухгалтерами, то выходит, что каждый из них берет отпуск 28 дней — это 252 часа.
• ДНВ = 252 часа / 1 047 часов (показатель ФРВ) = 0,24.
• КН = 1 + 0,13 = 1,13.
• Теперь остается только рассчитать штатную численность с учетом КН по формуле:
• ШЧ × КН

Получается 11 × 1,13 = 12,43. Округляем до 13, чтобы избежать переработок.

Это означает, что в отделе бухгалтеров компании должно остаться не 11, а 13 сотрудников.

Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch

Узнать подробнее

Коротко о главном

• Компаниям важно вести штатную численность, чтобы предоставлять данные государственным органам во время проверок, анализировать эффективность работы и следить за размером фонда оплаты труда.
• Помимо штатной, выделяют другие типы численности — например, фактическую, среднесписочную и явочную. Они позволяют контролировать количество сотрудников в разные периоды времени.
• Основная формула, которую используют предприниматели и компании: ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ). Но для достоверного расчета важно учитывать также особенности работы, сезонность, человеческий фактор.

Как рассчитать численность персонала в организации: пошаговая инструкция

Численность сотрудников в компании зависит от направления деятельности и поставленных бизнес-целей. Чтобы рационально расходовать бюджет на персонал, нужно грамотно подойти к побору штатного состава, воспользоваться формулами для расчётов оптимального количества персонала.

Какая численность персонала считается оптимальной

Оптимальная численность персонала — значение довольно условное. Он косвенно указывает на то, какой штат должен быть в той или иной организации. Оптимальная численность зависит от множества факторов:

• сферы деятельности компании;
• количества производственных циклов;
• количества смен;
• деловых и личностных качеств сотрудников и т.д.

Часто руководители HR-отделов для определения численности сотрудников пользуются типовыми нормами. Такой вариант подходит в качестве основы. Нужно опираться на отраслевые нормы, объёмы производства и организационно-технические условия.

Для определения времени, необходимого для выполнения тех или иных работ, можно обратиться к постановлению Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления».

В отдельных случаях, рассчитывать оптимальное количество сотрудников нужно самостоятельно. Например, для сфер услуг и торговли, для которых типовые расчёты не предусмотрены.

Как рассчитать оптимальную численность сотрудников: 3 шага

1. Определяем нормативную численность

Данные для расчётов нужно запросить у руководителей структурных подразделений. Далее для расчёта оптимальной численности персонала можно воспользоваться формулой:

Н = V /(Фр.в × Впл × Квн).

• Где:
• V — плановый объём работ;
• Фр.в — фонд рабочего времени на планируемый период;
• Впл — плановая выработка на одного сотрудника;

Кв.н — плановый коэффициент выполнения норм.

Пример. В отделе продаж трудится 25 менеджеров. Руководство задумалось о сокращении штата. Нужно определить, насколько это целесообразно. Рассчитаем, как сработал отдел с января по июнь 2020 года. За объём работ (V) в данном случае можно принять объём продаж. Он составил 680 500 000 рублей.

Фр.в = 906 часов;

Впл = 33 300 рублей;

Фактическая выработка за аналогичный период 2019 г. — 32 900 рублей.

Кв.н = 33 300 : 32 900 = 1,01.

Н = 680 500 000: (906×33300×1,01) = 22,33 человек.

Таким образом, штат отдела можно сократить на двух — трёх человек.

Полученные значения не являются эталонными. И скоропалительные решения о сокращении или найме принимать не стоит.

1. 2. Корректируем нормативную численность
2. Под нормативной численностью понимают количество сотрудников в идеальных условиях — без учёта больничных и отпусков.
3. Штатная численность необходима для определения количества человек, которые потребуются для замены отсутствующих сотрудников.
4. Её рассчитываю по формуле:
5. Шч = Н × Кн.
6. Где: 
7. Н — нормативная численность сотрудников;
8. Кн — плановый коэффициент невыхода сотрудников на работу.
9. Плановый коэффициент рассчитывается по формуле:
10. Кн = 1 + Дн.
11. Дн — доля невыходов сотрудника на работу в общем фонде рабочего времени по производственному календарю.
12. 3. Рассчитываем количество руководителей и их замов

Численность руководства и рядового персонала должна быть пропорциональной. Нужно посчитать, сколько сотрудников находится в подчинении у каждого линейного менеджера, а также сколько основных сотрудников приходится на одного бухгалтера и юриста компании.

• По нормам управляемости есть нормативы:
• 5 ± 2 — прямых подчинённых для руководителя верхнего уровня;
• 7 ± 2 — для руководителя среднего звена.
• Гармоничной считается структура компании, где на 30% руководителей приходится 70% исполнителей.
• Можно прибегнуть и к другим методам.

1. Метод Дельфи. Предполагает использование экспертных оценок. Учитывается мнение группы людей по той или иной рабочей ситуации. Их позиции и выводы последовательно объединяются, а на основе проведённого анализа выносится решение.
2. Бенчмаркинг. Нужно изучить практику конкурентов. Если модель вам подходит, её можно скопировать, внеся необходимые корректировки.
3. Формула Розенкранца. Количество типовых работ, выполняемых руководителем (совещания, подписание договоров, переговоры с поставщиками и т.п.) нужно умножить на среднее время, затрачиваемое на одну операцию. Результат нужно разделить на количество рабочих часов в месяц и сделать поправку на перерывы и срочные неотложные дела. Обычно повышающий коэффициент берут равным 1,5.

Формулу можно использовать и для расчёта численности других категорий персонала.

Где: Ч — численность персонала, которую необходимо рассчитать; n — количество видов работ, определяющих загрузку данной категории специалистов; mi — среднее количество определенных действий (переговоров, заполнение документов и т. п.

) в рамках одного организационно-управленческого вида работ за установленный промежуток времени (например, за месяц); ti — время, необходимое для выполнения операции m; Тпол — рабочее время специалиста согласно трудовому договору (контракту) за соответствующий промежуток календарного времени, принятый в расчетах; Кнрв — коэффициент необходимого распределения времени; Кфрв — коэффициент фактического распределения времени; tp — время на различные работы, которые невозможно учесть в предварительных (плановых) расчетах.

1. Коэффициент необходимого распределения времени (Кнрв) нужно рассчитать по формуле:
2. Кнрв = Кдр × Ко × Кп,
3. Где: Кдр — коэффициент затрат на дополнительные работы (1,2 < КДР < 1,4); Ко — коэффициент затрат времени на отдых в течение оабочего дня (1,12); Кп — коэффициент пересчета явочной численности в списочную.
4. Коэффициент фактического распределения времени (Кфрв) рассчитывается по формуле:

Где:

Фобщ — общий фонд времени работы подразделений.

Пример. Рассчитаем количество руководителей для отдела продаж. При условии, что на текущий момент времени в отделе три руководителя.

• количество видов действий, которые производит управленец, чтобы выполнить разные виды работ: А — 90, Б — 200, В — 50;
• время, необходимое для выполнения действий по каждой работе: А — 1 час, Б — 0,5 часа, В — 3 часа;
• месячный (нормативный) фонд времени одного сотрудника согласно контракту: 164 часа;
• коэффициент затрат времени на дополнительные работы (Кдр): 1,3;
• коэффициент, учитывающий затраты времени на отдых сотрудников в течение рабочего дня (Ко): 1,12;
• коэффициент пересчета явочной численности в списочную (Кп): 1,1;
• время, выделяемое на различные работы, не учтенные в плановых расчетах: 200 часов;
• фактическая численность управленческого аппарата: 3. Кн.р.в = 1,3×1,12×1,1 = 1,6.

Суммарное время, необходимое для выполнения управленческих работ будет равно:

90*1 + 200*0.5 + 50*3 = 340.

Коэффициент фактического распределения времени Кфрв:

164*3/340 = 1,4.

Численность персонала (Ч) = 340/164*1,6 + 200/164*1,6/1,4 = 3,3+1,3 = 4,6. Таким образом, если в отделе продаж три руководителя, целесообразно создать ещё один подотдел или делегировать часть функций руководителей заместителям.

Обратите внимание, что введение должности заместителя руководителя должно быть обосновано. Согласно нормам, это рационально, когда количество подчинённых выше нормы минимум в 1,5 раза.

Сокращать или расширять: когда и какое решение будет приемлемым

Перед принятием решения о сокращении или увольнении сотрудников, отследите, успевают ли они выполнять проекты или задачи, каковы причины срыва сроков.

Определите, какие факторы влияют на эффективность персонала и не работают ли сотрудники компании впустую. Нужно оценить:

• есть ли в компании работы, которые не выполняются, но считаются важными;
• какие действия сотрудников являются лишним и выполняются напрасно;
• какие работы можно ускорить, автоматизировать или отдать на аутсорсинг.

Штат необходимо расширить, если список важных, но невыполняемых дел вышел внушительным. И наоборот, если преобладают напрасные работы или на части процессов можно сэкономить, отдав на аутсорсинг — можно задуматься о сокращении штата.

Насколько эффективно сотрудники использую рабочее время: как проконтролировать

Нужно зафиксировать операции, которые сотрудник выполняет в течение рабочего времени и сколько времени он на них тратит. Сделать это можно несколькими методами:

• метод грубой прикидки;
• метод моментных наблюдений;
• фото рабочего дня;
• экспертный метод;
• моментальный и продолжительный хронометраж.

Вывод об оптимальных временных затратах можно сделать путём сравнения показателей всех работников, выполняющих аналогичную работу. Сотрудники не должны работать очень медленно, но и спешка тоже не всегда будет плюсом. Работник может совершать ошибки, исправлять которые придётся его руководителю или коллегам.

Случается, что неэффективно работает весь отдел и это сказывается на всём производственном цикле. Это может появляться в высокой нагрузке на сотрудников, непрофессионализме отдельных работников, некомпетентности руководителя. Причину нужно обязательно установить и устранить. Как выявить и что делать с бесполезными и вредными сотрудниками, мы рассказывали в одном из материалов.

Как часто нужно проводить расчёты численности в организации

• Расчёт численности персонала рекомендуется проводить после любых организационных изменений: расширения организации, установки и модернизации оборудования, автоматизации рабочих процессов.
• Нужно построить план развития компании и исходя из этого разработать план бюджета, заложив в него наиболее значимые расходы.
• Также не забывайте, что для сотрудников нужно периодически проводить обучение.

Списочная и явочная численность

• Главная ›
• Статьи ›
• Списочная и явочная численность

Численность работников – количество трудящихся на конкретном предприятии. Численность бывает явочной, списочной, среднесписочной.

Этот показатель используется при анализе эффективности использования рабочего времени, расчетах затрат на персонал и определение потребности в персонале, а также при подаче отчетности в Росстат.

Определение списочной численности понятно из самого названия – это количество числящихся в организации работников. Списочная численность совпадает с числом работников по табелю учета рабочего времени.

Сюда входят все работники, в том числе трудящиеся удаленно, сезонные рабочие, сотрудники, находящиеся в отпусках, командировках, отсутствующие по состоянию здоровья, временные сотрудники.

Не включаются в среднюю численность следующие категории сотрудников:

Явочная численность – количество персонала фактически осуществляющего трудовую функцию на текущее время. Разница между показателями списочная и явочная численность указывает на количество отсутствующих сотрудников по причинам отпусков, болезней.

Расчет явочной и списочной численности

Явочную численность можно привести в списочную и наоборот. Списочный и явочный состав работников можно определить по формуле:

• Чсп = Чя х Ксп,
  • Ксп — коэффициент списочной численности определяется, как соотношение рабочего времени организации к рабочему времени отдельного работника по производственному календарю.

Количество рабочих дней организации зависит от организации рабочего процесса и графика работы. Предприятие, работающее в условиях непрерывности процесса, будет иметь больше рабочих дней в году, чем организация, работники которой трудятся с понедельника по пятницу.

Рабочее время работника определяется как планируемое количество рабочих дней за вычетом периода отпуска.

Явочный состав обычно равен или меньше списочного. Списочный состав определяется в штатном расписании. Количество персонала рассчитывается исходя из производственных мощностей, рабочего процесса, административного ресурса.

Различные подразделения организации будут иметь разное соотношение между списочным и явочным составом. Административный персонал обычно работает по пятидневному графику. Количество сотрудников явочной и списочной численности примерно одинаковое.

А вот в производственных цехах, работающих на условиях сменности и непрерывности процесса, количество явившихся работников будет несколько меньше, чем по списку.

Явочная и списочная численность работников: пример расчета

Рассмотрим условный пример: на предприятии 50 станков, для обслуживания одного станка необходимо 4 человека. Работа производится круглосуточно в 4 смены. Среднегодовое рабочее время одного работника — 325 дней. Рассчитаем явочную и списочную численность.

Минимальное количество рабочих, необходимых для обеспечения процесса – это явочная численность. Предприятие имеет 50 станков, на которых трудится по 4 человека одновременно в 4 смены. Таким образом: Чя = 50 х 4 х 4 = 800.

Списочный состав включает всех работников, которые числятся на предприятии. По формуле определить списочную численность будет несложно:

• Чсп = Чя х Ксп,
• Ксп = 365 / 325 = 1,123,
• Чсп = 800 х 1,123 = 898.

Списочная численность составит 898 человек, а для обеспечения непрерывности рабочего процесса необходима явка 800 человек.

Данная формула определяет потребность в персонале, с учетом отпусков и болезней рабочих. Анализ численности помогает грамотно спланировать управление персоналом, просчитать затраты и предотвратить простои в рабочем процессе. 

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

© 2006 — 2023 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения правил перепечатки.

Как посмотреть среднесписочную численность сотрудников организации

С 2007 г. Налоговая инспекция ведет учет малого и среднего предпринимательства. Регламент утвержден законодательной нормой № 209-ФЗ.

В реестр попадают ООО, АО и ИП по ряду характеристик, одна из которых — количество персонала. Далее мы объясним, как узнать численность сотрудников компании контрагента.

Благодаря этому вы сможете оценить трудовой ресурс вашего партнера, что характеризует качество его хозяйственно-экономической деятельности.

Списочная численность работников — что это, и как ее посчитать

Наемные работники, оформленные по договору на постоянную, временную или сезонную работу сроком от 1 дня и более, формируют ежегодную списочную численность компании. Сюда же входят собственники организации, трудоустроенные по контракту с окладом.

Среднесписочная численность работников рассчитывается по регламенту, утвержденному приказом Росстата № 711 от 27.11.2019 г. Итог подводится ежемесячно. В ведомость включаются все сотрудники, как работающие, так и находящиеся в отпусках или на больничных. Вместе с этим, численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать отметкам в табеле учета времени работы.

Пример 1. Компания трудится на пятидневке. Штат сотрудников из 15 чел., занят полный рабочий день. Если все служащие трудились, и никто не увольнялся, то получается, в месяц они совокупно отработали 465 дней (15 чел. × 31 день). Значит, среднесписочная численность организации за месяц составила 15 чел. (465 / 31 = 14,8).

Пример 2. Условия работы те же — пятидневка. Если первые 2 недели месяца трудились 10 чел., а вторые 2 недели — 14 чел., то получается, в общем они наработали (150 + 210) = 360 дней. Далее разделим: 360 дн. / 31 = 11,6 чел. Округляем до 12. Именно такой порядок расчета позволяет узнать численность сотрудников компании за каждый месяц.

Вы можете проверить трудовой ресурс контрагента из базы ФНС прямо здесь. Для этого впишите в поисковой строке: название компании, ФИО предпринимателя, адрес регистрации, ИНН, ОГРН или другие сведения, и перед вами откроется карточка юрлица. В «шапке» вы найдете кол-во официально трудоустроенных работников.

Где и когда используются данные о среднесписочной численности

Государство ведет строгий учет коммерческих организаций и осуществляет надзор в сфере занятости населения. Поэтому юрлицам и ИП необходимо время от времени сдавать отчетность о среднесписочной численности работников в соответствующие органы исполнительной власти.

Ежегодная сдача сведений в ИФНС

Все организации и предприниматели, без исключения, обязаны сдавать в налоговую инспекцию расчеты по страховым взносам (форма РСВ), где указаны сведения о среднесписочной численности предприятия.

При выборе сдачи отчетности — через Интернет или лично

Налоговый кодекс регламентирует сдачу отчетности по налогам и сборам двумя способами. Первый: если у вас в штате более 100 чел., то вам надлежит обращаться в ФНС только через Интернет.

С коллективом до 100 сотрудников вы имеете право выбора: лично посетить ФНС или отправить отчетность онлайн. Поэтому рекомендуется заранее узнать среднесписочную численность работников своей организации.

(Правда, для плательщиков НДС сдать отчетность можно только онлайн, независимо от количества работников.)

Отчетность по страховым взносам

Для организаций и ИП, чья среднесписочная численность сотрудников превышает 10 чел., необходимо сдавать отчетность исключительно через Интернет.

Льготы, поддержка, спецрежимы

Для субъектов малого и среднего предпринимательства существует ряд льгот. В зависимости от среднесписочной численности сотрудников можно: получить освобождение от НДС, списать расходы, получить освобождение от оплаты налога на имущество и многое другое. (Особенно если в штате есть трудоустроенные инвалиды.)

Какие сотрудники учитываются при расчете среднесписочной численности

При расчете среднесписочной численности работников компания должна руководствоваться утвержденным приказом Росстата № 711 от 27.11.2019 г. Согласно букве закона, необходимо учитывать только тех работников, с которыми заключен трудовой договор. То есть в статистику попадают официально трудоустроенные люди, вне зависимости от характера договора:

• постоянный;
• временный;
• сезонный.

Даже если сотрудник отработал всего 1 день, но официально, сведения о нем обязательно включаются в расчеты. Лица, находящиеся в отпуске, на больничном, и даже прогульщики также входят в статистическую отчетность. (Исключение — декрет.)

Какие работники не учитываются при расчете среднесписочной численности

Как уже было отмечено, в среднесписочную численность организации не входят женщины, находящиеся в декрете или в отпуске по уходу за ребенком.

Также в отчетность не включаются лица, предоставляющие услуги по гражданско-правовым договорам и соглашениям (подряд, консультация, юридическая защита).

Полный перечень лиц, не включающихся в списочную численность работников, утвержден п. 78 приказа Росстата № 711 от 27.11.2019 г.

Количественная характеристика трудовых ресурсов организации — это главный показатель качества ведения хозяйственно-экономической деятельности. Вы можете посмотреть среднесписочную численность работников на предприятии контрагента, и по этому параметру оценить его надежность.

12 принципов расчета численности персонала от HR-ПРАКТИКА

 — непростая задача.

Чтобы хорошо разбираться в теме, полезно почитать литературу по экономике и нормированию труда, но, если у вас нет на это времени, можно для начала познакомиться с несколькими принципами расчета численности персонала, основанными на «классической» теории нормирования труда. Чтобы не пугать вас сложными формулами, проиллюстрирую применение принципов наглядными примерами.

Принцип 1. Для расчета численности необходимо определить трудозатраты на выполнение работы

Работа архитектора и художника, дизайнера и программиста,  бухгалтера и инженера, токаря и электрика, грузчика и кладовщика измеряется количеством затраченных на ее выполнение рабочих часов или минут.

  Для определения трудозатрат необходимо подсчитать количество выполняемых работником однотипных операций умножить их на усредненное количество времени на выполнение одной операции — норму времени.

Процедуру повторить для всех операций, которые будет выполнять работник.

Пример: рабочий должен изготовить 100 изделий типа А и 200 изделий типа B. Норма времени на изготовление изделия А — 0,5 часа, норма времени на изготовление изделия типа B — 1 час. Трудозатраты на изготовление партии изделий А и В рассчитываются следующим образом: 100*0,5+200*1=250 часов. 

Курс «Экономист по труду и заработной плате»

Принцип 2. Расчет численности персонала предполагает использование усредненных норм

Работники выполняют работу с разной скоростью — кто-то быстрее, кто-то медленнее. Устанавливать норму по лучшему или по худшему работнику некорректно. Оптимальным является определение нормы по «среднеуспешному» сотруднику.

  Если есть данные о процентах выработки нескольких работников, «среднеуспешного» определяем как среднеарифметическое между максимальной выработкой в выборке и средним арифметическим выработки всех  работников.

При этом неважно, какая норма фигурирует в ваших расчетах  — норма времени, норма выработки, норма обслуживания, норма численности или нормированное задание. 

Принцип 3. Количество штатных единиц рассчитывается как отношение трудозатрат к фонду рабочего времени одного работника

Универсальная формула для расчета численности работников выглядит следующим образом — трудозатраты на определенный объем работы/фонд рабочего времени за период, в течение которого эта работа должна быть выполнена.

Пример. Трудозатраты  составляют 250 часов, нам нужно рассчитать, сколько работников выполнят ее за неделю при условии, что фонд рабочего времени каждого из них составляет 40 часов/в неделю. Расчет будет выглядеть так — 250/40=6,25. Если мы хотим выполнить указанный объем работы за неделю, нам потребуется 6,25 штатных единиц.

Принцип 4. Если присутствие на рабочем месте важнее объема работы, трудозатраты приравниваем к количеству часов по графику работы

Это просто — рассчитываем количество рабочих часов, которое должно быть отработано и делим его на фонд рабочего времени за период.

Пример. Если нужно рассчитать количество охранников, работающих круглосуточно 365 дней в году, то количество часов, которые должны быть отработаны, рассчитываем по формуле 365*24 =8760 часов.

 Для расчета численности используем количество рабочих часов при 40-часовой рабочей неделе за год (1970), взятое из производственного календаря.

Расчет численности будет выглядеть следующим образом —  8760/1970=4,4 штатных единиц. 

Курс «Менеджер по персоналу — задачи и решения»

Принцип 5. При расчете численности учитываем перерывы в работе и неоднородность рабочего времени

Рабочее время включает  в себя несколько видов рабочего времени — подготовительно-заключительное, время обслуживания рабочего места и оперативное время, а также перерывы, которые входят в рабочее время — перерывы на отдых и личные надобности и технологические перерывы. Из этого следует, что, рассчитывая объем работы, который работник может выполнить в рабочее время, нужно учитывать неоднородность рабочего времени. Рабочее время тратится и на подготовку рабочего места и получение задания, и на выполнение случайной и непроизводительной работы — исправление ошибок, сбор недостающей информации и на предусмотренные режимом работы перерывы. Соответственно, рассчитывать численность персонала нужно с учетом того, каким фондом рабочего времени располагает работник, за вычетом всех плановых и неплановых потерь.

Пример. По вашим расчетам один оператор колл-центра, работающий 8 часов в день, может принять 200 звонков в день.

 Но при анализе рабочего времени оказалось, что  прием звонков (оперативное время) занимает у него лишь 50% рабочего времени — остальное время занимает подготовительно-заключительное время, обслуживание рабочего места и перерывы. В этом случае для приема 200 звонков вам потребуется не одна, а две штатные единицы.

Принцип 6. При расчете численности по необходимости используем коэффициент невыходов

Пример. Если вы решите нанять 12 водителей на 12 автобусов, рассчитывая, что все 12 автобусов будут на линии, это будет ошибкой.

Одна машина всегда будет простаивать, потому что на работе в лучшем случае одновременно будут находиться одиннадцать водителей — право на ежегодный отпуск никто не отменял.

Для корректного расчета численности имеет смысл применить «коэффициент невыходов», равный 1,12.  12*1,12=13,4 штатных единиц. Вывод — в штате должно быть как минимум 13 водителей.

Использованный в примере коэффициент невыходов мы рассчитали, учитывая, что  28 дней отпуска в год на одного сотрудника — это 1/12 (0,08) от годового фонда рабочего времени, кроме отпуска учли потери из-за временной нетрудоспособности, которые заложили в количестве 2 недель в год — это 1/24 (0,04) годового фонда рабочего времени. По статистике коэффициент невыходов работников вашей компании может оказаться больше или меньше 1,12, или вы можете вообще не использовать его для расчета, если отсутствие вашего сотрудника на работе в период отпуска, болезни или по другим причинам некритично. 

Курс «Директор по персоналу и организационному развитию»

Принцип 7. При расчете численности по необходимости используем коэффициент производительности труда

Математическая зависимость численности от производительности труда проста — чем выше производительность труда, тем меньше требуется работников на выполнение определенного объема работы, и наоборот —  чем ниже производительность труда, тем больше работников придется нанять. 

 Пример. Для выполнения определенного объема работы вам необходимо 10 работников. Но вы уверены, что производительность их труда превысит плановую на 115%. В этом случае необходимую численность вы рассчитаете следующим образом: 10/1,15=8,7 штатных единиц. 

Принцип 8. Оптимальной считаем загруженность работников в диапазоне от 85% до 115%

Под загруженностью можно понимать отношение объема работы, выполняемого работником, к фонду рабочего времени. Эта же цифра отражает количество штатных единиц на выполнение определенного объема работы.

Пример. Выполнение производственного задания занимает у рабочего 156 часов в месяц при фонде рабочего времени 168 часов в месяц. Его загруженность составляет 156/168=93%

Работы может быть больше или меньше, добиться равномерной 100%-ной загруженности добиться удается не всегда. Логично предположить, что при колебаниях загруженности в диапазоне 85-115% среднемесячная загруженность должна составить 100%.

Следуя этой логике, говорить о введении дополнительной штатной единицы можно, если загруженность превышает 115%.

  Важно учитывать, что работа со 115-процентной нагрузкой допустима тогда, когда организация и специфика производство позволяет компенсировать «перегрузку»  повышением производительности и интенсивности труда.

Если все рабочие операции жестко нормированы по времени, «поднапрячься» не получится.  Тогда даже если ваши сотрудники готовы работать сверхурочно, загрузить их больше, чем на 106% от годового фонда рабочего времени не получится — Трудовой Кодекс  запрещает переработку свыше 120 часов в год.

Принцип 9. Численность рассчитываем на определенный объем работы

Если объем работы отличается ввиду сезонности, по сменам (ночная-дневная) или даже по дням недели (пятница — затишье, понедельник — аврал) это должно быть обязательно учтено в расчете. Если это не учитывать работники либо будут перегружены, либо буду простаивать

Принцип 10. Точность расчета численности персонала определяется задачей, которую нужно решить

Если вам нужно рассчитать численность подразделения, в котором трудится несколько тысяч работников, возможно, стоит тратить время на разработку норм, используя такие трудоемкие методы нормирования труда, как хронометраж и фотографию рабочего дня.

Но это длительная и сложная работа, которая займет несколько месяцев без гарантии того, что ее результат окупится после внедрения норм.

Зачастую для того, чтобы обосновать численность подразделения, достаточно представить расчет, в котором будут использоваться нормы, полученные суммарными методами нормирования, в частности, методом экспертной оценки. 

Принцип 11. До расчета численности исключаем потери рабочего времени

Потери рабочего времени могу возникать из-за нарушений трудовой дисциплины — опозданий и ранних уходов с работы, неслужебных разговоров, недостатков в организации работы и т. д. Для корректного расчета численности эти потери должны быть исключены из фонда рабочего времени.

Принцип 12. Для расчета норм для специалистов и руководителей имеет смысл использовать метод экспертной оценки 

Самая распространенная формула  для расчета нормы методом экспертной оценки выглядит следующим образом  — H=(3*Тmin + 2Тmax)/5,  где  Тmin, и Тmax — минимальное и максимальное значение нормы по мнению эксперта или группы экспертов. Полученное значение будет точнее, чем среднее арифметическое. 

В заключение

Если вы освоили этот материал, такая задача, как расчет численности персонала, вам уже не страшна, и вы сможете пользоваться Калькулятором для расчета численности и загруженности персонала версии 3.

0 — он работает на перечисленных выше принципах.

Полезно также разобраться в том, Что такое загруженность работника, как ее рассчитать и оценить — это существенно упростит вам понимание того, как интерпретировать получаемые при расчете численности данные. 

• Всем удачного дня!
• Денис Карандашев
•    Перейти в Каталог статей
•    Перейти в Каталог программ обучения
•    Перейти в Каталог консультационных услуг
• Подписывайтесь и получайте анонсы свежих статей
•                     
• Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами