Архивный документ это

Составляя запрос в архив и собираясь лично его посетить, необходимо понимать с какими документами вам предстоит работать, и где может храниться информация о ваших предках.  Существует много разных архивных документов.

Какие бывают архивные документы, содержащие генеалогическую информацию

Бумажный носитель

Способы хранения на бумажном носителе:

• книги,
• газеты,
• журналы,
• бюллетени,
• удостоверения,
• грамоты
• учетные карточки

Бумажные источники генеалогической информации

графические документы
на бумажном носителе:

• рисунки,
• топографические карты,
• картины,
• фотографии,
• схемы,
• гравюры и т.п.

Машинописные документы

К машинописным документам: кино-, фото-, аудио- документы, видеофонограммы.

Обычно машинописные (электронные) документы, хранятся на:

• Негативы,
• Кассеты,
• Микрофильмы,
• Пленки,
• Диски,
• Флешки,
• Электронные файлы на компьютере,

Теперь вы понимаете,
что ваши поиски в архиве не ограничиваются только книгами?

Читайте подробнее: «Источники генеалогической информации»

Виды запросов в архив

Составляя запрос в
архив нужно правильно формулировать его, чтобы получить информацию.

Нельзя написать: «Моего
деда звали Иванов Иван Иванович. Пришлите мне мое генеалогическое древо».

В архивах есть четкие
правила исполнения каждого вида запросов. Каждый из них имеет свою стоимость.

Генеалогический запрос

Обычно такие запросы включают в себя полноценный поиск по метрическим книгам и ревизским сказкам по одной или нескольким фамилиям за определенный временной период (обычно 100 лет или 3 поколения)

Ответ из архива о наличии источников генеалогической информации

Такой запрос нужен, чтобы подтвердить:

• факт рождения, бракосочетания, смерти (обычно этого уже достаточно для составления родословной и генеалогического древа)

С помощью биографического
запроса в архив можно также:

• подтвердить степень родства,
• установить факт обучения,
• узнать о служебной деятельности;
• подтвердить трудовой стаж и доходы;
• подтвердить факт работы в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
• установить подробности несчастных случаев на производстве, где работали предки;
• подтвердить право на имущество;
• узнать информацию о репрессированных предках, получить их личное дело и справки (лишение избирательных прав, раскулачивание, высылка за пределы района);
• подтвердить факт пребывании граждан в немецком плену и на принудительных работах в Германии в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
• узнать сведения об эвакуации граждан и пребывании в детских домах в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
• узнать информацию о партийной деятельности вашего предка

Читайте интересные истории о семье на канале Яндекс.Дзен

• правительственными наградами, почетными грамотами, в т.ч.
• орденами: Ленина, Октябрьской революции, Трудового Красного Знамени, Дружбы народов, «Знак Почета», Славы (I, II, III степени), Трудовой Славы (I, II, III степени), «Материнская слава» (I, II, III степени) и др;
• медалями: «За отвагу», «За трудовую доблесть», «За трудовое отличие», «Медаль материнства» (I, II степени), «За отличную службу при охране общественного порядка», «За отвагу на пожаре», «За спасение утопающих», «Ветеран труда», «За преобразование Нечерноземья РСФСР», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг.», «За доблестный труд. В ознаменование 100-летия со дня рождения Владимира Ильича Ленина» и др;
• знаками отличия в труде и присвоении почетных званий различных отраслей и ведомств, в т.ч.
• знаками и значками: «Победитель социалистического соревнования», «Ударник пятилетки», «Отличник здравоохранения», «Отличник советской торговли» и др.

Из дополнительных генеалогических источников можно узнать

• историю предприятия, организации, учреждения;
• историю населенных пунктов губернии области;

Ответ на тематический запрос в архив

Виды (формы) ответов
архива на запрос

Обычно ответы на запрос
составляются на бланке архива с печатью и подписью должностного лица.

Архивная справка – документ, который выдается архивом и содержит
информацию о предмете запроса. Указывается архивный шифр документ, на основании
которых она составлена. Является официальным подтверждением факта.

• Архивная копия – воспроизводит дословно архивный документ (рукописный или
  машинописный текст).
• Архивная выписка — дословно воспроизводится часть текста архивного документа, относящаяся к предмету запроса.
• Информационное письмо – письмо, составленное в качестве ответа на
  запрос пользователя, содержащее информацию о хранящихся в архиве источниках по конкретной
  теме.

Архивная справка о венчании Андрея Григорьевича Новожилова

1. Тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный
   перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по
   определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по
   запросу пользователя или по инициативе архива.
2. Тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных
   документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по
   запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает
   титульный лист, тематический перечень архивных документов и историческую
   справку по теме;
3. Электронная (фото, скан) или бумажная (ксерокс)
   копия документа – копия снятая
   с оригинала документа, предоставляется по запросу пользователя.
4. Данные источники установлены в Документе «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Какую форму ответа
просить у архива?

Выбирайте то, что дешевле,
согласно прайсу конкретного архива (в разных архивах по-разному). Ведь
отсканировать ксерокс вы сможете и сами.

Но помните и о других
сторонах этого вопроса. Черно-белый ксерокс (особенно с полосами от краски) может
сделать архивный документ нечитабельным.

Сроки получения тоже зависят от вида копии. Электронную вам пришлют в считанные часы после оплаты. А вот бумажный вариант придется ждать несколько дней по Почте России.

• Вам будут интересны другие статьи по генеалогии:
• Как оформить генеалогическое исследование и поиски родословной
• Метрические книги неправославного вероисповедания
• Онлайн поиск в архивах
• Как настроить оповещения о новостях

Архивный документ

1) документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника; 2) материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, которыйимеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Страхование архивных документов Замечание 1 Страхование документов Архивного фонда Российской…Страхование архивных документов осуществляют на основании законодательства РФ….

на основании порядка выдачи архивных документов из архивохранилищ….Сохранность документов и возмещение ущерба
Страхованию подлежат: документы архивного фонда РФ, а также…

Страховую оценка документов Архивного фонда РФ проводят в архивах комиссионно.

• Автор Любовь пичугина
• Источник Справочник
• Категория Документоведение и архивоведение

Статья от экспертов

В статье рассматривается денежная (стоимостная) оценка архивных документов в СССР и Российской Федерации с учетом международного опыта. Показаны критерии денежной оценки и принципы распределения цен по отдельным группам документов, применявшиеся как до начала 1990-х гг.

, так и в 1990-2000-е гг. При этом как отдельная проблема рассматривается установление цены страхования архивных документов.

Раскрыты объекты стоимостной оценки при купле-продаже в Российской Федерации с учетом опыта зарубежных стран, в частности освещен опыт аукционных продаж архивных документов на таких аукционах как Сотбис, Кристис и другие, показана роль компании «Де Бирс» в приобретении и возвращении ценных архивных документов в Россию. В статье наряду с проблемой денежной оценки подлинных архивных документов затрагиваются вопросы стоимости подделок, фальсифицированных раритетов.

Автор(ы) Бурова Елена Михайловна

Источник История и архивы

Creative Commons

Научный журнал

Основа маркетинга архивной документации Определение 1 Маркетинг архивной информации – это деятельность…документах, а также на услуги специалистов-архивистов….

Основные информационные услуги архивов – копировать документы, издавать документы и справочники на CD-дисках…документы на технотронных носителях и продают микрофильмы и микрофиши….

архивных документов на платных выставках;
об использовании их в коммерческих теле- и радиопередачах,

1. Автор Елена Порфирьевна Прохорова
2. Источник Справочник
3. Категория Документоведение и архивоведение

Статья от экспертов

В статье рассмотрены архивные документы о татарском народном поэте Г.Тукае, хранящиеся в фондах Государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Республики Татарстан».

Автор(ы) Исламов Р.Ф.

Источник Вестник Казанского государственного университета культуры и искусств

Creative Commons

Научный журнал

документ, представляющий краткое изложение автором своего научного труда.

1) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке; 2) официальный документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или события; 3) документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события (акт приема работ по контракту, акт списания материалов, акт приема-передачи документов и т.п.); 4) всякого рода письменные договоры, а также документы, удостоверения, свидетельства, протоколы;5) информационно-справочный документ, подтверждающий факты, события, действия.

1) (устар.) хранение архивных документов какойлибо организацией в течение установленных сроков; 2) хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

Смотреть больше терминов

1. Напиши термин
2. Выбери определение из предложенных или загрузи свое
3. Тренажер от Автор24 поможет тебе выучить термины с помощью удобных и приятных карточек

Виды архивных документов кратко

Обновлено: 16.07.2023

С виду простой процесс хранения архивов становится достаточно сложным, если углубиться в ту или иную сферу сохранения информации.

Рационально организовать архивное делопроизводство помогут знания о существующих видах информационных носителей, подлежащих хранению. Некоторые категории документов удобно хранить в обычных шкафах, а для других больше подойдут мобильные стеллажи для архива. Какие разновидности документации существуют и каким образом должно быть организовано ее хранение?

Типы и форматы архивных документов

Наиболее распространенная классификация архивных документов подразумевает деление их на следующие группы:

• документы постоянного хранения;
• документы временного хранения сроком до 10 лет;
• документы временного хранения сроком более 10 лет.

В зависимости от формата и способа закрепления информации архивные носители информации делят на две большие категории:

• письменные и графические документы на бумажных носителях;
• аудиовизуальные (микрофильмы, звуковые записи, фотоизображения) и электронные документы.

В настоящее время большинство документации постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архивы в традиционном бумажном формате. Для таких информационных носителей необходимо использовать первичные защитные средства хранения: папки, конверты, пакеты, коробки.

Документы со сроком хранения менее 10 лет допускается упаковывать в связки. Остальные виды архивных бумаг необходимо помещать в папки или картонные коробки и только затем убирать на полки. Что касается выбора оборудования для архива, то здесь нужно учитывать характер содержащейся в документах информации.

Если архивные данные представляют особую ценность и требуют дополнительной защиты, то для размещения документации рекомендуется использовать передвижные металлические стеллажи. Их можно выстраивать в ряды, придвигая вплотную друг к другу и тем самым ограничивая доступ ко всем полкам, кроме крайних.

• Такие виды архивных документов, среди которых часто осуществляется поиск и которые время от время передаются во временное пользование, следует хранить в условиях свободного доступа, поэтому для их размещения можно применять стационарные шкафы и стеллажи.
• Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе
• В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:
• 1) архивное дело в Российской Федерации (далее также — архивное дело) — деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
• 2) архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
• 3) документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
• 4) документ Архивного фонда Российской Федерации — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
• 5) особо ценный документ — документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;
• 6) уникальный документ — особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;
• 7) архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
• 8) Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
• 9) архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
• 10) государственный архив — федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией (далее — федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (далее — государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Понятия «архивный документ» и «архив»

Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ — это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной дея­тельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Это определение взято из Словаря современной архивной тер­минологии социалистических стран (1982).

Есть и другие трактовки понятия документ, например в ГОСТ 16487 — 83: «Документ — м а т е р и а л ь н ы й объект с и н ф о р м а ц и е й, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Особенность данной трактовки по­нятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи ин­формации.

Так, например, белая стена не является документом. Но как только на ней появляется надпись «Здесь был Вася» — это уже документ, призванный пронести имя Васи сквозь века. Истори­кам известно немало случаев, когда настенные или даже наскаль­ные надписи становились ценным источником по истории куль­туры народов.

Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Зафиксированная на материальном носителе инфор­мация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ Р51141-98).

Архивный документ — это ценный материальный носитель ин­формации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника.

Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранит­ся в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность ар­хивных документов, а также архивное учреждение или структур­ное подразделение учреждения, организации или предприятия,

осуществляющее прием и хранение архивных документов в инте­ресах пользователей.

В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I.

Во всяком случае они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIII в., например в Гене­ральном регламенте 1720 г.

: «Книги, документы, дела, учинен­ные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются».

В XVIII в. слово архив (ж. р. — архива) означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреж­дения, занимающееся хранением документов. В первой половине XVIII в. архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». В XIX в.

термин архив стал употребляться и для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова» (М., 1870—1895. Т. 1—40); «Архив графов Мордвино­вых (СПб, 1901 —1903. Т. 1 —10); «Русский архив».

Кроме того, со­гласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помеще­ние, где хранятся документы, т.е. архивохранилище. В Словаре со­временной архивной терминологии социалистических стран (М., в ы п.

1 — 2, 1982, 1988) б ы л а с д е л а н а п о п ы т к а п о к о н ч и т ь с много­значностью термина архив. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования.

Поэтому Г О С Т 16487 — 83 запрещал употреблять т е р м и н личный архив. Понятие архив было тесно связано с государственным хра­нением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность тер­мина архив снова закреплена в законе.

Таким образом, в современной трактовке архив — это не толь­ко многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и кило­метрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные.

Государственные архивы — учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в це­лях их всестороннего использования. Государственные архивы хра­нят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов — служение историчес­кой науке. Поэтому государственные архивы иногда называют ис­торическими.

• Ведомственные архивы — структурные подразделения учрежде­ний или ведомств, хранящие документы этих ведомств и органи­зующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении
• срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.
• Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

Часть 1. Документ и архивный документ: основные понятия документоведения и архивоведения

Введение в документоведение и архивоведение

Введение

Часть 1. Документ и архивный документ: основные понятия документоведения и архивоведения

Часть 2. История профессии: документовед, архивист

Часть 3. Основные требования к бакалавру по направлению документоведение и архивоведение

Задание для студентов

• Введение
• Курс «Введение в документоведение и архивоведение» является первым профессиональным курсом, им открывается образование по выбранному направлению.
• Цель курса — как можно полнее рассказать первокурсникам о выбранной профессии, показать возможные виды будущей профессиональной деятельности.
• Задача учебного пособия по курсу показать:
• — значение документа и документационного обеспечения в управленческой деятельности;
• — роль архивного документа в сохранении цивилизационного, национального богатства и отдельно взятой личности
• — историю складывания и развития профессии;
• — зарождение и развитие видов профессиональной деятельности;
• — основные требования к студентам, обучающимся по данному направлению, умения и навыки, необходимые в выбранной профессии.
• Курс «Введение в документоведение и архивоведение» читается на 1 курсе, открывает цикл общепрофессиональных и специальных дисциплин, формирующих профессиональные знания будущего бакалавра по направлению документоведение и архивоведение.
• Часть 1. Документ и архивный документ: основные понятия документоведения и архивоведения

Ключевыми, базовыми понятиями в рамках профессиональной подготовки по направлению документоведение и архивоведение являются термины документ и архив/архивный документ. Собственно: документовед и архивист – это профессионалы, ведающие и работающие с документами и архивными документами. Что же это такое документ и архивный документ.

Документ — явление сложное и древнее. Его появление, эволюция, функции документа, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также весь порядок работы с ним изучаются в цикле специальных документоведческих дисциплин. Понятие «документ» имеет много определений, их можно найти в каждом словаре и в энциклопедии.

Анализу и сопоставлению этих определений посвящаются специальные занятия в курсе «Документоведение». И хотя определения будут отличаться, делая акцент на различные свойства документа и его функции (назначение), в них одно общее — они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления.

Таким образом документ неразрывно связан с информацией.

Понятие «информация» не менее сложно, чем документ и в его определении также много вариантов. Пока для целей введения в специальность ограничимся определением, данным в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В нем информация определяется как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Естественная потребность человека — сообщить другим о том, что он узнал, видел, о чем думал. Информация побуждает человека к размышлению, к осмысливанию событий, фактов, к поступкам, действиям. Можно сказать, что информация является побудителем к любому действию. Только на базе информации, узнав о чем либо, принимается решение что-то предпринять, сделать, куда-то отправиться и т.

д.

Всякое сообщество может существовать только обмениваясь информацией. Лишь располагая своевременно полученной и достаточной информацией можно принять правильное решение и выиграть сражение, захватить власть, получить прибыль.

Шпионаж — это тоже добыча информации о противнике или конкуренте, чтобы на ее основе предпринять какие-либо предупреждающие действия.

Не случайно у немцев существует поговорка: кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король.

В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация рассматривается как стратегический ресурс.

Давно известны такие понятия, как ресурсы полезных ископаемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, а во 2-й половине XX века появляется понятие «информационные ресурсы». Но информация часто нуждается в сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время, и в передаче ее на расстояние.

Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Способы фиксации информации, т.е. способы документирования (документирование определяется стандартом на термины и определения как «запись информации на различных носителях по установленным правилам») в течение многих веков изменялись и обогащались.

Проходят эволюцию и материалы, на которых можно было бы надежно закрепить информацию и сделать ее доступной для многих. В частности, законы, чтобы их выполнять, должны знать все и поэтому в древности они высекались на камне. Например, в XVIII в. до н.э.

вавилонские законы царя Хаммурапи были высечены на каменном столбе высотой 2,25 м. Деяния египетских фараонов рисовались красной краской или высекались иероглифами на стенах пирамид. Для оперативной переписки применяли глиняные и деревянные дощечки, папирус, пергамент. Затем появляется бумага, а с XIX в.

начинают быстро развиваться новые носители информации – фото-, фоно-, кинодокументы, в ХХ веке появляются магнитные ленты, цифровые носители информации.

Изучение способов документирования и материалов для фиксации информации от рукописного текста до электронного документа включая фото-, фоно-, кино- и техническое документирование посвящены специальные разделы курса «Документоведение». Особенно эти знания нужны при применении новейших информационных технологий.

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д.

Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека.

Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д.

Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения. Функции документа нуждаются в детальном изучении, им посвящается раздел в курсе «Документоведение».

Как только появляются управляющие и управляемые структуры, сразу возникает потребность передать управленческое решение и отчитаться в его выполнении. Кончено, возможны и устные поручения, но слово кратковременно, может быть быстро забыто, не так понято и передано.

Если же вопрос касается передачи права на землю, дарения или дачи каких-либо привилегий, то получающий их, конечно, хочет иметь письменные подтверждения этих прав или привилегий, закрепления их, возможность предъявить другим, передать потомкам. Первоначально в документах закрепляются лишь отдельные события, факты и мы говорим об отдельных актах документирования.

Но с появлением и развитием государства функции управления усложняются. Уже не отдельный человек выполняет поручения правителя, а сначала группа людей, а затем специально созданный аппарат, который занимается определенным направлением управленческой деятельности, например дипломатическим, учетным, управляет конкретной территорией и т.д.

И сразу устанавливаются информационные связи, которые обязательно закрепляются в документах. Вся управленческая деятельность обязательно документируется.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.

Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.

Но управленческие взаимосвязи сложны и формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих взаимосвязанных документов: планирование — посредством подготовки различных планов, учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование — в виде издания инструкций, методических указаний; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в ст. 11 указывает: » В федеральных органах исполнительной власти

Архивы России. Основные термины, используемые в архивном деле

• РђСЂС…РёРІ — учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием, комплектование Рё хранение архивных документов РІ интересах пользователей.
• РђСЂС…РёРІ государственного, муниципального учреждения, организации, предприятия (ведомственный архив) — архив, созданный органом государственной власти, местного самоуправления, государственным, муниципальным учреждением, организацией, предприятием для хранения Рё использования образовавшихся РІ его деятельности архивных документов.
• РђСЂС…РёРІРЅРѕРµ дело — сфера деятельности РїРѕ организации Рё осуществлению хранения, комплектования, учета Рё использования архивных документов.
• Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению РІ силу его значимости для личности, общества, государства, Р° равно имеющий ценность, РІ том числе как объект движимого имущества.
• Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между СЃРѕР±РѕР№ Рё подлежащих постоянному хранению.

Архивный фонд Р РѕСЃСЃРёР№СЃРєРѕР№ Федерации — исторически сложившаяся Рё постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную Рё РґСѓС…РѕРІРЅСѓСЋ жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Р РѕСЃСЃРёР№СЃРєРѕР№ Федерации Рё подлежащих постоянному хранению. Документы РђСЂС…РёРІРЅРѕРіРѕ фонда Р РѕСЃСЃРёР№СЃРєРѕР№ Федерации являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составной частью информационных ресурсов Р РѕСЃСЃРёРё Рё защищаются законом.

1. Владелец архивных документов — субъект, осуществляющий владение Рё пользование указанными документами Рё реализующий полномочия распоряжения РёРјРё РІ пределах, установленных законом или собственником РЅР° основании РґРѕРіРѕРІРѕСЂР°;
2. Временное хранение архивных документов — хранение архивных документов органами государственной власти, местного самоуправления, государственными, муниципальными учреждениями, организациями, предприятиями, независимо РѕС‚ РёС… формы собственности, РІ создаваемых РёРјРё архивах РІ течение периода, установленного нормативными правовыми актами.
3. Государственный архив — архив, созданный Правительством Р РѕСЃСЃРёР№СЃРєРѕР№ Федерации, органом исполнительной власти субъекта Р РѕСЃСЃРёР№СЃРєРѕР№ Федерации.
4. Депозитарное хранение архивных документов — хранение архивных документов РІ архиве, музее, библиотеке РЅР° условиях, определяемых соглашением (РґРѕРіРѕРІРѕСЂРѕРј) между собственником или надлежащим образом уполномоченным владельцем документов Рё архивом, музеем, библиотекой, СЃ сохранением Р·Р° собственником или Р·Р° надлежащим образом уполномоченным владельцем документов права распоряжения архивными документами.
5. Каталог — межфондовый архивный справочник, РІ котором информация Рѕ содержании документов архива сгруппирована РїРѕ предметам (темам, отраслям), расположенным РІ соответствии СЃ принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Краткий справочник РїРѕ фондам архива/архивов — РІРёРґ путеводителя РїРѕ фондам архива/архивов, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов: включающих названия архивных фондов Рё справочные данные Рѕ РЅРёС…. Р’ краткий справочник РјРѕРіСѓС‚ входить сведения: РѕР±Рѕ всех хранящихся фондах или РѕР± определенной РіСЂСѓРїРїРµ фондов (новых поступлениях; рассекреченных Рё переданных РЅР° открытое хранение Рё РґСЂ.).

• Муниципальный архив — архив, созданный органом местного самоуправления.
• Научно-справочный аппарат (РќРЎРђ) — структурированная совокупность элементов описаний архивных документов (вторичной документной информации), представленных РІ различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для РїРѕРёСЃРєР° архивных документов Рё архивной информации.
• Негосударственный архив — архив, созданный негосударственным юридическим лицом.
• РћР±Р·РѕСЂ — архивный справочник, включающий систематизированные сведения Рѕ составе Рё содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные РёС… источниковедческим анализом.
• РћРїРёСЃСЊ дел Рё документов — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава Рё содержания единиц хранения (единиц учета), закрепления РёС… систематизации внутри фонда Рё РёС… учета.
• РћСЃРѕР±Рѕ ценный документ — архивный документ, имеющий непреходящую культурно-историческую ценность, Р° также РѕСЃРѕР±СѓСЋ важность для государственного управления, РѕР±РѕСЂРѕРЅС‹ страны, РІ международных отношениях, научных исследованиях Рё невосполнимый РїСЂРё утрате СЃ точки зрения его юридического значения, автографичности или внешних признаков.
• Пользователь архивных документов — юридическое или физическое лицо, обращающееся Рє архивным документам для получения необходимой ему информации СЃ целью использования ее РЅР° законных основаниях.
• Постоянное хранение архивных документов — бессрочное хранение архивных документов РІ архиве, музее, библиотеке.

Путеводитель — архивный справочник, содержащий сведения Рѕ документах Рё/или фондах архива (архивов) РІ систематизированном РІРёРґРµ Рё предназначенный для ознакомления СЃ РёС… составом Рё содержанием. Р’ зависимости РѕС‚ наличия информации Рѕ фондах РѕРґРЅРѕРіРѕ или нескольких архивов путеводители подразделяются РЅР° архивные (внутриархивные) Рё межархивные. Архивные (внутриархивные) путеводители подразделяются РЅР°: путеводитель РїРѕ фондам; тематический путеводитель РїРѕ фондам; краткий справочник РїРѕ фондам, путеводитель РїРѕ архиву, путеводитель РїРѕ кинофотофонодокументам архива. Межархивные путеводители подразделяются РЅР°: путеводитель РїРѕ фондам архивов; тематический путеводитель РїРѕ фондам архивов; краткий справочник РїРѕ фондам архивов.

Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Основная часть путеводителя по архиву состоит из характеристик состава и содержания фондов (соответствует организации фондов в архиве) и научно-справочного аппарата архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловие.

1. Система научно-справочного аппарата (РЎРќРЎРђ) Рє документам архива — это комплекс взаимосвязанных Рё взаимодополняемых архивных справочников, баз данных Рѕ составе Рё содержании архивных документов, создаваемых РЅР° единой научно-методической РѕСЃРЅРѕРІРµ для РїРѕРёСЃРєР° архивных документов Рё архивной информации РІ целях эффективного использования.
2. Собственник архивных документов — субъект, РІ полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения указанными документами.
3. Тайный архив — архив, Рѕ котором РЅРµ заявлено публично.
4. Тематический путеводитель по фондам архива/архивов состоит из систематизированного перечня характеристик фондов или частей фондов, содержащих документы по определенной теме (темам).

Указатель — архивный справочник, представляющий СЃРѕР±РѕР№ алфавитный, систематический или составленный РїРѕ какому-либо РґСЂСѓРіРѕРјСѓ признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых РІ архивных документах, СЃ указанием РёС… поисковых данных. Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности — тематический, именной, географический), хронологический. РџРѕ РіСЂСѓРїРїРёСЂРѕРІРєРµ понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические Рё хронологические указатели.

Уникальный документ — РѕСЃРѕР±Рѕ ценный архивный документ, РЅРµ имеющий себе подобных РїРѕ содержащейся РІ нем информации Рё (или) внешним признакам.

Документ РїРѕ личному составу — комплекс архивных документов, создающихся РІ процессе документирования служебных, трудовых Рё иных социальных отношений граждан Рё юридических лиц.