Бухгалтерские документы постоянного хранения

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.
Хранить документы, поступающие в бухгалтерскую службу, создаваемые и накапливаемые в ней, имеющие различное целевое назначение, нужно в соответствии с нормами статьи 29 Закона № 402-ФЗ.
Вот эти нормы.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами фирмы государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
При смене руководителя фирмы должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется фирмой самостоятельно.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер фирмы.
В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:

текущее (временное);
архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.

Передача документов в архив

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (его раздел 6), утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение фирмы, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Это следует из пункта 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526.

Архив фирмы комплектуется делами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Архив можно формировать и на электронных носителях. Поэтому, если документы храните в электронном виде, и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30–2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526.

Электронные документы фирмы сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:

значимость, полнота (завершенность) документов;
аутентичность (полнота и достоверность) документов;
отсутствие дублирования информации в документах.

Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив фирме следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет нужно проверять, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы.

Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.

Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ исполнен (дело закрыто в делопроизводстве, личное дело окончено на основании приказа об увольнении). Например, если документ составлен в 2016 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2017 года. Из этого правила есть исключения.

Во-первых, это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения нужно определять с даты последней записи в них.

Во-вторых, документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них исчисляется с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г.

№ 03-03-06/1/270).

Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет со дня создания (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Это трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения).

Федеральным законом от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет со дня создания.

Приказы, касающиеся дисциплинарных взысканий, ежегодных оплачиваемых отпусков, учебных отпусков, дежурств и краткосрочных командировок, хранят не менее пяти лет.
Документы, которые подтверждают исчисление и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды, фирма-страхователь должна хранить шесть лет.
После истечения предельного срока хранения документов они подлежат уничтожению.

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой фирмы. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у фирмы потребуют представить какие-либо документы.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники фирмы (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Уничтожить документы можно следующими способами:

передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Повысили штрафы за нарушение правил хранения документации

Скачать образец акта об уничтожении документов

Нормативный порядок и сроки хранения бухгалтерских документов в организации закреплены в Федеральном законе №402-ФЗ «О бухучете» и в специальном перечне, утвержденном Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

Но некоторые данные по сроку обеспечения сохранности документации разнятся.

Разберемся, зачем сохранять бланки, отчеты и регистры, и что делать, если нормативы хранения по закону и по Приказу №236 не соответствуют.

Штрафы за нарушение хранения архивной документации вырастут

Государственная дума приняла законопроект №759112-7 с поправками в КоАП РФ, внесенный Государственным советом Республики Татарстан. Законодатели намерены ужесточить административную ответственность должностных лиц и ввести ее для организаций, нарушающих правила хранения, комплектования, учета или использования архивной документации.

Нормы действующей редакции статьи 13.20 КоАП РФ предусматривают, что за подобное правонарушение контролирующие органы выносят нарушителю — должностному лицу — предупреждение или назначают штраф в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций за это нарушение пока не предусмотрено никакого наказания.

В пояснительной записке к законопроекту сказано, что:

На системной основе выявляются факты бесконтрольного уничтожения документов, «брошенные» архивы, информация о которых поступает от сторонних организаций.

В указанных обстоятельствах происходит утрата документов Архивного фонда РФ, в том числе ценных документов по личному составу.

Потребность обеспечения сохранности документов обусловлена их юридической значимостью для исполнения архивными учреждениями социально-правовых запросов в целях обеспечения прав граждан и организаций.

А действующие санкции статьи 13.20 КоАП РФ не обеспечивают исполнения законодательных требований, т.к. являются несоизмеримо низкими по сравнению с нарушением, и их предложено увеличить в 10 раз для должностных лиц. Штрафы установят в новых размерах. Если нарушили сроки хранения в архиве бухгалтерских документов, придется заплатить:

для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
для организаций — от 5000 до 10 000 рублей.

Предупреждение сохранится в качестве наказания для нарушителей, совершивших проступок в первый раз.

Зачем хранить

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, но и вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете.

При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении проблематично.

При каждой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная и нарушила требования к хранению бухгалтерских документов в бюджетном учреждении, то совокупная сумма штрафа исчисляется десятками тысяч рублей.

Что главнее: закон или перечень

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Например, бухгалтерскую документацию по Закону №402-ФЗ необходимо сохранять 5 лет, а в перечне из Приказа №236 сроки хранения распределены по видам и значимости. Как поступить в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения, и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

Читайте также: Доход по ценным бумагам

И в 402-ФЗ, и в Приказе №236 указано, сколько хранится бухгалтерская отчетность: годовая постоянно, а промежуточная — 5 лет. Если сроки в нормативах разнятся, обеспечьте сохранность на больший срок, который указан в одном из двух актов. Соблюдайте аналогичный порядок и срок хранения для электронной документации.

Особенности и порядок хранения документации

Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности документов бухгалтерии:

Назначьте ответственного за сохранность документации и первичных бланков. Издайте приказ и закрепите в нем, кто обеспечивает сохранность документов бухгалтерского учета — бухгалтер или работник архива организации. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника.
Закрепите в учетной политике сроки хранения документации. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 Закона №402-ФЗ.
Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или на иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), подписывается, прошивается и пронумеровывается в установленном порядке.

Утверждаем сроки хранения документов

Срок сохранности бухгалтерской документации необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению. Используйте в работе памятку по срокам хранения бухгалтерской документации.

Актуальная таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации на 2020 год:

Вид документа

Период хранения

Ссылка на нормативно-правовой акт

Регистры бухгалтерского учета, журналы учета	Не менее 5 лет	Ч. 1 ст. 29 Закона №402-ФЗ
Главная книга	Не менее 5 лет при условии проведения соответствующей проверки или ревизии. Например, проверка счетной палаты или ревизия финансового отдела	Ст. 276 ч. 4.1 Приказа №236
Учетная политика и иные стандарты ведения бухучета	Не менее 5 лет после истечения года, в котором документы использовались в работе (для составления отчетности, осуществления расчетов, применения стандартов и нормативов)	Ст. 267 ч. 4.1 Приказа №236
Финансовая бухотчетность и аудиторские заключения по ней	Годовая хранится постоянно. Квартальная — не менее 5 лет. При отсутствии годовой — постоянно. Месячная сохраняется 1 год. При отсутствии годовой и квартальной — постоянно	Ст. 268, 269, 286 ч. 4.1 Приказа №236
Бланки кассового учета (ордера, журналы учета, кассовая книга, чеки, чековые книжки и пр.)	Не менее 5 лет при условии проведения ревизии	Ст. 276, 277 Приказа №236
Путевые листы и журналы учета путевых листов	5 лет	П.18 раздела III Приказа Минтранса №152 от 18.09.2008
Бухдокументы по расчетам с персоналом по оплате труда (табели, приказы, расчетные ведомости, больничные листы, расчеты отпускных и пр.)	Не меньше 6 лет. Если в организации не ведутся лицевые счета по сотрудникам, то обеспечьте сохранность на 75 лет	Ст. 295 ч. 4.2 Приказа №236
Инвентаризационные описи	Постоянно. В отношении товарно-материальных ценностей — не меньше 5 лет	Ст. 321, 322 ч. 4.4 Приказа №236
Документация по учету объектов основных средств	Постоянно	Ст. 321, 323 Приказа №236
Договоры, соглашения и контракты на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ, в том числе государственные и муниципальные контракты	5 лет ЭПК (некоторые соглашения хранят постоянно). В отношении государственных и муниципальных контрактов на важные, крупные поставки — постоянно	Ст. 224, 225 ч. 2.4 Приказа №236

Документацию необходимо хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передаче на хранение во вновь созданный субъект.

Если бухгалтерская документация, подтверждающая опасные, тяжелые, вредные условия труда отсутствует, то хранить путевые листы необходимо 75 лет.

Сроки хранения документов налогового учета

Ведение налогового учета обязательно для любого экономического субъекта, в отличие от бухучета. К примеру, индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухучета в обязательном порядке.

А вот освобождения от налогообложения не предусмотрено. Исчислять и уплачивать фискальные платежи, в зависимости от выбранного режима налогообложения, обязан каждый.

И простой гражданин, и частник, и юридическое лицо.

Помимо обязанности в уплате налогов, плательщики должны предоставлять отчетность. Кроме того, налоговики вправе запросить документы, подтверждающие правильность исчисления взносов, сборов и фискальных платежей. Следовательно, организациям необходимо сохранять не только документы бухгалтерского учета, но и регистры, первичку и отчетность в части налогового учета.

Периоды хранения отразим в таблице:

Вид документации

Срок хранения

Основание

Регистры налогового учета	Не меньше 5 лет	Ст. 23 и 24 НК РФ. Ст. 308-313 ч. 4.3 Приказа №236
Отчетность по налогам, сборам, взносам (налоговые декларации, расчеты по авансовым платежам, расчеты по страховым взносам, справки 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и прочие сведения)
Квитанции об отправке отчетности в территориальные органы Федеральной налоговой службы
Описи вложений в почтовые отправления при передаче отчетности почтой
Счета-фактуры	Не менее 5 лет	Ст. 317, 318
Книги покупок, книги продаж, дополнительные листы к книгам покупок и продаж
Журнал учета полученных и выданных счетов-фактур
Книга учета доходов и расходов для организаций, применяющих упрощенный режим обложения (УСНО)	Постоянно либо до полной ликвидации учреждения	Ст. 346.18 НК РФ
Расчеты и сведения, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов	Не меньше 6 лет	Ст. 23 НК РФ
Расчетные ведомости по отчислению взносов	Не меньше 5 лет. Налоговые декларации ИП по 2002 год включительно — 75 лет	Ст.310 Приказа №236
Расчет по форме 4-ФСС	Не менее 5 лет	П. 5.2, 6.2 и 6.3 Приказа ФСС №19 от 12.02.2010

Срок истек: порядок действий

По окончанию утвержденного срока хранения документацию необходимо уничтожить. Чиновники утвердили специальный алгоритм действий, по которому необходимо осуществлять уничтожение бумаг. Например, срок хранения главной книги бюджетного учреждения — 5 лет. По истечении этого срока бухгалтерскую документацию уничтожают по установленным правилам.

Если нарушить сроки и порядок уничтожения бухгалтерской документации учреждения, есть вероятность получить административное наказание. Например, некоторые сведения содержат персональные данные работников или даже государственную тайну. За разглашение такой информации предусмотрена уголовная ответственность.

Пошаговая инструкция, как уничтожить документацию с истекшим сроком хранения:

Создайте специальную экспертную комиссию, уполномоченную проводить экспертизу документов. Обязательно включите в комиссию работников бухгалтерии и специалистов по налоговому учету. Для уничтожения кадровой документации — работников отдела кадров, представителей секретариата.
Разработайте и утвердите положение о работе экспертной комиссии. Закрепите все права, полномочия и обязанности, которые возлагаются на новую структурную единицу. С содержанием положения необходимо ознакомить членов комиссии под подпись.
Назначьте срок проведения заседания экспертной комиссии. Результат оформите специальным протоколом. Отразите, какая документация включена в проведение экспертизы, обозначьте результаты проведенного анализа.
На основании протокола подготовьте акт об уничтожении документации бухгалтерского или налогового учета. По завершению процедуры акт должны подписать все члены экспертной комиссии.

Акт об уничтожении документации бухучета составляйте в произвольном виде. Учитывайте требования к составлению деловой документации. В обязательном порядке укажите следующие реквизиты:

наименование и реквизиты экономического субъекта;
дату и место составления;
номер в хронологическом порядке;
наименование документа;
состав комиссии;
предмет рассмотрения;
перечень документации допустимо отразить в виде таблицы (наименование, количество);
заключение;
подписи ответственных лиц (председатель и члены экспертной комиссии).

Акт утверждается руководителем учреждения.

Смена руководителя

Если в учреждении назначен новый руководитель, то необходимо провести передачу документации. Оформить процедуру следует специальным актом приема-передачи.

В передаточный акт включите все виды документации, не только бухгалтерскую, но и кадровую, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.

Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии вправе выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.

Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм и сроки закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.

Ответственность и наказания за нарушение сроков хранения документации

В ст. 267 Приказа №236 указано, сколько времени надо хранить документы учетной политики, — 5 лет после замены на новые регистры. Этот срок необходимо соблюдать. За нарушение установленных правил контролеры вправе наказать.

Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС и пр.), налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по ст. 120 НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.

Читайте также: Ликвидные ценные бумаги

Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20% от неуплаченной суммы налоговых обязательств.

Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):

5000–10 000 рублей — за первый проступок;
10 000–20 000 рублей — за второй и последующие.

Еще за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Хранение бухгалтерских документов — Ассоциация Юристов России

Начиная с 01.01.2022 года юридические лица, работающие в России, обязаны соблюдать требования ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Учитывать этот нормативный акт можно и сейчас, но это не обязательно.

Во вводимом ФСБУ значится, что юридические лица обязаны размещать базы с данными бухучета только в России. Использовать зарубежные сервера для этих целей нельзя. Это же требование касается первичной документации вне зависимости от носителя.

О том, что законодатели приготовили для юридических лиц, речь и пойдет далее.

Как хранить документы? Если внимательно изучить ФСБУ 27/2001, можно сделать вывод, что все организации, ведущие деятельность в России, обязаны хранить не только документы, относящиеся к бухучету, но и базы данных, используемых в работе, только непосредственно в России. Важно подчеркнуть, что положение распространяется практически на все юридические лица. Исключение — бюджетные структуры.

На практике это означает, что компании, входящие в транснациональные концерны, консорциумы, столкнутся со значительными проблемами. Часто все подразделения подобных структур работают с общим программным обеспечением. Учетная система также является общей для всех. Базы данных практически всегда размещаются на серверах за пределами России.

Если исходить из буквы стандарта, можно сделать вывод, что таким компаниям придется:

пересмотреть многие процессы, связанные не только непосредственно с бухучетом, но и с текущей деятельностью. Это относится к документообороту, в том числе внутреннему, созданию и ведению архивов, IT-обслуживанию;
изменить полностью или частично структуру применяемых вычислительных сетей, программного и/или аппаратного обеспечения, чтобы выполнить требования нового Стандарта.

И здесь нужно выделить ряд моментов:

Из ФСБУ непонятно, что следует понимать под данными или базой данных. Так, Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.11 года «О Бухгалтерском учете» предписывает, что в первичном документе должны быть обозначены обязательные реквизиты. Но также в документах есть еще комплекс данных, которые никак не влияют на то, как в бухучете отражаются текущие операции, совершаемые юрлицом.
Нет и ясности с тем, что считать «размещением» бухгалтерских данных. Например, в ФСБУ нет ни одного предложения или абзаца, прямо запрещающего хранить в России только копию базы, используемой за пределами страны.
Есть и еще один значимый момент. То, что база данных должна находиться в России, не равносильно тому, что и вести ее нужно здесь же. Компаниям не придется нанимать дополнительный персонал для заполнения БД в России, если такая функция уже реализована за ее пределами.
Действие стандарта затрагивает только непосредственно первичные документы (накладные, акты выполненных работ, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.) и регистры бухучета. Но в любой организации в зависимости от специфики деятельности есть и иные документы, не относящиеся к первичным. И на них действие нового требования не распространяется.

Не обязаны соблюдать положения ФСБУ компании, ведущие бухгалтерский учет в соответствии с законодательством другой страны. Не стоит опасаться претензий со стороны проверяющих и в ситуации, если требования ФСБУ не соблюдаются при ведении налогового или управленческого учета.

Ни в самом ФСБУ, ни в других документах пока нет ни слова о том, как будут наказывать тех, кто не выполнит новые требования. Если исходить из положений КоАП, проверяющий может выписать штрафы по следующим статьям:
ст. 15.11 КоАП РФ «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности». Например, инспектор может установить, что у юридического лица отсутствует первичная документация;
ст. 13.25 КоАП РФ «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах».

По ст. 15.11 КоАП организацию накажут на 5-10 тысяч рублей. Хранение документации с нарушениями обойдется дороже. Здесь сумма штрафа составляет 200-300 тысяч рублей.

Но до вступления ФСБУ в законную силу еще есть время. И нельзя исключать, что за эти месяцы КоАП будет доработан. Появятся специальные статьи с наказаниями для тех, кто не соблюдает требования, относящиеся к хранению первичной документации и баз данных.

Необходимо заметить, что изначально в стандарте планировались более жесткие формулировки. Планировалось, что на территории России необходимо размещать все базы, в которых можно собирать, хранить, систематизировать тем или иным образом данные, относящиеся к бухучету.

При этом данные можно корректировать, обновлять, извлекать, если это необходимо для работы. Но к окончательной редакции документ стал более лояльным к юрлицам.

Законодатели ограничились формулировкой: «хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в таких документах, и размещать базы указанных данных на территории РФ».

Есть основания считать, что инициаторы разработки положения изначально планировали, что все предприятия и организации обязаны хранить на серверах в России непосредственно системы, предназначенные для обработки первичной документации и ведения бухучета. Это позволило бы инспекторам ФНС или иным контролирующим инстанциям получать доступ к любым нужным им данным. При этом не имело бы значения, кто управляет этой информацией. Но в конечную редакцию стандарта включены более мягкие положения.

Приведенная выше информация оставляет больше вопросов, чем дает на них ответов. И юридическим лицам нужны пояснения от компетентных лиц.

От этого будет зависеть, какие решения придется принимать руководству. Можно полностью перенести все базы в Россию, чтобы не нарушать законодательство.

Но такие действия сопряжены со значительными расходами на перенос данных, организацию серверного хранения.

Другой вариант предполагает, что в России будет храниться только копия БД и системы, используемой для обработки документации. Но он сопряжен с определенными рисками. Но в то же время организовать хранение копии проще, чем полностью перенести базу данных.

На практике это означает, что всем заинтересованным лицам придется ждать пояснений от различных министерств и ведомств. Без этого любые выводы и предположения будут преждевременными.

Есть и еще один существенный момент. В соответствии с действующим Положением организации обязаны хранить первичку с сохранением ее первоначального вида.

В то же время готовится закон, который позволяет юридическим лицам конвертировать документы из бумажного вида в компьютерный формат, работать с электронными дубликатами.

Есть все основания предполагать, что в этом случае ФСБУ придется корректировать. Дата оформления первичного документа

Готовящиеся изменения затронут вопросы оформления первичных бухгалтерских документов, точнее, дату оформления.

Теперь будет считаться, что документ оформлен в тот день, когда его заверило лицо, проводящее конкретную сделку, операцию с товарами или связанную с оказанием услуг. Это же лицо отвечает за оформление всей необходимой документации.

Как вариант, подпись под документом может поставить лицо, отвечающее за должное оформление события, уже имевшего место.

На основании сказанного можно сделать вывод, что датой составления документа, подтверждающего совершение хозяйственной операции, считается та дата, когда под ним подпись поставил последний участник (ответственное лицо).

В стандарте отдельно подчеркивается один момент. Дата непосредственно составления накладной, акта выполненных работ, иного первичного документа может не совпадать с той датой, когда хозяйственная операция непосредственно имела место. В подобных ситуациях в документе в соответствии со стандартом должны быть указаны обе даты.

А контролирующие инстанции получат возможность проверять, как юридическое лицо соблюдает требования, касающиеся оформления хозяйственных операций. Действующие требования предписывают, что накладные, акты, иные документы надлежит оформлять тогда, когда операция совершается.

Как вариант, документы можно оформить сразу после того, как операция завершена.

Особенно внимательными в этом плане следует быть юридическим лицам, применяющим электронный документооборот. Дата под документом проставляется программой. Скорректировать ее потом даже в случае такой необходимости не получится.

Еще нужно коснуться двух дат. Первая значится в «шапке» накладной или акта выполненных работ, если документ распечатан на бумаге. При электронном документообороте файл для обмена также создается определенной датой.

Если внимательно изучить ФСБУ, можно заметить, что этим двум датам не уделяется никакое внимание. На основании этого можно сделать вывод, что проверяющие не будут уделять этим датам пристальное внимание.

Их можно считать только свидетельством того, что ответственное лицо приступило к составлению документов, относящихся к некоторой хозоперации. Что такое оправдательный документ? В новом Стандарте появляется термин или понятие «оправдательный документ».

Предполагается, что в нем содержатся некоторые данные о хозяйственной операции. И далее оправдательный документ становится основанием для заполнения первичной документации. Это относится в частности, к обязательным реквизитам.

Нужно подчеркнуть один момент. Оправдательный документ не является аналогом первичной документации, если речь идет именно об оформлении некоторой хозоперации. На основании оправдательного документа нельзя заполнять регистры бухучета. Соответственно, счет можно не заполнять столь же тщательно, как последующий за ним первичный документ (накладную или счет). Это относится к реквизитам.

Оправдательных документов в каждой организации много. Это — контракты, счета на безналичную оплату, решения суда, влекущие за собой определенные действия со стороны юрлица, и т. д.

Бухгалтерам и иным ответственным сотрудникам важно не забывать про один момент. Если на основании оправдательного документа оформляется накладная или иной первичный документ, то в нем должна значиться информация об этом документе (дата, номер и т. д.).

Электронный документооборот

Юридическим лицам в связи с последними изменениями в ФСБУ важно учитывать следующее:

в соглашении между участниками электронного документооборота может значиться, что определенный документ может быть заверен только строго определенной подписью: простой, усиленной и т. д. Если такое соглашение существует, его необходимо соблюдать. Все остальное будет считаться нарушением;
если в отношении конкретного документа нет никаких требований, касающихся вида ЭЦП, для его визирования можно использовать любую подпись, как простую, так и усиленную квалифицированную. Никто из проверяющих не сможет предъявить какие-либо претензии.

В соответствии с ФСБУ участники сделки или конкретного документооборота должны самостоятельно согласовать, какой тип подписи использовать, включая КЭП. Этот момент закрепляется в соглашении. При том, что закон «Об ЭЦП» подобные требования не содержит. Как исправлять ошибки? Бухгалтерам следует обратить на изменения, касающиеся внесения изменений в документы:

если в документе меняются какие-либо данные, исправления должен заверить тот человек, который изначально занимался его составлением. Должна стоять дата, когда вносятся изменения. К обязательным реквизитам относятся должности и ФИО ответственных лиц. Если исходить из требований ФСБУ, то исправлять и составлять документ должно одно и то же лицо. Как поступать, если конкретный сотрудник успел уволиться, в ФСБУ ничего не сказано. Остается ждать пояснений от компетентных лиц;
в документах на бумажных носителях нельзя ничего закрашивать или заклеивать. Если какая-то графа содержит ошибку, данные надлежит зачеркнуть. Над ними пишется верное значение;
если первоначальный документ был составлен в электронном формате, законодательно разрешается составить новый. В нем обязательно должна быть ссылка на то, что документ является заменой иного, составленного ранее и содержащего ошибки;
организация должна применять такие средства воспроизведения, чтобы была возможность использовать документ с исправлениями независимо от первоначального ошибочного. Но к данному моменту времени подобные системы, сервисы практически отсутствует. И юридические лица могут столкнуться с тем, что приведенное требование просто невозможно будет исполнить;
если регистр бухучета ведется в бумажном варианте, для внесения исправлений можно использовать корректурный способ. Как вариант, бухгалтер имеет право сделать исправительную запись по затронутым счетам бухучета.

Что еще изменилось?

Перечисленным ранее изменения в ФСБУ не ограничиваются. Бухгалтерам важно знать следующее:

если юрлицо проводит несколько операций, связанных между собой, их можно оформить с использованием одного документа. Также первичные накладные (акты) можно выписывать не единовременно, когда операция непосредственно совершается. Допускается заполнение первичных документов с некоторой периодичностью;
с особой тщательностью нужно подходить к работе, если юрлицо ведет деятельность за пределами России. Если на уровне законодательства предусмотрено, что регистры бухучета ведутся на языке, являющимся официальным для некоторой страны, то данные для регистров придется переводить построчно. Если подобные требования отсутствуют, то в России придется построчно переводить не только регистры, но и документы, подтверждающие факты хозяйственной жизни.

Выводы

Бухгалтерам и руководству компаний следует подготовиться к тому, что документацию и базы данных, относящихся к бухучету, придется хранить в России. Это прямо следует из нового ФСБУ. Можно сделать вывод, что контролирующие инстанции хотят обходиться минимумом формальностей при получении данных в рамках проверок.

Но при этом в Положении ничего не говорится о том, должна ли учетная система полностью находиться в России. Не предлагается и подход, который бы устроил все стороны процесса. Остается только ждать, когда Минфин даст свои пояснения.

Опираться на положения ФСБУ нужно с 01.01.2022 года. За оставшиеся до этого момента месяцы юридическим лицам придется решать, как вести бизнес, бухгалтерский учет, как организовать перенос данных на сервера в России.

ФСБУ затрагивает вопросы не только размещения баз данных. Вводится понятие «оправдательного документа». Можно будет оформлять несколько хозяйственных операций одним документом. Отдельное внимание уделено внесению исправлений в первичные документы с учетом носителя. Эти изменения можно считать дальнейшим развитием бухучета в стране.

все статьи

Архивное хранение бухгалтерских документов — ОСГ Россия

Большой частью потока бумажной документации являются бухгалтерские документы. Они составляют примерно 80% от общей массы документов. Существуют определенные ограничения в сроках хранения бухгалтерской документации — документы постоянного и временного хранения.

Хранить бухгалтерскую документацию — первичная обязанность юридических лиц (ООО, ОАО, ИП). Ключевым моментом в этом случае является соблюдение законодательства Российской Федерации в обеспечении безопасных условий хранения документов бухгалтерского учета.

ОСГ создала современные архивные хранилища во многих городах России: Москва, Московской области, Владивостоке, Волгограде, Воронеже, Домодедове, Екатеринбурге, Иркутске, Казани, Калининграде, Краснодаре, Красноярске, Лобне, Минеральных Водах, Нижнем Новгороде, Новосибирске, Омске, Перми, Ростов-на-Дону, Самаре, Санкт-Петербурге, Сарате, Среднеуральске, Сургуте, Тюмени, Уфе, Хабаровске, Челябинске.

Законодательные требования к хранению бухгалтерских документов

Архивное хранение бухгалтерских документов регламентируется Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. Бухгалтерская отчетность составляется, хранится и представляется пользователям бухгалтерской отчетности в установленной форме на бумажных носителях. При наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности, указанных в статье 15 настоящего Федерального закона, организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В статье №17 Федерального закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» прописаны обязанности организации по хранению бухгалтерской документации:

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.