Как оформить уничтожение документов

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про уничтожение бухгалтерской документации.

Сегодня вы узнаете:

1. Что понимается под бухгалтерским документооборотом и каковы сроки хранения основных бухгалтерских документов;
2. Почему нужно уничтожать документы;
3. Как правильно и в какой форме оформить процедуру утилизации документов организации;
4. Какие существуют способы уничтожения информации на бумажных и электронных носителях;
5. Что может повлечь за собой утрату документа по вине работника. Виды дисциплинарных мер.

Любая компания, организация или индивидуальный предприниматель, независимо от формы собственности имеет свой документооборот. Но приходит время, когда новым документам не хватает места. Как быть в такой ситуации? Куда деть старые документы, сколько они должны присутствовать в бухгалтерии? Как уничтожить после истечения срока хранения?

Основания для уничтожения документов

Документооборот – это движение всех документов в бухгалтерии со дня поступления до конечного исполнения, или подшивки их в дело и сдачи в архив на хранение. Бухгалтерская документация отражает все расходы и доходы фирмы.

В передвижении участвуют несколько видов документов:

1. Официальные бумаги, которые созданы в данной организации, двигаются только в рамках ее и хранятся здесь же.
2. Документы, разработанные в данной фирме, предназначенные для других фирм, подрядчиков. Их называют исходящими.
3. Входящие, то есть разрабатываются другой компанией и должны храниться в деле получаемой организации.

Каждый документ в процессе работы предприятия подвергается ряду действий:

• Передача от иного лица в бухгалтерию, или разработка в ходе хозяйственной операции;
• Обработка каждого бухгалтером, то есть принятие, заполнение, разноска по счетам, если такое возможно;
• Проверка оформления и заполнения вышестоящей организацией;
• Сдача на хранение.

Бухгалтерские документы составляют больше половины всего объема документооборота на предприятии. Рассмотрим подробнее какие существуют правила хранения такой документации.

В последнее время очень распространен электронный документооборот. Бухгалтеру нужно помнить, что файлы, содержащие в себе тот или иной документ, или заархивированную базу программных продуктов, так же подлежат длительному хранению.

На все виды документов, которые нужно хранить какое-либо время, распространяются следующие регламентированные и нормативные документы, определяющие правила и сроки хранения в архиве:

1. ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г.
2. Решение Росархива от 06 февраля 2002 г, которое определяет правила хранения бланков в архиве.
3. Статьи 24, 23, 89 налогового кодекса РФ, определяющие сроки хранения.
4. Приказ Министерства культуры РФ № 558, от 25.08.10 г.

Вся документальная база, которая требует долгого хранения, может быть разделена на группы:

• Первичная, к которой можно отнести формы по учету основных производственных фондов, товарно-материальных ценностей, по начислению заработной платы;
• Отчетные документы, то есть конечные выходные формы сдачи отчетности в пенсионный фонд, соцстрах, налоговую. К отчетности можно также отнести акты ревизорских и аудиторских проверок;
• Информационные сведения об организации, то есть это учетная политика, которая включает документы, регламентирующие ведение бухучета, кадровой работы, составление и оформление документооборота на предприятии.

Такие сведения хранятся различное время, так как в процессе деятельности фирмы работники бухгалтерии часто прибегают к ним, чтобы воспользоваться информацией, содержащейся в них.

Причина хранения	Сроки
Для целей бухучета	Не менее 5 лет. На обложке дела обязательно указывается месяц и год отработанных документов
Для целей налогового учета	Согласно налоговому кодексу, такие документы хранят от 4 лет и более
Все остальные документы, подтверждающие работу организации	На протяжении всего периода работоспособности фирмы

Что же касается в разрезе каждого документа? Каковы же сроки хранения документов?

Например, контракты и доп. соглашения к ним хранятся пять лет и более, с даты окончания срока действия.

Доверенности, акты выполненных работ, ведомости по зарплате также находятся на хранении не менее пяти лет.

Но в случае отсутствия лицевых счетов по начислению зарплаты, то ведомости следует хранить более длительное время, даже до 75 лет, если такое предусмотрено в самой организации.

Есть документы, срок давности которых увеличивается до 75 лет.

К ним можно отнести:

1. Документы, которые содержат в себе сведения о работниках, личные карточки, лицевые счета оплаты труда, договора, заключенные непосредственно с работниками.
2. Бухгалтерская отчетность.
3. Отчетность в органы ПФР, ФСС, Росстата по итогам за год. Квартальные отчеты должны присутствовать не менее 6 лет.

Сведения о наложенных штрафных санкциях хранятся не менее пяти лет.

Основной срок хранения всех документов достигает пяти лет, в некоторых случаях больше, но не меньше.

Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов

• Выбрасывать или самостоятельно уничтожать любые бухгалтерские документы нельзя, так как информация, содержащаяся в них, может потребоваться при проверках аудиторскими компаниями.
• Многие работодатели хранят у себя всю документальную базу, и не уничтожают ее даже после истечения пятилетнего срока, просто в силу незнания законов об уничтожении или сдачи в архив.
• Рассмотрим подробно порядок уничтожения документов:

Уничтожение бухгалтерских документов – это важная процедура на предприятии, требующая особого внимания и оформления. Если она проведена не по закону, то организация может подвергнуться наложению административной ответственности, в некоторых случаях уголовной.

На уничтожение определяются только те документы и электронные файлы, которые «опылились» свое время в архиве, то есть у них вышел срок хранения.

В первую очередь нужно определить документы по ценности. Для этого создается специальная экспертная комиссия, которая определяет важность каждого документа и возможность уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Для более правильной и комплексной оценки в комиссию приглашается сотрудник архива, главный бухгалтер, юрист, заместитель руководителя данной организации. Членами этого состава могут быть и независимые, то есть привлеченные извне люди с соответствующим образованием.

Руководитель пишет приказ о создании этой комиссии. Данная комиссия составляется единожды и действует всякий раз при списании документов на утилизацию.

В компетенцию экспертов входит:

1. Составление реестра всей документации архива.
2. Составление списка документов срок хранения которых истек и подлежащих к уничтожению.
3. Составление акта на утилизацию.
4. Если требуется, то взвешивают документационную макулатуру.
5. Непосредственно присутствуют на процессе по ликвидации.

С помощью данных полномочий эксперты составляют акт, включающий список документов, подлежащих уничтожению. Как оформить уничтожение правильно?

Акт уничтожения бухгалтерских документов

Форма акта разрабатывается членами комиссии и подписывается каждым из них и директором, заверяется печатью организации. Четко проработанный список вносится в акт с указанием сроков начала постановки на хранение и сроков снятия с него.

Если единовременное снятие с хранения имеет большое количество бумажных информационных носителей, то их можно сдать в качестве вторичного сырья. Когда поблизости имеется приемочный пункт макулатуры, то с ним заключается договор на утилизацию макулатуры.

Далее, бумажная кипа отвозится на сдачу. Сотрудники такого пункта выписывают акт приема макулатуры с указанием веса бумаги и цены за килограмм, а также рассчитывается общая сумма. Денежные средства, полученные за ворох ненужной документации, приходуют на счетах предприятия.

Комиссия может принять решение об уничтожении вручную, то есть обычный разрыв бланков, если количество бумаги небольшое. Можно измельчить документы на специальном станке, который называется шредер. При пропускании листа бумаги через этот аппарат происходит разрезание на очень тонкие полосы, которые впоследствии можно сжечь, или подвергнуть химическому растворению.

При сжигании бумаги можно наткнуться на проблемы с пожарниками, поэтому лучше бумагу сдать на перерабатывающие комбинаты или пункты приема макулатуры.

Еще одним способом уничтожения как вариант, может быть растворение с помощью химических кислот или других химических продуктов, что также нанесет вред окружающей среде. Как правило, последний способ избавления от бумаги очень дорогостоящий.

Все действия по ликвидации бумаги отражаются письменно в акте об уничтожении документов, подписанным соответствующими членами экспертизы и присутствующими при процессе независимыми людьми.

Как уничтожаются электронные носители

Помимо бумажных носителей, информация может, да и хранится в последнее время все больше на электронных носителях. Электронные документы, как правило, хранятся на серверах крупных компаний или на головном компьютере небольшой организации.

Комиссия в том же составе производит процедуру по их выбраковыванию по принятой схеме. То есть определяется список файлов с истекшим сроком, подлежащих утилизации, затем происходит сама утилизация.

Для уничтожения электронной документации используют несколько способов:

1. Размагничивание, это метод воздействия на носитель информации с помощью магнитного поля. Применяется в том случае если носитель выступает как отдельный элемент, например, аудио или видеокассета, флоппидиски (дискеты), жёсткие диски. Такая процедура приводит съемные носители к негодности и дальнейшее их применение невозможно.
2. Стирание информации или его перезапись. Такой метод используют для повторного использования носителя. Электронные файлы стираются специалистами, это могут быть программисты или привлеченные специалисты в этой области, с сервера или с жесткого диска головного компьютера.
3. Механическое уничтожение является самым надежным, так как визуально можно убедиться в результатах. Для этого способа используют химические реагенты, механическое повреждение носителей, сжигание или расплавление.

Весь ход действий должен отразиться в акте об уничтожении электронных файлов.

Главное, при уничтожении любого вида документов нужно следить, чтобы не осталось сохраненных копий, чтобы сохранилась конфиденциальность информации, не произошло уничтожение документов, необходимых для каких-либо длительных судебных дел.

Сроки уничтожения комиссия определяет сама, это время, за которое произойдет вся процедура по утилизации.

Что делать если документ утрачен

Бывают моменты, что по какой-либо причине документ может быть утрачен или потерян.

Такое может возникнуть при следующих форс-мажорных ситуациях:

• Пожар;
• Землетрясение, с полным разрушением здания, где храниться архив;
• Наводнение;
• Грабеж.

В таком случае документы положено восстановить по мере возможности, хотя такая процедура затруднительна и в ряде случаев невыполнима.

При наступлении стихийных бедствий и порче информационных носителей документооборота необходимо письменно зафиксировать этот прецедент. Такое письменное оформление позволит продлить время для восстановления информации.

Если порча или утрата произошла по вине сотрудника, то как быть в этой ситуации? С виновного нужно взять письменное объяснение факта и причины утраты, с помощью чего начальник решит, какие меры применить к работнику.

Такие меры регулируются ст. 193 трудового кодекса. Взыскание или другая дисциплинарная мера в отношении виновного оформляется приказам по личному составу, с последующим увольнением.

Штрафы по уничтожению документов

Если порча или утрата документа произошла по вине сотрудника, то на него можно наложить ответственность за уничтожение:

1. Административная ответственность – может возникнуть при утере, или нарушении правил хранения документов, при утилизации раньше положенного срока, что может исказить финансовые показатели при проверках. На должностное лицо выписывается штраф в размере 2 – 3 тыс. руб.
2. Налоговая – накладывается на каждый не предоставленный документ в ходе проверки до 200 руб., до 10 тыс. руб. на потерянные или уничтоженные документы за какой-либо налоговый период, до 30 тыс. руб. при порче за несколько периодов.
3. Уголовная – если при проверке выявлено что при утере документов произошла неуплата налогов, то штраф возрастает от 100 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Должностному лицу, отвечающему за порчу документов, которая привела к грабежу государства, могут наложить арест на заработную плату на 1-2 года. Либо может быть произведен арест на 2 года с отстранением от занимаемой должности. Если уплата налогов не производилась в особо крупных размерах, то штрафные санкции составят от 200 тыс. руб. до 500 тыс. руб., арест зарплаты от 1 до 3 лет, или арест на 5 лет с отстранением на 3 года.

Руководитель обязан проследить чтобы утраченная документация была восстановлена. Так как при несоблюдении этого правила на фирму будет наложено наказание.

Вывод

Вся ответственность по ведению документооборота ложится на плечи главного бухгалтера. Именно он должен следить за своими подчиненными при составлении и ведении бухгалтерской отчетности в структурных единицах или определенных группах.

Удостоверившись в правильности документа, главбух сшивает дела и передает их на хранение в архив организации, с указанием срока хранения дела. После истечения этого срока создается специальная комиссия, которая определяет документы на уничтожение.

Такой порядок должен действовать в каждой фирме, иначе какие-либо упущения могут негативно отразиться на финансовых средствах должностных лиц или самой организации.

Уничтожение документов после истечения срока хранения

Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы по умолчанию не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.

Как составить акт об уничтожении бухгалтерских документов?

Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуется выждать еще некоторое время после официального истечения срока хранения документов во избежание непредвиденных ситуаций, при которых эти бумаги могут потребоваться.

Налоговый Кодекс РФ регламентирует все вопросы, касающиеся бумаг, связанных с налоговой отчетностью. Порядок хранения и уничтожения документации описан в ФЗ № 402 о бухучете. При этом сроки хранения различной бухотчетности регулируются гл. II к Приказу Росархива № 236.

Как составить приказ о создании комиссии по уничтожению документов организации с истекшим сроком хранения?

Отбор документов, более не нужных

Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации.

Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки.

Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.

Рекомендуемый состав комиссии:

• представитель руководителя;
• бухгалтер;
• юрист;
• архивариус;
• секретарь (кадровик);
• один из сотрудников.

ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.

Задачи комиссии:

ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.

Даты отбираемых документов

Для уничтожения отбираются документы, срок хранения которых истек к 1 января того года, когда составлен акт об их уничтожении. Если срок хранения дела истек после 1 января, то его можно включить в акт только в будущем году. Например, если срок хранения документа истек 1 февраля 2023 года, то в акт об утилизации его можно включить не ранее 1 января 2024 года.

В соответствии с п. 4.13 Правил хранения документов аналогичный порядок распространяется на электронные документы с истекшим сроком хранения.

Отметим, форма акта об уничтожении документов с истекшим сроком хранения унифицирована в Приложении № 21 к Приказу Минкультуры № 526.

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.

Подготовка к уничтожению:

• изъятие соответствующих документов из места их хранения;
• освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
• упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.

Как утилизировать документы?

Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.

Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.

Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.

Срок не истек, но больше хранить нельзя

Иногда приходится уничтожать документы, которые еще должны были бы храниться, но стали непригодными к прочтению и дальнейшему хранению. Такое случается, если хранимые бумаги были необратимо испорчены или повреждены. Причины повреждений могут быть различными – от банального несоблюдения правил хранения до чрезвычайных ситуаций и катастроф.

При оценке таких бумаг в акте надо отметить причину невозможности дальнейшего хранения документации.

Какие документы лучше сохранить!

Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:

• документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
• финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.

Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:

• все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет;
• первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет.

Уничтожение электронных архивов

Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.

С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует. Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.

Нюанс состоит в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи, можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху».

Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.

НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.

Ответственность несёт руководитель

Если уничтожены документы, которые должны были быть сохранены, то даже в случае правильного актирования ответственность несет руководитель. За нарушение сроков хранения документации и нарушение правил утилизации КоАп предусмотрены серьезные штрафы – от 2 до 3 тыс. руб., а за повторные нарушения – еще выше.

Как уничтожать персональные данные в 2023 году

1. Главная →
2. Журнал →
3. Бизнес

Закон требует уничтожить персональные данные, если они собраны незаконно, достигнута или изменилась цель их сбора, а также по требованию самого владельца данных. Как организовать это мероприятие и в какие сроки, расскажем в статье.

Уничтожение персональных данных — это действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных (ст. 3 Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Говоря проще, в установленных законом случаях оператор персональных данных обязан обнулить такие данные без возможности восстановления путем измельчения бумажных документов и (или) неустранимого физического повреждения машиночитаемых носителей, их содержащих.

Чтобы не загружать себя лишней работой по уничтожению персональных данных оператору важно:

• не концентрировать у себя излишнюю информацию о физлицах в бумажной или электронной формах;
• правильно ее классифицировать.

К примеру, работодатель не должен собирать информацию о здоровье работников, а они не обязаны сообщать компании такие сведения, в том числе об опасных заболеваниях.

  Персональные данные такого вида работодатель вправе запросить только при наличии законодательно установленных требований к здоровью отдельных категорий: работников пищевой сферы, педагогов, сотрудников авиа- и транспортной безопасности и т.п. (Письмо Роструда от 16.01.2023 № ПГ/32857-6-1).

Незаконно собранные сведения все равно придется уничтожить. Если же изначально не запрашивать их, то и поводов для обнуления данных будет меньше.

Кроме того, отдельные данные о физлицах сами по себе не признаются персональными, если они не находятся в связке с другими сведениями. Тогда по закону уничтожать их не требуется. Например, номер телефона сам по себе не относится к персданным, но в комплекте с ФИО владельца приобретает такой статус.

Все случаи обязательного уничтожения персональных данных прописаны в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Для каждого предусмотрен свой срок.

Если владелец персональных данных отозвал согласие на обработку своих данных или достигнута цель их обработки, могут применяться и другие сроки их уничтожения, предусмотренные специальным договором или соглашением. 

Кроме того, отдельные Федеральные законы могут предусматривать специальные сроки хранения документов и их нужно соблюдать. Например, приказы о приёме и увольнении сотрудников, содержащие их персональные данные, нужно хранить 50/75 лет (п. 434 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Уничтожать раньше установленных сроков такие документы нельзя.

Компания или ИП сами определяют, каким способом они будут уничтожать персональные данные. Выбранный способ нужно зафиксировать в локальном акте и утвердить.

Варианты:

• разрезание;
• сжигание;
• механическое уничтожение;
• сдача предприятию по утилизации вторсырья;
• стирание данных на устройстве гарантированного уничтожения информации;
• нарушение функциональных возможностей носителя информации;
• иные способы.

Главное требование к выбранному варианту — невозможность восстановления уничтоженного носителя данных.

С 01.03.2023 процесс уничтожения персданных требуется документировать. Если раньше Роскомнадзор лишь рекомендовал оформление акта, то с указанной даты его составление стало обязательным. 

Одним актом не обойтись, если обработка данных происходит не только в бумажной, но и в электронной форме.

После уничтожения персданных, обработка которых происходила с помощью компьютерной техники, для подтверждения факта уничтожения дополнительно потребуется выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе.

Это может быть выгрузка из учетной бухгалтерской или кадровой программ, с корпоративного сайта компании и подобных компьютерных источников сбора и хранения данных. Подготовить ее можно с помощью ИТ-специалиста или самостоятельно.

Специального бланка акта об уничтожении персданных нет, поэтому оформить документ можно в произвольном виде.  Роскомнадзор в приказе от 28.10.2022 № 179 назвал его обязательные реквизиты. 

В представленном образце акта они учтены:

Хранить документы, подтверждающие уничтожение персданных, нужно в течение трех лет (Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179). 

Если проверяющие не обнаружат акт при проверке, посчитают невыполненными требования об обязательном уничтожении персональных данных и накажут — штраф на директора составит от 8 000 руб. до 20 000 руб., на ИП от 20 000 до 40 000 руб. Компании придется расстаться с более внушительной «штрафной» суммой: от 50 000 руб. до 90 000 руб. (ч. 5 ст. 13.11 КоАП РФ).

Повторное аналогичное нарушение способно серьезно истощить «карман» оператора персданных (ч. 5.1 ст. 13.11 КоАП РФ):

Кого накажут Сумма штрафа, руб.

Должностное лицо	от 30 000 до 50 000
ИП	от 50 000 до 100 000
Компанию	от 300 000 до 500 000

Чтобы соблюсти все формальности и не попасть на штрафы, процедуру уничтожения персданных можно поручить специальной комиссии.

Роскомнадзор на официальном сайте пояснил, что порядок документальной фиксации уничтожения персданных компания или ИП определяет самостоятельно. Для упорядочения этого процесса обычно оформляется Положение «О работе с персональными данными» или нужные процедуры прописывают в другом отдельном локальном нормативном акте (ЛНА). 

В ЛНА обозначается, кто занимается уничтожением данных. Чиновники допускают два варианта:

• специально созданная комиссия;
• должностное лицо, уполномоченное на основании распоряжения или приказа.

Схематично порядок работы указанных лиц выглядит так:

1. Определить состав комиссии (основание — приказ) с обязательным включением лица, ответственного за обработку документов, планируемых к уничтожению (по направлению деятельности, в пределах установленных полномочий).
2. Определить перечень, оформить список документов, подлежащих уничтожению, согласно установленных действующими нормативными актами (Федеральными законами от 27.07.2006 № 152-ФЗ, от 22.10.2004 № 125-ФЗ, приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и др.).
3. После утверждения акта, перечисленные документы (носители) должны быть сверены с записями в акте и на указанных документах (носителях), далее персональные данные должны быть уничтожены, определенным и утвержденным компанией/ИП способом.
4. Уничтоженные документы (носители), содержавшие персональные данные, с книг и журналов учета (регистрации) данных документов (носителей) должны быть списаны.  

При таком подходе снижается риск ошибочного уничтожения документов (носителей), содержащих персональные данные. 

К примеру, ошибкой будет уничтожение персданных, если на момент утверждения акта срок их хранения не истек или не достигнута цель их обработки. Комиссионно проведенный комплекс мероприятий по уничтожению персданных позволяет минимизировать процедурные нарушения и их последствия.

1. С 01.03.2023 обязательно фиксировать факт уничтожения персональных данных в акте. Набор его реквизитов указан в приказе Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.
2. Кроме акта потребуется выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе — если персональные данные обрабатываются не только в бумажной, но и в электронной форме.
3. Форма акта и журнала, а также порядок уничтожения данных и документального оформления этой процедуры утверждаются компанией/ИП.
4. Для уничтожения данных создается комиссия либо приказом назначается уполномоченное должностное лицо.
5. Способ уничтожения носителя персданных зависит от его вида. Бумажные документы разрезают, сжигают, механически уничтожают.  С электронных носителей информация может стираться специальными программами с гарантированным обнулением сведений, уничтожаться иными способами. Главное требование — невозможность последующего восстановления персональных данных.

Необходимость уничтожения документов — Вторпроект

19.10.2022

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения проводится по определенным правилам. Узнаем, какие документы нужно оформить и в каких структурных подразделениях, для чего нужна экспертная комиссия, как грамотно провести уничтожение документов организации, порядок действий и другие нюансы.

Как поступить с накопившимися документами и не нарушить закон

Многие сферы жизни связаны с большим количеством документации. Даже в жилых квартирах скапливаются документы подлежащие уничтожению, которые уже нет смысла хранить. Это нужно делать, если закончится срок их действия или по другим причинам.

Залежи разного рода макулатуры, документов и дел можно найти в домашних архивах. Это и копии личных документов, и счета на оплату, и договоры по кредитам. В организациях такие завалы образуются намного больше и чаще. Среди них следующие принимаемые бумаги:

• распорядительные;
• бухгалтерские;
• административно-хозяйственные;
• кадровые и прочие.

И перед компанией встает необходимость уничтожения документов организации, как ненужного мусора.

Обычный гражданин может избавиться от ненужных бумаг без проблем — для уничтожения архива документов, которые уже неактуальны, достаточно отправить их в мусорный бак либо сдать в макулатуру. Никакие процедуры соблюдать не нужно, потому что даже если будет уничтожено нечто ценное, никакого наказания не будет. Разве что потом придется восстанавливать нужные бумаги.

Другие требования предъявляют к уничтожению документов в разных компаниях. Они не имеют права избавляться от распоряжений, приказов, кадровых и бухгалтерских документов подлежащих уничтожению, без соблюдения определенных правил. Уничтожить документы разрешается лишь по истечении установленных законодательством сроков хранения. Таковы правила уничтожения архивных документов.

Как происходит процедура уничтожения

Каким образом происходит уничтожение документов с истекшими сроками хранения? Существует общий порядок уничтожения документов, неважно, это бухгалтерские, распорядительные или кадровые.

Нужно произвести следующий порядок действий:

• Проверить срок хранения и практическое значение документации;
• Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности и оформляет протоколом;
• Составляется акт на уничтожение документов и утверждается руководителем предприятия;
• Дела на уничтожение уничтожаются, и оформляется акт.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов можно использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002, несмотря на то, что сам документ уже не действует.

После выполнения всех требований разрешается уничтожение документов шредером для утилизации.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как утилизировать документы с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные архивные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения акта на уничтожение документов). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, подлежащих уничтожению срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
• Уничтожение документов, созданных до 2009 года (включительно), разрешено уничтожать, если закончился их срок хранения, утвержденный Росархивом 2000 года.

Когда можно оформить акт при неизвестных сроках хранения

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. Для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно.

Несмотря на то что сроки их хранения также установлены приказом Российского архива и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов сроки хранения которых истекли в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 5 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. Ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.

2011 № 402-ФЗ устанавливает аналогичный срок хранения акта на уничтожение документов в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Когда все законодательно установленные сроки хранения акта на уничтожение документов истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Как избавиться от бумаг после оформления акта

Итак, как утилизировать документы? Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

• отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.). Уничтожение документов шредером подразумевает превращение их в бумажные полоски;
• сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса.

Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов шредером или другим приспособлением. Теперь вы знаете, как утилизировать документы.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт об уничтожении документов — не единственный документ, который нужно оформить. Нужен еще один акт для подтверждения самого факта уничтожения устаревших архивных документов. В нем нужно отразить:

• название документа и компании;
• дату оформления;
• описание факта уничтожения документов (указать объем
• или количество, способы уничтожения);
• подписи ответственных лиц.

Сегодня документация может храниться в электронном виде и на специальных носителях (флеш-картах, дисках и пр.). Если электронные документы теряют актуальность, то информация уничтожается вместе с носителем. Можно применять те же способы уничтожения документов организации, что и для бумажных носителей, а именно сжигание, измельчение, изменение формы и другие.

Правила уничтожения документов (с экспертной комиссией и без нее)

Любая организация в период своей работы накапливает огромное количество документов. Со временем, практически от всех документов приходится избавляться, потому что этого требует закон.

Уничтожение документа — это единственная законная возможность снять все вопросы к своей деятельности за прежние годы, обеспечить информационную безопасность как собственной организации, так и своих сотрудников и клиентов, а также уменьшить расходы на содержание архива.

Важность соблюдения требований по утилизации бумаг

Документы необходимо уничтожать, так как многие из них со временем становятся не актуальны. До 90% документов организации имеют временные сроки хранения.

Бумаги необходимо грамотно уничтожать, для того чтобы освободить место для хранения вновь создающихся, а еще избежать штрафов и других санкций в связи с несоблюдение правил хранения.

Помимо этого, правильная ликвидация документов поможет: 

• избежать использования ненужных или дублирующих дел,
• иметь официальное подтверждение факта их санкционированного уничтожения,
• а также иметь актуальную информацию об объеме архивного фонда организации.

Чаще всего, во время уничтожении документов совершаются следующие ошибки:

• несоблюдение сроков хранения документов;
• несоблюдение сохранности документов, выделенных к уничтожению;
• несоблюдение конфиденциальности при уничтожении документов;
• уничтожение неполного комплекта документов;
• несоблюдение процедуры документирования факта уничтожения бумаг.

Административные штрафы

Административная ответственность за нарушение правил хранения и уничтожения документов может наступить, когда организация не может предоставить какой-то документ по причине того, что его уже уничтожили. В этом случает с организации могут взыскать штраф в размере 200-300 тысяч рублей. 

• За нарушение бухгалтерского учета, в том числе, бухгалтерской (финансовой) отчетности, штраф составит 5-10 тысяч рублей (ИП, должностное лицо), 10-20 тысяч рублей (юрлицо), также может быть выбрана мера в виде дисквалификации на срок от одного года до двух лет ответственного лица.
• Штраф от 2-3 тысяч рублей при нарушении сроков хранения или уничтожения документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%.
• За нарушение правил содержания, формирования, регистрации или применения архивных дел предусматривается предупреждение или штраф от 100 до 300 рублей для должностных лиц.
• За нарушение требований законодательства в отношении хранения документов и информации, содержащейся в ИС, предусмотрен штраф в размере от 2,5 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и от 200 до 300 тысяч рублей — для юридических лиц (АО, … , ООО, унитарных предприятий).
• Штраф 20-30 тысяч рублей для должностных лиц и 100-200 тысяч рублей для юридических лиц за неисполнение требований законодательства страховщиком.
• Предупреждение или наложение административного штрафа от 5 000 до 10 000 рублей для должностных лиц, 30-50 тысяч рублей — для организаций за неисполнение требований законодательства кредитным кооперативом.

Документы, подлежащие уничтожению

Главным условием того, чтобы уничтожить документ, является истечение срока его хранения. Для его определения можно воспользоваться простым правилом: исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Существуют также некоторые бумаги, которые имеют особый срок хранения. Они имеют небольшие особенности:

• документы постоянного содержания подлежат хранению до момента передачи их в учреждение Росархива, либо до момента завершения работы организации;
• постоянный срок хранения документов в организациях, не являющихся источниками комплектования гос. архивов, не может быть менее десяти лет;
• срок хранения “до исчерпания надобности” должен быть не менее одного года.

Тем не менее, если дело больше не используется, и в то же время у него истек срок хранения, его все еще рано утилизировать.

Необходимо осуществить экспертизу ценности, которая поможет выявить тот факт, что документ еще нужен либо представляет какую-то ценность (например, для истории или науки).

Экспертиза ценности проводится, как правило, экспертной комиссией, но решить этот вопрос можно и без нее.

Как провести экспертизу ценности

Последовательность действий при утилизации бумаг имеет несколько ключевых шагов. Последовательное выполнение этих этапов позволит грамотно уничтожить документы и, тем самым, избежать неприятных последствий:

• Шаг 1: выявление документов, подлежащих уничтожению.
• Шаг 2: проведение экспертизы ценности.
• Шаг 3: физическая подготовка бумаг к уничтожению.
• Шаг 4: ликвидация бумаг.
• Шаг 5: оформление акта о физическом уничтожении дел.
• Шаг 6: внесение изменений в учетные документы.

Внимание! При условии, что экспертиза ценности проводится первый раз, важно перед ее проведением разделить все документы по годам. Так будет проще определить срок хранения бумаг, а экспертам будет легче вынести вердикт.

Деятельность экспертной комиссии

Экспертная комиссия — это совещательный орган в компании, который ежегодно проводит оценку ценности документов.

Комиссия определяет, какие документы подлежат уничтожению, а какие еще необходимо оставить для дальнейшего использования. Экспертная комиссия действует в компании постоянно и создается по приказу генерального директора.

Необходимо, чтобы комиссия состояла минимум из трех человек, поэтому примерный ее состав может быть таким:

• заместитель директора;
• ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства, бухгалтерии или отдела кадров);
• заведующий архивом (секретарь).

Экспертная комиссия определяет, представляют ли данные документы какую-либо ценность, и выносит вердикт. Если срок хранения истек, а комиссия настаивает на том, чтобы документ остался, его следует оставить настолько, насколько считает нужным эксперт.

Если же до окончания срока ещё осталось несколько лет, то, независимо от мнения экспертной комиссии, документ оставляют доживать свой век в архиве организации.

Без сомнений, документ можно уничтожить, если комиссия считает его ненужным, и при этом срок хранения дела уже истек.

Проведение экспертизы ценности без экспертной комиссии

Компания может не иметь экспертной комиссии в связи с различными обстоятельствами. Допустим,  руководитель решил не организовывать совещательный орган, или же сами сотрудники не захотели объединяться для решения вопросов о хранении дел. Так или иначе, избавляться от документов нужно в любом случае. Рано или поздно секретарю или архивисту придется избавиться от определенных бумаг. 

Однако ответственному за это задание не стоит полностью отвечать за это дело и проводить экспертизу ценности самому. Если уважаемые руководители не хотят объединяться в коллегиальный орган, пусть не объединяются. Можно согласовать акт о физическом уничтожении с каждым руководителем отдельно.

Тем самым, никто после процедуры не будет против вынесенного решения. Избавляться от бумаг без совещания с экспертами не стоит, поскольку всю ответственность за принятое решение секретарь в этом случае берет на себя.

Во время проверок именно ему придется отвечать за отсутствие каких-либо документов, а этого никто, конечно, не хочет.

Процедура уничтожения бумаг

Утилизировать документы можно двумя способами: путем сжигания или измельчения. Бумаги не нужно просто выбрасывать или использовать как черновики.

Компании часто прибегают к услугам специальных служб, которые рекомендуют альтернативный вариант избавления от документов — измельчение.

К тому же, могут сразу же принять отходы в виде макулатуры и, соответственно, вернуть часть средств от стоимости услуги.

Кроме того, специальная служба обычно предлагает заснять процедуру уничтожения на видео или сделать это в присутствии представителей организации-заказчика. Со службой заключается стандартный договор, который подрядчик предлагает сам.

Договор непременно должен содержать пункт о том, что уничтожаемые документы сохраняют свою конфиденциальность. Это необходимо, потому что какие-то документы, от которых планируется избавиться, могут содержать личные данные клиентов или сотрудников.

Для того чтобы не отбирать отдельные документы, конфиденциальность обеспечивается для всех бумаг сразу.

Как оформить акт о физическом уничтожении документов

Как уже было сказано, само уничтожение бумаг — это не последний шаг избавления от документов. Нужно еще составить акт о физическом уничтожению архивных бумаг, более не подлежащих хранению. В нем указывается перечень документов, которые решили уничтожить, а также способы уничтожения этих бумаг.

Грамотно составленный акт об уничтожении выглядит следующим образом:

Как видно на картинке, информация об уничтоженных документах сводится в таблицу, где у каждой записи имеется свой порядковый номер.

В акте о вещественной  утилизации непременно должны присутствовать следующие сведения:

• полное название компании;
• полное имя и подпись руководителя компании;
• ссылка на закон, в соответствии с которым уничтожаются документы;
• полное имя председателя экспертной комиссии;
• полное имя и должности членнов комиссии;
• названия документов и дел;
• количество уничтожаемых единиц;
• годы и время хранения;
• причина избавления от документов;
• способ избавления.

Важно! Акт об уничтожении, как и многие другие бумаги, нужно зарегистрировать и присвоить (ему присваивается собственный регистрационный номер). Данный документ утверждается генеральным директором организации.

Если соблюдать эти простые правила, утилизация бумаг станет привычным делом, и в результате проверок бюджет компании страдать не будет.